Al final de alguna consultoría de presentaciones, nos ha llegado el momento de decidir quién iba a pasar a limpio el contenido creado y estructurado junto al cliente. En algunos casos nos ocurre que el cliente decide ceder los trastos a su agencia de marketing pensando que, por tener profesionales gráficos, buenos creativos y capacidad de gestión, va a poder realizar un buen trabajo. El resultado puede ser un desastre y más de una vez han vuelto a nosotros para que retomásemos el proyecto. ¿Por qué?
A pesar de compartir muchas áreas con una agencia de Marketing o Diseño, hay diferencias esenciales que éstas no suelen tener en cuenta. Si contratas una presentación de alto nivel, recuerda los siguientes puntos:
1 Una presentación es una pieza viva
A diferencia de una gráfica publicitaria, un spot, una acción online, un evento o una identidad corporativa, en muchos casos, la presentación va a ser usada e interpretada por diferentes personas dentro de una misma empresa a lo largo del tiempo.
Cada uno la hará suya y podrá añadir o quitar elementos que encajen mejor con su discurso. Los ponentes no son actores que se aprenden un librillo de memoria. Tendrán que parar, responder preguntas o rescatar un dato.
Por ello es vital que la parte de contenido se realice junto a los ponentes o responsables de éstos, dando forma a un producto que responda a esas necesidades y con el que todos estén contentos. El proceso de trabajo pasa casi ineludiblemente por la consultoría y no tanto por el clásico modelo de briefing -> propuesta -> pieza.
2 En la mayoría de los casos, una presentación que se proyecte debería de estar diseñada en PowerPoint
O Keynote. O Prezi. Y es que, a renglón de lo que decíamos en el punto anterior, es necesario que la presentación sea editable o actualizable fácilmente por sus propios usuarios. Tengamos en cuenta que muchas presentaciones sirven para mostrar contenido heredado de otros programas (Excel, por jemplo, en el caso de los datos) y no podemos exigir a los usuarios que sean expertos en software que está muy alejado de su ámbito.
Una presentación hecha con programas como Photoshop, Illustrator o Indesign limita al ámbito de la agencia de Marketing o de Diseño la alteración de las diapositivas y se convierte en algo frustrante para sus usuarios, quienes necesitarían conocer programas que no utilizan habitualmente para cambiar algo tan sencillo como un punto o una coma.
3 Una presentación es una pieza corporativa
Una presentación va a formar parte del resto de documentación interna de una compañía. Todo el material que ésta genera debe tener una matriz común con el objetivo de normalizar las comunicaciones en la empresa. La agencia de Marketing o Creativa tenderá a dejar su impronta en las piezas´, dado que su visibilidad pública la beneficia: cuanto más éxito general tenga una pieza, más éxito comercial tendrá la agencia.
Una presentación es por lo general en una compañía algo más privado e interno, y lo importante es encajar dentro de la estructura ya creada. Estar alineados con el entorno corporativo de la empresa va a facilitar además el trabajo de los usuarios, que estarán familiarizados con los elementos de diseño, normas corporativas y bancos de imágenes de la compañía.
4 Una presentación puede ser mucho más importante que una campaña
Si en una campaña se cuidan los detalles de concepto, contenido y gráficos, ¿por qué no en una presentación? Una presentación es la puerta de entrada de una idea, una comunicación en ocasiones más vital para el destino interno de una compañía que cualquier comunicación externa. Siendo esto así, ¿no deberíamos poner al menos el mismo cuidado y cariño en el acabado de nuestras presentaciones?
Es tradicional en las agencias de Marketing o Diseño tratar al Powerpoint como el «hermanito pobre» de los programas de diseño y desdeñar el alcance y la capacidad de un programa que -al igual que su análogo de Apple, Keynote- puede dar el máximo nivel gráfico en buenas manos. Para alcanzar la excelencia necesitaremos profesionales que no consideren al Powerpoint como un castigo en sus tareas diarias, sino como un aliado.
5 Zapatero…
A tus zapatos. Una presentación tiene un ritmo, un lenguaje y un entorno especiales. Una diapositiva puede estar excelentemente diseñada, pero si no encaja con el estilo del ponente o el contexto de la empresa va a dar mal resultado. No es lo mismo un fabricante cuando vende a su público objetivo que cuando comunica internamente. De puertas para afuera muchas veces las compañías no reflejan su realidad interior.
6 Hay que saber cuánto cuesta de verdad una buena presentación… ¡Y lo que cuesta!
Es habitual que una agencia de Marketing o Diseño no familiarizada con los programas de presentaciones estime el trabajo y el esfuerzo de manera equivocada, basándolo en encargos de perfiles parecidos: diseño editorial, horas de dirección de arte, etc. Pero una presentación está diseñada en función de su objetivo y aquí pueden intervenir factores como el uso de animaciones específicas para mostrar datos, diseño de plantillas corporativas que permitan múltiples configuraciones a, por ejemplo, una fuerza de ventas o herramientas que exploten el backchannel en entornos sociales como Twitter.
Por eso, un especialista dará en el clavo con el presupuesto para que luego no haya sorpresas, sobrecostes o frustraciones que hagan que fracasemos.
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Independientemente de si son presentaciones corporativas de amplio manejo en la empresa, como si son presentaciones especiales con altas dosis de creatividad y diseño, alíate siempre con expertos tanto en presentaciones como en comunicación interna y darás en el clavo.
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DIÁLOGO ABIERTO
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[Créditos: Imagen de cabecera diseñada por el autor para este artículo con elementos de All Free Download y ShutterStock.]
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