¿Puede exponerse una presentación de 30 minutos sin transparencias ni discursos escritos?

marzo 3, 2010

Esta mañana he asistido al seminario Ley de Economía Sostenible: derechos, obligaciones y libertades en Internet, organizado por la Cátedra UPM Applus de Seguridad y Desarrollo de la Sociedad de la Información. El seminario contaba con ponentes de lujo, de un elevadísimo nivel, entre ellos Víctor Domingo, de la Asociación de Internautas, y Carlos Sánchez Almeida, del Bufet Almeida.

Estaba yo como siempre con un oído a lo que se decía y con un ojo a cómo lo decían. Desde el punto de vista de las presentaciones, me ha llamado la atención el hecho de que tres de los cuatro ponentes han realizado su intervención de 30 minutos ¡sin usar transparencias ni leer discursos escritos! Algo verdaderamente sorprendente en nuestro mundo sometido por PowerPoint. Los ponentes han hablado desde el corazón, con sinceridad y aplomo, siguiendo un hilo argumental claro, exhibiendo un dominio absoluto del tema y una gran pasión.

¿De verdad necesitamos PowerPoint para presentar?

Uno puede encontrar por Internet recomendaciones sobre cómo hacer una presentación, en la que podemos encontrar despropósitos como los siguientes:

  • Una transparencia debería tener no más de 7 líneas y no más de 7 palabras por línea: o sea, 50 palabras por transparencia, sin contar el título. ¿No sería mejor ninguna línea?
  • Una presentación debería tener un número de transparencias igual a la duración en minutos de la charla dividida por tres: esto es, para una charla de 30 minutos un total de 10 transparencias, aunque no me queda claro si la de título y las de despedida entran en la cuenta o no.

Cuando en mis cursos y seminarios me preguntan por el número recomendable de transparencias en una charla, para provocarles, les respondo: una o ninguna. Mi intención es poner de manifiesto la absurdidad de querer someter a reglas el número de transparencias, como si una presentación fuera un cuerpo de geometría euclidiana. ¡No! Una presentación es un acto vivo. La única regla es que no hay reglas.

Si te conformas con la mediocridad, si quieres agradar discretamente, si no quieres llamar la atención, sigue reglas como las anteriores. No cometerás errores, tus presentaciones pasarán sin pena ni gloria y serán olvidadas por la audiencia tan pronto se apaga el eco del cortés aplauso. Si quieres suscitar la admiración y ser recordado, ¡rompe las reglas!

La primera regla que puedes probar a saltarte es que para presentar hay que usar PowerPoint.

Se puede hacer una excelente presentación sin usar PowerPoint

De hecho, me atrevería a afirmar lo siguiente: las pésimas transparencias que utilizan muchos oradores deslucen su discurso. ¡Estarían mucho mejor sin ellas! Un error muy común consiste en utilizar PowerPoint “porque todo el mundo lo usa”. Un gran orador con malas transparencias puede terminar dando una pobre impresión. Y la presentación de un mal orador nunca será brillante por muy buenas que sean sus transparencias.

Las buenas transparencias pueden ser el mejor aliado de un buen presentador, como muestro en el siguiente gráfico.

Pero si dominas tu tema, si sientes pasión por él, si no resulta crítico mostrar elementos visuales (gráficos, fotografías, diagramas), plantéate siquiera sea por una vez hablar sin transparencias. La naturalidad y el contacto con la audiencia que ganarás así no tienen parangón.

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¿Alguna vez has presentado sin transparencias? ¿Te sientes inseguro sin ellas? ¿Crees que sería un desastre? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.

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Los siete pecados capitales de las presentaciones que no debes cometer

noviembre 11, 2009

Los siete pecados capitales de las presentacionesSegún la tradición judeocristiana, se define el pecado como la violación de una relación, la ruptura de un contrato, la traición de un tratado solemne. Aristóteles abunda en el asunto desde una perspectiva profana en su “Ética a Nicómaco”, aduciendo que un pecado representa una tendencia excesiva en una dimensión de la acción o del pensamiento, mientras que el comportamiento sano y virtuoso reside en encontrar el equilibrio correcto entre los extremos.

La presentación como contrato con el público

Cuando presentamos realizamos un contrato implícito con el público, establecemos una suerte de breve relación temporal, firmamos un tratado solemne. Su texto invisible pero tácito sostiene que transmitiremos una idea clave sobre un tema de interés durante el tiempo asignado con un lenguaje claro adaptado a la audiencia para su propio beneficio. Por desgracia, con frecuencia alarmante, pecamos. ¿De qué manera?

Los siete pecados capitales al presentar

Libro "Presenting To Win" por Jerry WeissmanJerry Weissman glosa en su libro “Presenting to Win” cinco pecados capitales a los que tristemente sucumben la mayoría de presentaciones. Yo me he tomado la libertad de añadir otros dos para redondear la cifra:

1. Carecer de una idea clara

La audiencia abandona la sala preguntándose acerca de qué trataba la presentación. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante toda una presentación para al final terminar preguntándote: “¿Cuál era el mensaje?”.

2. Carecer de un beneficio para la audiencia

La presentación fracasa en mostrarle a la audiencia cómo puede beneficiarse de la información vertida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación sin parar de preguntarte: “¿Y a mí qué?”.

3. Carecer de un orden claro en las ideas presentadas

La secuencia de ideas es tan confusa que deja a la audiencia perdida, incapaz de seguir el hilo. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, decirte: “¡Espera un momento! ¿Cómo ha llegado hasta ahí?”.

4. Proporcionar excesivo detalle

Se presentan tantos datos y hechos, incluyendo aquellos que resultan excesivamente técnicos o irrelevantes, que la idea principal queda oscurecida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, preguntarte: “¿A qué viene eso?”.

5. Extenderse excesivamente

La atención de la audiencia decae y ésta se aburre antes de llegar al final de la presentación. ¿Cuántas veces en toda tu carrera profesional has asistido a una presentación que te resultara demasiado corta?

6. Leer las transparencias

Leer las transparencias delante del público durante una conferencia constituye posiblemente el comportamiento más irritante que un conferenciante puede exhibir. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, después de la segunda transparencia, pensar: “¡Eh! ¡Yo también sé leer!”.

7. Abusar del PowerPoint

Transiciones fantasiosas, animaciones sin sentido, sonidos irritantes, clipart de mal gusto, fotografías de baja resolución, colores chillones, mal contraste, elementos decorativos sin ton ni son, tipografías vulgares, tamaño ilegible del texto, son sólo algunas de las múltiples formas como se puede utilizar pobremente el PowerPoint. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y comentar con tu compañero: “¡Qué transparencias más cutres!”.

El destino del pecador es el Infierno

Cuando los oradores cometen cualquiera de estos pecados están malgastando el tiempo, la energía y la atención de su audiencia. Y lo que es peor, están desbaratando sus propios objetivos. Aunque cada uno de los siete pecados es único e independiente de los demás, todos pueden resumirse en una excesiva e informe vomitona sin sentido de datos, carente de propósito ni plan.

Al que comete estos pecados le espera la reacción negativa de la audiencia: el bostezo, el rechazo, la irritación, la indiferencia, en definitiva, el olvido. Será arrojado al Infierno de las presentaciones.

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¿Pecas habitualmente? ¿Añadirías algún otro pecado a la lista?


¿Pasan tus transparencias el Test de la Mirada?

octubre 12, 2009

slide:ology por Nancy Duarte en AmazonTeniendo en cuenta que las presentaciones constituyen un medio visual, en su libro “slide:ology”, Nancy Duarte propone la prueba de los tres segundos: dado que es imposible para un oyente procesar tus transparencias y tus palabras simultáneamente, ¿puede el mensaje de tus transparencias procesarse en tres segundos o menos?

Con el fin de ayudarte a crear mejores transparencias, Nancy Duarte y Glenn Hughes (no, no es el famoso bajista) han creado este “Test de la Mirada”. El test proporciona una forma cuantificable de probar la viabilidad de una transparencia como medio visual facilitando el cálculo de su relación señal a ruido.

El Test de la Mirada

En aras de la objetividad, una persona diferente a quien creó las transparencias debería completar la hoja de test para cada una de las transparencias. Idealmente, el ruido debería ser cero en todos los casos.

Por supuesto, se trata de un objetivo muy difícil de alcanzar, por lo que puede resultar más realista proponerse una relación señal a ruido determinada para todas las presentaciones de nuestra organización o bien para una presentación determinada.

El mero hecho de disponer de una herramienta capaz de cuantificar los resultados ya supondrá un impulso de mejora.

(Adaptado de la entrada Stanford Passed (and Failed) the Glance Test. Would you? con el amable permiso de Nancy Duarte)

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¿Has probado el test de la mirada con tus transparencias? ¿Qué resultado has obtenido? ¿Lo pasan? ¿No lo pasan? ¿Te parece útil? ¿Te parece exagerado? Comparte tu opinión con el resto de lectores.


Cómo presentar ante una audiencia de una sola persona

octubre 2, 2009

¿Cómo presetarías ante una sola persona?Recientemente un lector me planteó una interesante cuestión: ¿cuál es el mejor método para exponer una presentación para una sola persona?

Evidentemente, proyectar una presentación de PowerPoint sobre una gran pantalla supone matar moscas a cañonazos y transmite una sensación de unidireccionalidad absoluta (“yo hablo, tú escuchas”), de falta de diálogo, por lo que queda desestimada. Una solución más apropiada podría consistir en imprimir las transparencias, tal vez encuadernarlas en un bonito cuadernillo, y mostrarlas al cliente sentados a una mesa. Aun así, se trata de un producto cerrado, acabado, al que no se le añade ni quita nada. Además, para lograr el máximo impacto debería contar con un diseño muy cuidado, como si de un buen folleto publicitario se tratara.

En el otro extremo, podría uno decantarse por un enfoque más íntimo y conversacional (“yo hablo, tú hablas”), basado en la servilleta: siguiendo las pautas y consejos sobre pensamiento visual desgranados en el libro de Dan RoamThe Back of the Napkin” (traducido como “La clave es la servilleta”). Puedes dibujar sobre un bloc las ideas principales de tu presentación, pero el inconveniente de este nuevo enfoque reside en que se trata de una forma de presentar muy arriesgada: puedes olvidarte de datos importantes, puedes no saber expresar correctamente ciertas ideas con dibujos sencillos y definitivamente necesitarás recurrir a alguna gráfica o diagrama profesional para mostrar cierta información.

El cuaderno de presentación moderno

El blog de Seth GodinEl gurú del marketing y extraordinario presentador Seth Godin propone en su blog un método a medio camino entre el cuaderno en blanco y las transparencias impresas. Funciona de la siguiente manera:

1. Crea una presentación. Una buena, no repleta de listas de viñetas. En su lugar, gráficos, imágenes, unas pocas palabras para anclar la discusión. Una transparencia podría consistir en nada más que una rejilla o tabla en blanco de 3×3.

2. En cada transparencia, elimina parte de la información.

3. Imprime la presentación (en horizontal, no en vertical)

4. Llévalo a una imprenta o centro de trabajo y que le pongan una espiral con tapas (no canutillo, por favor).

5. Cómprate un buen rotulador.

A partir de ahí, cuando llegue el momento de la presentación, siéntate junto a la persona con la que te reúnas y vete repasando el cuadernillo página a página, escribiendo directamente en cada una. A medida que progresas por las ideas del cuadernillo, ambos podéis dialogar acerca de lo que tenéis delante y marcarlo.

El resultado final será un documento vivo que podrás dejar al cliente cuando hayáis terminado.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Se te ocurren otras formas más eficaces para presentar una idea o proyecto a una sola persona?

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SlideRocket, el cohete de las presentaciones

septiembre 28, 2009

Logo SlideRocketDesde su aparición a finales de 2007, inicialmente en fase beta cerrada, SlideRocket ha causado sensación en la blogosfera y en foros de presentaciones. No ha cesado de recibir críticas favorables y alabanzas sin fin. Y no es para menos. Nadie que vea su presentación de demostración colgada en su página principal puede quedar indiferente. SlideRocket se erige como serio rival para PowerPoint y como una de las apuestas más fuertes del slideware en la nube. Ha sido creado en Adobe Flex, que agrupa una serie de tecnologías para dar soporte al despliegue y desarrollo de Aplicaciones Enriquecidas de Internet (Rich Internet Applications o RIA), basadas en su plataforma propietaria Adobe Flash. Por lo tanto, para poder utilizar SlideRocket sólo hace falta un navegador con el plugin gratuito de Adobe Flash Player.

screenshots de sliderocket

La lista de características y capacidades de SlideRocket es ciertamente impresionante:

  • Importación de presentaciones en PowerPoint.
  • Acceso remoto a la aplicación con un navegador cualquiera.
  • Creación de presentaciones en línea con gran riqueza de efectos gráficos y transiciones, sin rival en ninguna otra aplicación de slideware en la nube.
  • Posibilidad de trabajo en colaboración con otros colegas.
  • Mercado de recursos multimedia para las presentaciones.
  • Integración dinámica de datos y elementos multimedia.
  • Biblioteca multimedia para organizar los recursos usados en la confección de presentaciones.
  • Coordinación y sincronización del trabajo en grupo.
  • Herramientas para compartir con facilidad las presentaciones y publicarlas en Internet.
  • Permisos y controles de seguridad para limitar el acceso a presentaciones y recursos de la biblioteca.
  • Posibilidad de reuniones virtuales a través de la Web.
  • Las herramientas analíticas más completas para seguimiento del uso de las presentaciones.

Actualmente, no existe ninguna otra aplicación en la nube con similares prestaciones.

Interface SlideRocket

SlideRocket se ofrece en tres modalidades: gratuita, personal y empresarial, con un mayor número de características y prestaciones disponibles a medida que se paga más, como es lógico. Sin embargo, para usuarios individuales que sólo necesiten crear presentaciones sin las capacidades colaborativas, analíticas y de conferencia remota, la versión gratuita puede ser suficiente. Si sigue aumentando la calidad y el número de características de SlideRocket, PowerPoint podría ver seriamente amenazado su liderazgo.

Aunque todavía las aplicaciones en la nube están muy lejos de desplazar a las aplicaciones de escritorio, SlideRocket se ha posicionado muy sólidamente en el mercado de las presentaciones en la nube. ¿Cuándo será comprada por Adobe?

Por supuesto que SlideRocket no es la única oferta, aunque sí la más completa. En la próxima entrada, Herramientas de creación de presentaciones en la nube, se ofrecerá un listado comentado de más aplicaciones similares.

Próxima entrega: Herramientas de creación de presentaciones en la nube

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Las 12 entradas más vistas del año

septiembre 15, 2009

Tras un primer año de singladura, os listo las doce entradas más vistas por los lectores a lo largo de estos doce meses, en la certeza de que habrá más de uno a quien alguna entrada popular le haya podido pasar desapercibida.

The Wisdom of CrowdsEn su libro “The Wisdom of Crowds” (traducido al español como “Cien mejor que uno”), James Surowiecki nos explica cómo bajo las circunstancias adecuadas los grupos pueden tomar mejores decisiones que la persona más inteligente en ellos. Cuando los individuos de la multitud son apropiadamente diversos, independientes y descentralizados, sus decisiones agregadas resultan sorprendentemente acertadas. Según Surowiecki, un ejemplo de tal sabiduría se exhibe en los sitemas de calificación de páginas web y de entradas de blogs. Asumiremos que las entradas más leídas son las mejores o cuando menos las que tratan los temas que más os interesan.

1. Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público

El libro ayuda a comprender la timidez y la ansiedad social, explicando cuáles son sus tres componentes básicos y la interacción entre ellos: la parte física o las sensaciones, la parte cognitiva o los pensamientos y la parte conductista o las acciones. El autor propone el diseño de un plan de cambio, con objetivos y expectativas realistas, que pueda realizarse sin ayuda médica especializada.

Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público

2. Presentaciones de PowerPoint a PDF de forma impecable

Fue entonces cuando descubrí el complemento para Office 2007 llamado Microsoft Save as PDF or XPS. Una vez instalado, aparece la nueva opción PDF o XPS en el menú Guardar como. Y ahora sí, la calidad del archivo PDF generado es extraordinaria.

Guardar como PDF o XPS

3. Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

El software para presentaciones llamado PowerPoint se ha vuelto ubicuo, desde salas de reuniones de empresas hasta aulas de colegios pasando por conferencias científicas. ¿Qué hay de malo en ello? Está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: todo palabras. Los profesionales del mundo entero deberían informarse acerca de la increíble ineficiencia de la información basada en texto y de los increíbles efectos de las imágenes. Después, deberían hacer dos cosas:

1. Quemar sus presentaciones en PowerPoint actuales.
2. Hacerlas nuevas.

Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura

4. Las mejores presentaciones del mundo

Los tres ganadores del concurso de Slideshare.

5. Dónde encontrar fotos de calidad profesional para tus presentaciones

Si buscas una presentación de calidad profesional que despierte la admiración del público, recurre a un fotógrafo profesional.

Comparación 2

6. Los tres objetivos de toda presentación

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar.

Los tres objetivos de toda presentación

7. La Crisis Ninja o cómo sintonizar con la audiencia

Durante una presentación debemos adaptar nuestro mensaje a la audiencia en lo que respecta a tres importantes factores:

1. El lenguaje utilizado.

2. Los conceptos específicos y la información referenciada.

3. Los tipos de ayudas visuales empleadas.

Debemos adaptar nuestro mensaje a la audiencia

8. Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras

Las imágenes, especialmente las fotografías de calidad profesional, no sólo tienen cabida en una presentación, sino que pueden convertirse en el aliado más poderoso para transmitir un mensaje y conectar emocionalmente con la audiencia. Las imágenes poseen la virtud de cautivar a la audiencia. Úsalas, pero con responsabilidad.

El poder de las imágenes

9. Principios universales de diseño

El libro va mucho más allá de la idea preconcebida de diseño y penetra en cuestiones aparentemente tan alejadas del diseño como el uso de arquetipos, cuentacuentos o la jerarquía de necesidades de Maslow, en línea con la idea de diseño como concepto total. Se trata de uno de esos raros libros que combinan con acierto una apariencia visualmente atractiva y una inspirada redacción junto con una clara exposición de los temas y una cuidada selección de los conceptos a tratar.

Principios universales de diseño

10. 10 claves para crear transparencias legibles

Cuando añadas texto de reducido tamaño, piensa en lo siguiente: si no puede leerlo toda la audiencia, entonces ¿para qué ponerlo? ¿Lo pones para ellos o lo pones para leerlo tú porque no te sabes tu propia conferencia?

Texto pequeño = Fracaso

11. Aplica la Regla de los Tercios en tus presentaciones

La composición es tan importante en una transparencia como en fotografía o pintura. No coloques los distintos elementos de la transparencia en cualquier lugar sin ton ni son. La próxima vez considera utilizar (o romper) la Regla de los Tercios y tus composiciones ganarán en equilibrio e interés.

Ejemplo de composición de transparencia aplicando la regla de los tercios (III)

12. Afeita tus presentaciones con la Navaja de Ockham

Cuando diseñes tu próxima transparencia, plantéate si de verdad es necesario incluir toda esa información: gráficos, textos, diagramas, imágenes, logos, etc. ¿Todo eso en una SOLA transparencia? ¿Seguro que no puedes simplificarla? Podrás eliminar lo superfluo. Podrás segmentar el contenido en varias transparencias. Podrás aumentar el tamaño de las fuentes.

En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo

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Bajo las circunstancias adecuadas, los grupos pueden tomar mejores decisiones que la persona más inteligente en ellos. Cuando los individuos de la multitud son apropiadamente diversos, independientes y descentralizados, sus decisiones agregadas resultan sorprendentemente acertadas

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¿Hay alguna entrada que no aparezca entre esas doce que crees que debería estar listada entre las mejores o más útiles? Compártela con el resto de lectores.


Presentaciones a 120 Km/h

julio 22, 2009

Formula BiteLa próxima vez que circules por una carretera a 120 Km/h, fíjate en las vallas publicitarias. ¿Cómo son? ¿Contienen un título y numerosas viñetas y subviñetas para comunicar su mensaje, acompañadas de una imagen de clipart para rellenar el espacio? ¿O constan más bien de una fotografía impactante y un breve texto escrito en una fuente de enorme tamaño? ¿Cuánto tiempo tardas en captar el mensaje de la valla? No más de 3 ó 4 segundos, ¿verdad? El tiempo en pasar por delante a esa velocidad.

Simplifica tus transparencias

Uno de los mayores problemas que presentan nuestras transparencias es el exceso de información demasiada información confunde. Por lo general, las transparencias son demasiado complejas, contienen muchas ideas, lo que dificulta su comprensión. Cada transparencia debería ser simple e idealmente no contener más de una sola idea.

Cuando una transparencia es simple, su sentido puede captarse en unos pocos segundos. A partir de ese momento, la atención se centra en el ponente y abandona la pantalla. Si la transparencia es muy compleja, el público pasará el tiempo intentando desentrañarla en lugar de escucharte. Simplificando las transparencias atraes sobre ti la atención de la audiencia.

Una sola idea por transparencia

El test de la valla publicitaria

Cuando hayas creado tu presentación, realiza el siguiente test. Imagina que tu transparencia apareciese en una valla publicitaria. Si circularas a 120 Km/h, ¿podrías comprenderla en su totalidad en 3 ó 4 segundos? Si la respuesta es negativa, seguro que aún puedes eliminar algún elemento. ¡Simplifica tus transparencias!

El test del clasificador

Si no quieres usar la imaginación, usa el clasificador de diapositivas de PowerPoint. Aumenta el zoom al máximo y comprueba si pueden leerse y comprenderse todas y cada una de las transparencias. En caso negativo, piensa en rehacer las ilegibles. ¡Simplifica tus transparencias!

El test del clasificador

Y recuerda, que simplicidad significa lograr el máximo efecto con los mínimos elementos. Cuando no puedas eliminar nada más de una transparencia consiguiendo que el mensaje aún siga comunicándose, entonces tu transparencia será realmente simple.

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¿Son simples tus transparencias? ¿Dónde poner el límite?


La ley de Murphy también se aplica a las presentaciones

julio 2, 2009

“Si algo puede salir mal, saldrá mal”.

—Ley de Murphy

La famosa Ley de Murphy puede aplicarse a todo tipo de situaciones y las presentaciones no habían de ser menos. Aunque no podemos evitar que algo falle, sí podemos estar preparados para la eventualidad.

Llega a la sala de conferencias con una antelación mínima de 15 ó 30 minutos para comprobar que todo está en orden:

  • El proyector funciona y proyecta correctamente las transparencias y vídeos. Hay quien lleva su picoproyector para salir al paso de posibles calamidades.

Picoproyectores

  • El ordenador funciona y es capaz de ejecutar animaciones, vídeos, sonidos y demás elementos multimedia dentro del programa de slideware. Si llevas elementos fuera de lo común es más recomendable acudir con el portátil propio, porque el equipo de la sala podría no tener instalado algún programa o códec necesario. Comprueba su interacción con el proyector y con el sistema de sonido. Llevar tu propio portátil es lo mejor en todos los casos.
  • El puntero láser tiene batería. Lleva siempre pilas de repuesto por si te quedas sin batería en mitad de la charla.
  • El dispositivo para avanzar transparencias remotamente funciona y tiene batería. Igualmente, lleva pilas de repuesto. Estos dispositivos resultan extremadamente útiles para que no tengas que acercarte continuamente al ordenador para avanzar las transparencias o ejecutar las animaciones. Acostúmbrate a utilizarlo con naturalidad.

  • El micrófono funciona correctamente y se te oye en toda la sala. Si puedes elegir, son preferibles los micrófonos inalámbricos que dejan libres las manos para gesticular. Pídelo con días de antelación por si la Organización puede conseguirlos. Los mejores son los que se cuelgan en la cabeza, al estilo de los monitores de gimnasio.

  • Si necesitas audio, comprueba que el equipo de sonido y los altavoces funcionan correctamente y con el ordenador. Pídelo con mucha antelación, ya que no todas las salas están equipadas con sistema de sonido. En tal caso, solicita unos altavoces de ordenador.
  • Verifica las dimensiones de la sala, la disposición del espacio y del mobiliario en el escenario, etc., para que sepas dónde situarte y cómo moverte durante la exposición.
  • La sala tiene la iluminación adecuada. Nunca conviene que estés en penumbra. El público debe verte con nitidez. Es una buena idea atenuar la iluminación directa sobre la pantalla para mejorar el contraste, pero no tanto que no se te vea.
  • Apaga el móvil antes de empezar.

Aprovecha el tiempo sobrante para relajarte antes del gran momento. Después de todo, como decía Mark Twain:

“No te preocupes. Tampoco esperan demasiado.”

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¿Alguna vez te ha ocurrido algún desastre durante una presentación? ¿Cómo pudiste resolverlo? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.


Mejora el impacto de las referencias en tus presentaciones

junio 10, 2009

Referencias en artículosUna forma muy sencilla de distinguir de un vistazo rápido ciencia de pseudo-ciencia es a través de las referencias. Si en el texto en cuestión se menciona cierto experimento realizado en una prestigiosa universidad alemana que demuestra tal fenómeno o se alude vagamente a los estudios de un famoso investigador que corroboran tal hipótesis, pero sin especificar ni el nombre de la universidad ni el del investigador, ni la fecha de realización de los experimentos o de los estudios, ni a dónde acudir para obtener toda la información referida, entonces, no lo dudes, se trata de pseudo-ciencia.

En la literatura científica las referencias a otros trabajos constituyen un pilar fundamental de toda investigación. Con los años se han ido adoptando diferentes modelos de inclusión de referencias. Los más comunes insertan en el texto un número o un código que sirve de índice para acudir al final del documento a la sección llamada Bibliografía o Referencias, donde aparecen listadas todas las referencias citadas junto con toda la información necesaria para poder obtenerlas en caso de que se deseen consultar.

Las referencias en una presentación no son como las referencias en un documento

Hemos repetido hasta la saciedad que una presentación no es documento. En consecuencia, lo que es bueno para un artículo o un libro, no tiene por qué serlo para una presentación.

Resulta muy frecuente asistir a presentaciones científicas en congresos y tribunales en las  que se termina la exposición mostrando una transparencia con las referencias empleadas para la realización del trabajo. Por desgracia, esta transparencia suele incluir un gran número de referencias en un tamaño de letra demasiado pequeño que nadie puede leer más allá de la quinta fila ni tendría interés en leer aunque pudiera. Entonces, ¿qué sentido tiene esta transparencia? No debemos tratar de reproducir servilmente la estructura del documento en nuestra presentación, porque son dos medios diferentes con lenguajes dispares.

Esta transparencia lista todas las referencias. El tamaño es demasiado pequeño para leerlas y el tiempo demasiado breve para asimilarlas.

Esta transparencia lista todas las referencias al final. El tamaño es demasiado pequeño para leerlas y el tiempo demasiado breve para asimilarlas. En realidad, no sirve para nada.

Busca la simplicidad. ¿Seguro que es necesario listar todas esas referencias, hasta la última? No incluyas todas las referencias del trabajo, incluye sólo las relevantes o las que deseas enfatizar por algún motivo especial: por ejemplo, por tratarse de una publicación en una revista de alto impacto, como Nature o Science; o porque ha sido decisiva en el progreso de la investigación. Si las introduces todas, abrumarás a la audiencia y conseguirás sepultar a las verdaderamente importantes, con el resultado final de que pasarán desapercibidas.

No incluyas todas las referencias al final

El final de la charla es para enfatizar las conclusiones de tu trabajo y dejar clarísima la idea central de la presentación, no para mostrar listas interminables de referencias. Da mucho mejor resultado ir incluyendo las referencias clave a medida que van siendo mencionadas durante la charla. Quedará más claro así y evitarás diluir el mensaje final de la presentación.

A continuación muestro varios ejemplos de cómo incluir referencias de libros y artículos de forma más eficaz. Se entiende que la audiencia posee un documento con la referencia completa, por lo que no necesita estar tomando notas.

Slideology

Artículo científico

Artículo científico

La próxima vez que incluyas referencias en una presentación recuerda que no estás escribiendo un artículo. Las referencias deben llamar la atención y ser legibles. Sólo así servirán a su propósito.

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¿Qué es lo más irritante en una presentación?

junio 5, 2009

Dave Paradi ha compilado una lista con las características de las malas presentaciones que más irritan a la audiencia, confeccionada a partir de una encuesta realizada en 2007 a 604 personas acostumbradas a asistir a más de 100 presentaciones al año. Los resultados de la encuesta no nos sorprenden. En los tres primeros puestos se encuentran:

Irritómetro
67,4% Orador que lee las transparencias
45,4% Frases completas en lugar de viñetas
45,0% Texto tan pequeño que no pueda leerse

Los números evidencian que estamos hartos de asistir a presentaciones en las que se nos leen transparencias atiborradas de texto en un tamaño tan pequeño que nos impide leerlas a nosotros mismos.

1) Si lees tus transparencias, pareces idiota

Y no sólo pareces idiota, sino que además insultas a la audiencia. ¿Qué necesidad hay de tu presencia? Para escucharte a ti leerlas, bien podían leerlas ellos en sus casas. ¿Qué aportas entonces? Recuerda, tú eres el protagonista, no tus transparencias. El acto de presentar es radicalmente diferente del acto de leer. La audiencia espera escucharte a ti hablando con entusiasmo y profundidad sobre el tema, no a un autómata que lo mismo lee sus transparencias que podría leer las de cualquier otro. Lee menos y habla más. Deja oír tu propia voz.

Cuando lees tus transparencias palabra por palabra, pareces idiota

2) Una presentación no es un documento

Dejemos las cosas claras. Transparencias llenas de párrafos de texto no constituyen una presentación por mucho que se utilice PowerPoint para su creación y luego se proyecte en una pantalla. Un documento de texto es un documento de texto, ya sea creado en Word o en PowerPoint. El hecho de que lo proyectes en una pantalla y lo leas en voz alta no lo convierte en una presentación. Para resultar cautivante, una presentación debería ser visual, con predominio de los elementos gráficos sobre los textuales. Las transparencias deberían ser un apoyo para el orador y nunca el centro de atención. Lo más importante eres tú.

Una presentación no es un documento

3) Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

Muchos conferenciantes parecen no ser conscientes de que sus transparencias se van a proyectar en una sala de grandes dimensiones sobre una pequeña pantalla en condiciones de iluminación pobres. Como las pueden leer en la pantalla de su portátil asumen que todo el mundo las leerá en la sala. Por desgracia, a la hora de la verdad resulta que más allá de la quinta fila nadie distingue un pimiento. ¿El motivo? El texto es demasiado pequeño. Un cuerpo 20 podrá leerse bien en el ordenador, pero no desde el fondo de la sala. Cada elemento de la transparencia debería poderse ver desde cualquier punto de la sala. Si no se discierne, entonces es demasiado pequeño. Haz las transparencias más sencillas, con menos viñetas y más imágenes. Pero nunca pongas nada que no pueda leerse. Sólo conseguirás irritar a la audiencia.

Si no pueden verlo, ¿para qué lo pones?

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