​Qué curioso. En español, cuando escuchas a una persona, dices que le «prestas atención». Los anglosajones van incluso un paso más lejos. Ellos no prestan atención, la «pagan» (pay attention).

Cuando hablas y te prestan/pagan atención, justo es que a cambio de esa atención entregues un valor. En el fondo, una presentación es una transacción comercial: la audiencia te presta/paga su atención y a cambio tú le devuelves valor.

Del mismo modo que en las tiendas se pueden vender mil y una cosas diferentes, de valor variable, las presentaciones pueden versar sobre mil y un temas diferentes de interés variable. Lo que no puede dejar de existir es una transferencia de valor desde el ponente hacia la audiencia. Del mismo modo que te sientes timado o robado cuando a cambio de tu dinero te ofrecen un producto o servicio que no satisface tus expectativas, igualmente te sientes timado o robado cuando lo que te han contado no te ayuda a aliviar ningún problema ni a alcanzar ningún resultado, por nimios que sean.

Qué curioso. Cuando nos referimos al tiempo igualmente utilizamos todo tipo de metáforas financieras: ahorramos tiempo, perdemos tiempo, ganamos tiempo, aprovechamos el tiempo, lo gestionamos, lo invertimos, lo derrochamos y, por encima de todo, lo atesoramos. En definitiva, el tiempo es oro.

Toda audiencia asiste a una presentación con la sensación de que está pagando un elevado precio: más allá de que la audiencia haya pagado o no una tarifa económica por asistir, en el momento de escucharte está pagando con su tiempo y atención. Justamente, espera llevarse valor a cambio.

Y la audiencia no es paciente. En cuanto perciba que lo que le estás contando no le aporta más valor que el tiempo que te dedica, se marchará. Si la situación lo permite, se levantará y saldrá literalmente. Si el contexto impide ese comportamiento, se evadirá a otros mundos: basta con sacar el smartphone, el tablet o el portátil para hacer un uso más eficiente de su tiempo.

En tu próxima comunicación, ya sea oral o escrita, tenlo muy presente: existe un acuerdo tácito entre la audiencia y tú. Habéis firmado un contrato invisible: apórtame valor y te pagaré con mi atención; rompe este contrato y me marcharé.

La atención de la audiencia no la exiges ni la mendigas, te la ganas. Da igual que seas el presidente de una compañía, el catedrático de una universidad o el jefe del departamento. Si no te ganas la atención de la audiencia, dejarán de escucharte en el mismo instante en el que desequilibres la ecuación de valor.

Toda presentación es una venta

Todo acto de comunicación es una transacción. Yo te doy mi tiempo y atención y tú, ¿qué me das a cambio?

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¿De qué manera te ganas la atención de la audiencia?

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Tu presentación debe tener una estructura clara que facilite la exposición lógica de tus mensajes y que permita a tu audiencia asimilarlos sin dificultad. El modelo de estructura más sencillo consta de tres partes: planteamiento, nudo, y desenlace; o dicho con otras palabras: introducción, cuerpo de la presentación, y conclusión. Durante nuestros cursos de Comunicación de Alto Impacto dedicamos un módulo exclusivamente a enseñar cómo estructurar una presentación o, lo que es lo mismo, a seleccionar y organizar las ideas que vas a presentar dentro del tiempo que te hayan asignado. Hoy quiero llamar tu atención sobre un principio que afecta especialmente a la primera parte de tu presentación. Dicho llanamente: ve al grano, y rápido.

El tiempo es oro. Que lo hayas oído cientos de veces no lo vuelve menos cierto. Tu tiempo y el de tu público son muy valiosos. Igual que no malgastarías el tuyo, no debes derrochar el de tus oyentes por más que te hayan brindado la oportunidad de exponerles tus conocimientos sobre un asunto de tu especialidad que, además te apasione. Tu presentación no es una oportunidad para tu lucimiento personal, sino la ocasión de ayudar a tu público a responder a una pregunta o insatisfacción que le concierne; así que entra en materia rápidamente y comienza a hablar pronto de lo que de verdad interesa a tus oyentes.

Seguro que has leído y oído que los seres humanos tardamos muy poco, acaso unos segundos, en hacernos una impresión positiva o negativa de nuestro interlocutor y en decidir si merece la pena escucharle o no. Cuando hablas ante el público ocurre lo mismo. En su fuero interno tu audiencia te somete al mismo examen. Pocos segundos después de haber empezado a hablar, la mayor parte de tus espectadores habrán decidido si lo que cuentas les resulta interesante o si deben ocuparse en otros asuntos. Por eso, haz que cada palabra de tu introducción cuente. Especialmente, explica pronto el beneficio que a tu audiencia le reportará escucharte. Ten en cuenta las siguientes recomendaciones:

1No te extiendas en los agradecimientos

De bien nacidos es ser agradecidos, pero no hace falta ser prolijo. Da las gracias públicamente a la persona o a la institución que te ha invitado y comienza tu presentación.

2No hace falta que expliques a tu audiencia tu curriculum vitae

Si es necesario, ese es el cometido de la persona que te presente y te ceda la palabra. Harás bien en haber preparado de antemano unas notas sobre ti que entregarás con antelación al presentador del acto para que resuma tu trayectoria profesional y tus credenciales con tres o cuatro apuntes.

3Titula tu charla de manera interesante

Pon a tu presentación un título que pique la curiosidad y dé ganas de saber más. Al poco de empezar, haz referencia al título y explica su significado o, mejor aún, de qué manera lo que vas a contar puede ayudar tu audiencia.

4Si comienzas contando una historia, que no sea larga

A muchos presentadores les gusta comenzar narrando una historia porque se trata de un recurso muy eficaz para captar la atención inmediatamente. Si lo haces, procura que la anécdota sea corta para que enseguida puedas enlazar con la razón por la que es importante que tu público te escuche.

Si pones en práctica estas pautas, pronto desarrollarás un fino sentido del ritmo y del tiempo escénico, lo cual es fundamental para comunicar eficazmente.

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¿Alguna vez te has demorado demasiado en entrar en el meollo de tu presentación? ¿Cómo lo has sentido? ¿Qué ha ocurrido? ¿Cambiaste tu presentación después de aquello?

[Créditos: Imagen de cabecera diseñada  para este artículo con elementos de ShutterStock ]

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“¿Tú cronometras la duración de tus conferencias?”.

Me preguntó un politólogo y profesor universitario durante un congreso de economía y política en el que participé la semana pasada. Probablemente sorprendido por los retrasos que estaban provocando otros ponentes que se alargaban en exceso, mi compañero de sesión quería saber si yo también opinaba que un conferenciante debiera ceñirse al tiempo que se le ha concedido y cumplir el horario del programa escrupulosamente. No podía estar más de acuerdo con él. Cuando hubo terminado su conferencia me miró con satisfacción y complicidad desde el estrado: cuarenta y cinco minutos exactos; justo el tiempo que le habían otorgado. Lo hizo mejor que yo, que invertí cuarenta y seis minutos en la mía. Los demás conferenciantes no fueron tan cuidadosos y el público tuvo que soportar retrasos frecuentes, lo cual no agradó a los organizadores.

¿Es tan importante cumplir estrictamente con el tiempo que te asignan?

Por supuesto. A mi juicio, un orador nunca debe hablar más de la cuenta. No considero tan grave, sin embargo, hablar unos minutos menos de los acordados. Y siento que el público en general también lo percibe así. Todavía no he encontrado a nadie que haya protestado porque una conferencia resultara un poco más corta de lo previsto, sobre todo si gracias a ello se pudo dedicar más tiempo al coloquio y al turno de preguntas.

Cumplir escrupulosamente con el tiempo que se te ha concedido me parece lo correcto al menos por estas tres razones:

1Manifiesta respeto por la audiencia

Ten en cuenta que cada vez que comienza una conferencia o una presentación, el público se prepara para prestar atención y mantenerse inmóvil en el asiento durante el tiempo indicado en el programa. Un orador que incumpla ese acuerdo tácito alargándola pondrá a prueba la resistencia de los espectadores, que quizá hubieran preferido ir al cuarto de baño, salir a fumar o caminar unos pasos para desentumecer el cuerpo en lugar de seguir escuchando quince minutos más. Recuérdalo y respeta el derecho que tiene tu audiencia a descansar su mente y su cuerpo.

2Manifiesta respeto por los demás ponentes

Todos los minutos que consumas más allá del tiempo que se te asignó se los robarás a los demás ponentes. Estarás conmigo en que no es justo. ¿Alguna vez se te ha acercado el organizador de un acto para pedirte preocupado que acortes tu presentación porque los ponentes que te precedieron hablaron por demás? Si has leído El Arte de Presentar sabrás cómo solventar estos imprevistos sin mucho problema, pero esta clase de peticiones —por desgracia demasiado frecuentes— ponen en apuros a muchos todos los días. Muestra respeto por tus compañeros de programa usando sólo el tiempo que te corresponde.

3Evidencia tu profesionalidad

¿Por qué desaprovechar esta oportunidad para causar una buena impresión en quien te ha invitado a intervenir en su acto? Demuestra tu buen hacer ayudando al organizador a que todo marche como la seda y según lo previsto. Ponte de su lado cumpliendo estrictamente su programa y demuéstrale que contar contigo siempre será una buena decisión.

Y para terminar, de regalo, un truco efectista: programa un cronómetro con cuenta atrás justo al comenzar tu presentación y termina unos segundos antes de que suene la alarma. El timbre que señalará el final de tu intervención tomará por sorpresa a tu audiencia, que reconocerá con un aplauso mayor tu dominio sobre el tiempo escénico.

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Y tú, ¿conoces exactamente cuánto dura tu presentación? ¿Sabrías acortarla o alargarla si te lo pidieran de repente?

[Créditos: Time management, de Shutterstock.]

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Esta entrada ha sido amablemente escrita por Francisco Sáez, experto en productividad y creador de una de las mejores herramientas GTD existentes en el mercado, FacileThings.

Siempre digo que la mejor reunión es la que no se hace. Y no porque haya que evitar las reuniones a toda costa (hay veces en que son necesarias), sino porque hay que ser muy consciente de que en cada reunión se está consumiendo de forma brutal uno de los recursos más importantes de la empresa: el tiempo de la gente que trabaja para ella.

Las reuniones son uno de los principales ladrones de tiempo en el trabajo. Se suele hablar de conceptos abstractos, en vez de sobre cuestiones reales. Y muchas veces se habla de cualquier cosa que no tiene nada que ver con el motivo de la reunión. Y no solo se pierde el tiempo propio de la reunión, sino que suele ser necesario un tiempo adicional de preparación que nadie tiene.

Se estima que el 50% del tiempo de las reuniones es tiempo perdido, lo que se traduce en 31 horas desperdiciadas al mes por término medio, por no hablar de la cantidad de dinero en salarios que se tira a la basura cada año. Por otra parte, está demostrado (y tú lo sabes) que la mayoría de los asistentes a las reuniones pasan la mayor parte del tiempo pensando en sus cosas o haciendo otras cosas.

¿Es necesaria esa reunión?

Así pues, antes de convocar una reunión, lo primero que hay que preguntarse es si es necesaria esa reunión. Elisabeth G. Saunders propone en su libro How to Invest Your Time Like Money cuatro preguntas que deberías hacerte para llegar a la conclusión de que realmente necesitas convocar esa reunión:

• ¿He pensado a fondo en la situación? Si no es así, debes dedicar un tiempo en evaluar el estado actual del proyecto y en los próximos hitos, y establecer un plan de acciones para progresar positivamente en él.
• ¿Necesito aportaciones externas para progresar? Si es así, en vez de programar una reunión, crea una lista de acciones y actúa.
• ¿Es necesaria una conversación real para progresar? La mayoría de las veces, es mucho más eficiente para todos enviar la información necesaria por email y esperar el feedback.
• ¿Es necesario un encuentro cara a cara? Muchas veces, una conversación online a través de Slack, una videollamada por Skype o una simple llamada telefónica puede aportar todo lo que necesitas para progresar.

Dirige una reunión productiva

Si después de responder a estas preguntas, todavía crees que es absolutamente necesario tener una reunión cara a cara, entonces adelante. En este caso, debes establecer de antemano las condiciones necesarias para que la reunión sea productiva y no la habitual pérdida de tiempo que hace de las reuniones un motivo de queja para todos.

• Define el objetivo y la agenda de la reunión. Toda reunión debe tener un propósito, un objetivo que permita determinar que la reunión ha llegado a su fin, su éxito o su falta de éxito. En función de ese objetivo habrá que tratar determinados temas, que conformarán la agenda de la reunión.
• Determina quién debe asistir a la reunión. En términos productivos, este es un punto muy importante. La inmensa mayoría de la gente que asiste a una reunión no necesita estar ahí. Es muy bonito querer tener a todo el mundo para que sepan qué ocurre o puedan decir lo que tengan que decir, pero una reunión no es una cuestión diplomática, es una cuestión de negocios orientada a un objetivo. Limita los asistentes a aquéllos cuyas aportaciones sean totalmente necesarias (y solo después de haber decidido que es necesario un encuentro cara a cara con ellos). Piensa que las mejores decisiones se toman en grupos pequeños.
• Convoca a la gente con la suficiente antelación: Es muy probable que algunos de los asistentes tengan que preparar alguna clase de material para aportar datos a la reunión. Contar con información detallada permitirá tomar mejores decisiones, así que no precipites las cosas. ¡Ah! y envíales a todos una copia de la agenda que se va a seguir.
• Establece un tiempo límite y ajústate a él. Termina la reunión cuando está previsto terminarla. De otra manera, estás jugando con el tiempo de los demás y con el resto de sus compromisos. Si no se ha cumplido el objetivo, explica a los asistentes que intentarás solucionar los temas pendientes por la vías más eficientes (email, chat, llamadas, etc.) y, solo en caso necesario, convocarás otra reunión para tomar la decisión final. Y, por supuesto, si el objetivo se logra antes del tiempo previsto, da por terminada la reunión. No hay ninguna razón para que una reunión dure 30 minutos si puede concluir en 17.
• Asegúrate de que cada uno se va con una lista de acciones a realizar. No se trata de estar juntos sino de hacer algo juntos. Alguien debería tomar nota de todos los asuntos tratados y las decisiones tomadas, de forma que se pueda hacer un seguimiento. Si ha asistido la gente adecuada, al final de la reunión cada uno debería tener algo que hacer.

Un par de trucos para que las reuniones sean más efectivas son:

• Hacer la reunión de pie. De esta forma la gente no se relaja y va al grano. Las reuniones suelen ser más cortas y, por lo tanto, más productivas.
• No incluir ningún tipo de café o tentempié. Un ambiente relajado invita a hablar de cualquier cosa, incluso del partido de fútbol del fin de semana, y a que las conversaciones se alarguen sin llegar a ningún puerto. No olvides que una reunión es un evento que tiene el propósito de alcanzar un objetivo común.

Cuídate y mucho del pensamiento de grupo

Hay un tema que se pasa siempre por alto cuando se habla de reuniones útiles y productivas. Y es que, en entornos corporativos, lo más habitual es que la mayoría de los asistentes a una reunión se sienten, no digan una palabra y estén de acuerdo con todas las propuestas.

Este fenómeno psicológico, conocido como pensamiento de grupo (groupthink), tiene lugar cuando en un grupo de personas prima más el deseo de paz y armonía que el de tomar buenas decisiones. ¿Alguna vez no te ha parecido incorrecto un argumento expuesto en una reunión y te has callado simplemente porque parece que todo el mundo está de acuerdo?

Resulta que muchas veces un grupo de personas inteligentes toma decisiones estúpidas o irracionales porque todo el mundo alinea sus opiniones con lo que parece ser el consenso general. “Si los otros tienen la misma opinión, cualquiera que la contradiga debe de estar equivocado”. Nadie quiere ser la oveja negra que destruya la unanimidad del grupo.

Cuando el grupo ejerce demasiada presión sobre el individuo, da igual lo bien organizada que esté la reunión, el resultado nunca va a ser útil.

Si te encuentras en un grupo demasiado armonioso, alienta a todo el mundo a que cuestione cualquier supuesto y exprese sus opiniones sin miedo. Es más, nombra a alguien para que ejerza de abogado del diablo.

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¿Cómo de productivas son tus reuniones?

[Créditos: Business Team, de Shutterstock.]

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Esta entrada ha sido amablemente escrita por Igor Campillo, director ejecutivo de Euskampus Fundazioa, doctor en CC. Físicas y experto en periodismo y comunicación científica.

El pequeño Johnny estaba siendo sometido a unas pruebas para conseguir un papel en una obra de teatro que se iba a representar en la escuela. Su madre sabía que el muchacho había puesto en ello toda su ilusión, pero ella temía que no iban a escogerlo.

El día que se repartieron los papeles, Johnny regresó corriendo de la escuela, se echó en brazos de su madre y, lleno de orgullo y de excitación, le gritó: «¿A qué no sabes una cosa? ¡Me han escogido para aplaudir!».

***

Del informe escolar de un niño: «Samuel participa estupendamente en el coro del colegio escuchando con mucha atención.»

—Anthony De Mello, La oración de la rana

Una obra de teatro, un coro, una danza, cualquier representación escénica y en general toda obra de arte están dirigidas a un público, carecen de valor y sentido si no hay alguien que ponga su inteligencia y sensibilidad para apreciarlas. Y lo mismo ocurre con las presentaciones. Se puede presentar de muchas maneras, con más o menos gracia, con mayor o menor elocuencia y fluidez, de forma plana y expositiva o con gran pasión y sentimiento, pero siempre se hace delante de una audiencia, por y para una audiencia. El arte de presentar solo tiene sentido junto con el arte de saber escuchar, de saber ser público y estar en el público.

El objetivo del ponente es conectar con su audiencia. Sin embargo, la conexión solo puede ser recíproca, es la ‘química entre ponente y público’ que necesita tanto del esfuerzo y dedicación de uno como de los otros. El ponente vive la presentación hacia afuera, expone un discurso, emite mensajes, irradia su pasión, sus convicciones y sus valores,  mientras que las personas del público la sienten hacia adentro, reciben las palabras, se apropian de los contenidos y pueden notar cómo surgen en su interior distintas sensaciones y emociones según avanza la presentación. No en vano hablamos de la ‘entrega’ del público, o de un público ‘entregado’ e incluso ‘rendido’. Sin esa entrega del público una presentación nunca es un éxito pleno por muy bueno que sea el ponente. Es misión del ponente excitar la atención de su audiencia, pero para ello necesita personas que estén abiertas y (pre)dispuestas a entregarle esa atención, personas con una actitud positiva y proactiva, personas que saben escuchar con la cabeza y con el corazón. Nunca debemos olvidar que cada uno de nosotros somos también protagonistas de lo que allí está ocurriendo, como el niño que escucha atentamente al coro, o el que han escogido para aplaudir en la obra de teatro. En general, cada uno de nosotros somos más veces público que ponentes. Todos tenemos un papel, y todos en cada momento, con nuestro comportamiento, estamos contribuyendo a que aquello salga bien.

Ofrezco a continuación algunas pautas de sentido común para ser buen público.

1Mira al ponente

Él o ella está allí para contarte algo, está allí por ti. En el fondo está estableciendo, o más bien escenificando, una conversación contigo. Y como si de una conversación se tratara, él o ella buscará tus ojos, porque él o ella desea que le mires y encontrar tu mirada para experimentar el sentido de lo que está haciendo allí. La mirada es el vínculo que os une en ese momento. Dirige miradas cálidas y asertivas cuando notes que está poniéndose nervioso, o miradas de sorpresa si está perdiendo el hilo, e incluso severas si no respeta el tiempo asignado. Tu mirada le indica en todo momento que le estás escuchando, que le estás prestando la atención que reclama, que le estás dando lo único que puedes darle en ese momento y que (le) muestra que estáis conectados.

2Dispositivos en modo avión

Salvo para alimentar el backchannel, prescinde del móvil, la tablet, o el portátil. No has ido allí para trabajar y de vez en cuando levantar la cabeza porque te ha parecido oír algo interesante.  No puedes estar escuchando con atención y a la vez enviar mensajes o chatear por el whatsapp. Y nada de jugar al candy crush, los angry birds o el apalabrados. Todas estas acciones en paralelo son una falta de respeto hacia el ponente. Además de distraerle en un momento dado también le pueden desmoralizar. No olvides que estás conversando con el ponente. No hagas, por estar apantallado por un grupo de personas, lo que no harías nunca en una conversación vis a vis.

3No estás sólo

El ponente habla para ti, pero también para todas las personas que están allí reunidas. Así que evita hacer todo aquello que, además de molestar, distraer y perturbar al ponente, también molesta, distrae, perturba y hasta cabrea al resto. Mantén la compostura y pórtate como te gustaría que los demás se portaran en tu lugar. No tosas, no te muevas con estrepito, no te estires, no abras caramelos, no mastiques chicle, no revuelvas en tu bolso, en tu maletín o mochila, no te gires para mirar hacia atrás, nunca realices consultas ostentosas al reloj, evita los susurros siseantes y los cuchicheos con el de al lado o las risas en los momentos más serios, y nada de enormes y cavernosos bostezos… Por supuesto, no llegues tarde, ni te marches en mitad de la charla, porque se rompe el ritmo de la presentación. Es el mayor desprecio que le puedes hacer al ponente y la mayor falta de respeto a tus compañeros de audiencia. Es como romper un contrato sin más ni más, sin posibilidad de enmienda.

4Preguntas sí, gracias, pero…

Salvo que el ponente haya indicado que se le puede interrumpir en cualquier momento, las preguntas tienen su espacio correspondiente al final de la presentación. Así que, si te surge una duda o comentario en mitad de la exposición y sientes que no puedes esperar, anótalo en un papel o mentalmente y espera. Te servirá para rebajar la ansiedad y formular mejor la pregunta cuando corresponda. Por otra parte, si eres un experto en el tema, harás bien en tener preparada al menos una pregunta, no vaya a ser que se espere de ti que inicies la discusión. Y llegados al turno de preguntas, ¡no te cortes! No hay preguntas estúpidas. Lo estúpido es quedarse con las ganas. Es más que probable que alguien más en la sala se cuestione lo mismo que tú. Las preguntas siempre enriquecen la presentación y ayudan al ponente a reforzar e incluso completar su exposición. Ahora bien, sé directo y vete al grano. No te exhibas, ni te pases de listo, ni cuentes tu vida, ni realices una ‘nueva presentación’. El tiempo de preguntas es limitado y la paciencia de los demás, también. Siempre puedes abordar al ponente al final del acto y esperar a poder entablar una conversación con él, aunque esto no siempre es posible. ¡Ah! Y si hay micrófono, espera a que te lo ofrezca el personal de sala, por favor, ya que te debe oír todo el mundo y además pueden estar emitiendo por streaming y grabando la presentación.

5Una oportunidad para aprender

Tan importante como el qué es el cómo. Aparte del interés por el contenido, puedes poner tu atención en contemplar al ponente y el trascurso de la presentación misma. Fíjate en la forma que habla, en su dicción y fluidez, el vocabulario que emplea, la manera de gesticular y de  moverse, el control de los tiempos y las pausas, el modo en que ha estructurado la información, en cómo va desgranando los mensajes, en el diseño de sus diapositivas (si las tiene)… Ser público en una presentación es una oportunidad para sentirse ponente sin serlo, para observar, para repasar y para tomar nota de lo que nos puede hacer mejores presentadores o de lo que tenemos que evitar la próxima vez que subamos a un escenario o expongamos un tema en una reunión.

Solemos identificar las presentaciones (y la comunicación en general) con la emisión y escenificación de un mensaje por parte de un ponente u orador, el cual habla, informa, expone, expresa… Sin embargo, nos solemos olvidar de que la comunicación no es completa sin un receptor. Toda presentación es un ejercicio estéril sin unos oyentes que vibren y resuenen con el ponente. Hay un proverbio chino que nos recuerda que tenemos dos orejas y una sola boca. ¿Será porque escuchar es el doble de importante que hablar?

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¿Qué otros consejos darías a la audiencia?

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