Te confieso al oído que me llena de satisfacción al final de mis conferencias que alguien se me acerque y me pregunte: “¿Qué programa has usado para hacer tu presentación?”. Cuando respondo que PowerPoint, me miran confundidos y me dicen: “No, en serio, eso no podía ser PowerPoint, ¿qué has usado?”. Y es que PowerPoint da mucho de sí más allá de las transparencias estáticas llenas de texto, tablas y gráficos a las que estamos tan mal acostumbrados.

Es muy sencillo recrear el efecto de zoom de algunos programas de pase de fotografías

Un efecto que llama mucho la atención es el hacer un zoom in (acercarse) o un zoom out (alejarse) sobre fotografías de gran resolución, acompañado de desplazamientos en cualquier dirección. Para recrearlo, basta con seguir los siguientes pasos:

1) Inserta la imagen en una transparencia y hazla más grande, que se salga de los bordes.

2) Selecciona la imagen y añade una animación. Debes seleccionar «Aumentar y hundir».

3) En las «Opciones de efectos» de esa animación, selecciona el tamaño que mejor se ajuste al efecto que buscas, por ejemplo 150%.

4) En la pestaña «Intervalos», selecciona una duración muy lenta: 5 segundos.

Ya está listo. Se hará un zoom hacia el centro de la imagen.

Si deseas que el zoom no sea hacia el centro sino hacia una dirección en concreto, entonces debes añadir una trayectoria de animación hacia la dirección deseada y que se inicie «Con anterior».

Si lo que quieres es el efecto contrario, es decir, un zoom out, entonces en el paso 3 selecciona un tamaño final más pequeño, por ejemplo, 50%.

En el siguiente vídeo puedes ver el resultado al aplicar estos pasos. Y sí, está realizado íntegramente en PowerPoint.

Recuerda no abusar nunca de este tipo de efectos y utilizarlos solamente cuando contribuyan a comunicar mejor tu mensaje, no porque quedan guays. ¡Siguiendo estos pasos te quedará una presentación de calidad profesional!

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Vivimos en tiempos audiovisuales. Pasamos largas horas delante de pantallas viendo imágenes animadas. Como resultado de este condicionamiento, las audiencias modernas esperan atractivo visual en las presentaciones.

El listón está subiendo constantemente. Cada día más el diseño se entiende como un aspecto esencial en el quehacer de las organizaciones. Las presentaciones y los vídeos de presentaciones se comparten a través de redes sociales como Slideshare y Youtube, llegando a audiencias más y más amplias. Las empresas y los profesionales están comenzando a apreciar el valor diferenciador de las presentaciones bien diseñadas. Y progresivamente le irán destinando mayor presupuesto y tiempo.

Aunque no sea experta en diseño, cualquier audiencia capta instantáneamente cuándo unas transparencias son atractivas, profesionales, elegantes. Se trata de un juicio de valor inconsciente que influye de forma determinante en la impresión causada por la presentación. El diseño también comunica. Si tus transparencias son cutres, comunicarás cutrez; si tus transparencias son profesionales, comunicarás profesionalidad.

Apoyar tu presentación con transparencias bien diseñadas y con contenidos apropiados contribuye poderosamente a comunicar el mensaje. Los tres requisitos más importantes que deben cumplir tus transparencias para ser eficaces son:

1 Deben estar cuidadosamente preparadas

Las transparencias apresuradas, con malas imágenes, cambios constantes de fuentes y colores, errores, plagadas de listas de viñetas y otros defectos similares, denotan apresuramiento y trabajo chapucero. Según en qué foros, puede interpretarse como dejadez e incluso falta de respeto hacia la audiencia y causar una pésima impresión.

2 Deben ser simples

Cada transparencia debería ilustrar un único punto y, al igual que la presentación en su conjunto, poseer un único foco. La mayoría de tablas e imágenes de un documento escrito no pueden trasplantarse sin más a la presentación sin haber sido simplificadas previamente. Escuchar a un orador y ver transparencias en la pantalla no es lo mismo que leer y ver uno mismo esas imágenes en un documento impreso. La audiencia dispone de muy poco tiempo para concentrarse en la imagen y prestar atención simultáneamente al orador. ¡Simplifica para la pantalla!

3 Deben ser relevantes, es decir, necesarias en el hilo argumental de la presentación

Nunca incluyas una transparencia que no contribuya a transmitir el mensaje. Elimina toda información irrelevante de tu presentación.

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La empresa de diseño XPLANE ha producido una nueva versión de su famoso vídeo Did you know, superándose a sí misma una vez más. Esta versión completamente nueva, creada en colaboración con The Economist, presenta hechos y estadísticas asombrosos centrados en el panorama cambiante de los medios, incluyendo la tecnología y la convergencia.

El contenido ha sido desarrollado por XPLANE, The Economist, Karl Fisch, Scott McLeod y Laura Bestler. El vídeo ha sido creado con herramientas muy asequibles: Keynote y GarageBand, junto con Photoshop e Illustrator.

Todo un ejemplo de buen hacer a la hora de presentar información en pantalla de manera dinámica y entretenida. He pasado más de cuatro minutos viendo estadísticas ¡y se me ha hecho corto! Me he quedado con apetito por más. Eso sí que es un logro.

[youtube id=6ILQrUrEWe8]

Tal y como apuntaba en una entrada anterior, una presentación debería reunir entre otras muchas cuatro cualidades, perfectamente incorporadas en este vídeo:

• Brevedad: En poco más de cuatro minutos ha quedado claro el mensaje. Si se dieran más datos, se aportaría más información, qué duda cabe, pero terminaría diluyénsose la idea fundamental que se desea transmitir.
• Simplicidad: El vídeo ha sido realizado con herramientas corrientes, como Keynote. Resulta especialmente eficaz el uso de dibujos a mano, sutilmente deslizados dentro de la presentación. Las imágenes son simples, sin barroquismos inútiles.
• Elegancia: Esta engañosa simplicidad, en el sentido de que parece fácil de conseguir, cuando en realidad exige un gran esfuerzo, conduce inevitablemente a la elegacia de las cosas simples bien hechas. El diseño elegante no se interpone. Diseño no es decoración. El buen diseño no busca llamar descaradamente la atención, no grita para atraer ostensiblemente la atención sobre sí mismo. Cumple silenciosamente su función en un discreto segundo plano.
• Visual: Predomina el elemento visual sobre el textual, a pesar de que se proporciona gran cantidad de información. Los textos nunca sobrecargan la imagen y se leen sin cansancio. En nuestro mundo hipervisual, donde casi nadie ve un vídeo de más de cinco minutos o lee una entrada de blog que no quepa en una pantalla, el elemento gráfico, fácil de asimilar, debe imponerse al textual, más lento y difícil de captar.

Puede encontrarse más información sobre la producción del vídeo, los archivos fuente utilizados, las referencias empleadas y versiones descargables del mismo en shifthappens.

(Vía Presentation Zen)

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¿Quién no ha buscado de niño (o de no tan niño) a Wally entre esas grandes masas de gente? Sin embargo, por mucho que nos divierta en nuestros ratos libres localizar a Wally, nos disgusta sobremanera tener que enfrentarnos a un reto semejante cuando asistimos a una presentación. Cuando el ponente proyecta una transparencia en la pantalla, esperamos poder comprenderla con rapidez, captar la información relevante de un vistazo. Por desgracia, con alarmante frecuencia nos encontramos ante un desafío similar al de encontrar a Wally: hay tanta información en la pantalla en forma de textos, gráficos, tablas, logos, imágenes, clipart, etc., que resulta imposible saber a dónde debemos dirigir la mirada, dónde está la información y dónde el ruido.

¿Puedes encontrar la información en esta transparencia?

A continuación muestro varias transparencias utilizadas en presentaciones reales en congresos científicos. ¡Busca a Wally!

No busques a Wally, busca al elefante

La simplicidad es fundamental a la hora de organizar la información que muestras en pantalla, especialmente cuando presentas datos en forma de gráficos. En lugar de preguntarte qué más puedes añadir a una transparencia, pregúntate qué más puedes eliminar de ella de manera que siga transmitiendo la misma información. Como nos recuerda sabiamente Nancy Duarte:

«El valor de una transparencia no se mide por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica el mensaje.»

El público no quiere esforzarse, prefiere que le den las cosas hechas como en el reconfortante pasatiempo del chiste: ¡Encuentra al elefante!

Cuando tu transparencia presente más información de la que puede contener, habrás cortado el hilo de comunicación con la audiencia. Recuerda: no transformes tus presentaciones en un irritante juego de ¿Dónde está Wally?, porque lo que la audiencia realmente desea es ¡encontrar al elefante!

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Scott Harrison era un joven de éxito. Trabajaba como promotor de clubes nocturnos y eventos de moda en la ciudad de Nueva York, organizando fiestas para los ricos y famosos, inmerso en un mundo de lujo y glamour. Un día despertó en su loft sintiéndose miserable y decidió dar un golpe de timón a su vida. Pasó dos años como fotorreportero voluntario en África a bordo de uno de los hospitales flotantes de Mercy Ships, una organización humanitaria que ofrece servicios médicos gratuitos en los páises más pobres del mundo. El encuentro cara a cara con la realidad de la pobreza le impulsó a crear tras su regreso charity: water, una organización sin ánimo de lucro que construye pozos para llevar agua potable a gentes de los países en vías de desarrollo.

Diseño a chorros

El sitio web de charity: water, así como las campañas publicitarias para recaudar fondos para construir pozos y para la concienciación sobre la crisis del agua representan un ejemplo soberbio del diseño más efectivo. Desde la imaginativa e impactante forma de presentar estadísticas hasta la cuidada selección de imágenes y texto con un alto impacto emocional, todo en charity: water son lecciones de diseño para nuestras presentaciones y de humanidad para nuestras vidas.

Del folleto al PowerPoint

A continuación he recogido algunas imágenes de sus folletos, que bien pueden servirnos de ejemplo sobre cómo diseñar buenas transparencias. Son simples, concretas, emocionales e informativas. Resulta fácil imaginarnos a un apasionado Scott Harrison usando esas transparencias como telón de fondo para contarnos su historia.

Otra forma de presentar estadísticas

Existen gráficos más allá de las tartas y las barras del Excel. Sólo hace falta imaginación.

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