En todos los ámbitos de la Ciencia existen leyes inmutables. Seguro que estás familiarizado con las tres leyes de la Termodinámica. Y no digamos ya con las tres leyes de Newton. Si además eres aficionado a la literatura de ciencia ficción, también habrás oído hablar de las tres leyes de la robótica de Asimov. Las leyes científicas nos ayudan a explicar fenómenos complejos. Y si además vienen en grupos de tres, entonces incluso resultarán más fáciles de recordar y más atractivas a nuestro juicio crítico. Las leyes efectivas suelen tener algunas características en común: son sencillas, son pocas y son autosuficientes.

¿Y qué hay de la comunicación profesional? ¿Dónde están sus leyes? Recientemente cayó en mis manos un artículo firmado por Jean-Luc Doumont: The Three Laws of Professional Communication. En sus páginas propone tres leyes de comunicación modeladas precisamente según las tres leyes de la robótica de Asimov. Lo que más me sorprendió fue el paralelismo perfecto con los tres primeros pasos de la estrategia de comunicación que presento en mi último libro, El Superhéroe de las Presentaciones.

Veamos cuáles son estas leyes y cómo incorporarlas a tu comunicación profesional para hacer llegar tus mensajes.

LEY CERO: DEFINE TU PROPÓSITO

Se trata de un principio tan obvio que a menudo se pasa por alto. ¿Cuál es el objetivo de tu presentación? ¿A dónde pretendes conducir a tu audiencia?

PRIMERA LEY: ADÁPTATE A TU AUDIENCIA

Responsabilízate del resultado de tus actos de comunicación. Para optimizar tu comunicación, identifica las restricciones a las que te enfrentas y distingue cuáles están bajo tu control y cuáles no. Por supuesto, concéntrate en las que dependen de ti: adáptate a tu audiencia en lugar de esperar que ella se adapte a ti. Si la audiencia no capta tu mensaje, tú y solo tú eres el único responsable, no ella. Al fin y al cabo, si quieres algo de tu audiencia, eres tú quien tiene que hacer el esfuerzo de comunicación y no al revés. De manera que si una estrategia de comunicación no te funciona, cámbiala. No repitas lo mismo una y otra vez.

SEGUNDA LEY: MAXIMIZA LA RELACIÓN SEÑAL A RUIDO

El ruido constituye un gran impedimento para la comunicación. Puedes combatirlo de dos maneras: o bien eliminarlo o al menos reducirlo, o bien compensarlo. Aquello que no comunica o clarifica tu mensaje (la señal), lo obstaculiza (el ruido). En comunicación, lo que no suma, resta. Cuestiona por tanto la relevancia de todo lo que incluyes en tu comunicación: en el contenido (tus palabras), en el diseño (tus materiales gráfico, impresos o proyectados en pantalla) y en tu exposición oral (tu cuerpo y tu voz).

“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar.”

—Antoine de Saint-Exupéry

TERCERA LEY: UTILIZA UNA REDUNDANCIA EFECTIVA

Cuando el ruido no puede evitarse, se producen pérdidas. La redundancia compensa las pérdidas debidas al ruido. A veces se hace necesario decir las cosas dos veces: a través de la repetición y a través de la duplicación por canales distintos: los mensajes pueden ser pronunciados por el orador y repetidos por las diapositivas; un documento escrito puede seguir una estructura piramidal, revelada a través de su maquetación y diseño de títulos, párrafos e ilustraciones.

[¿Quieres aprender a armonizar tu comunicación verbal y no verbal? Aprende a comunicar alineando sinfónicamente lo que dicen tus palabras, tu cuerpo y tu voz. Apúntate a nuestro próximo curso público sobre Exposición Oral de Presentaciones.]

DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué leyes sigues al comunicar? Comparte tu conocimiento sobre el mundo de la comunicación.

[Créditos: Robots, de Shutterstock.]

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En nuestros cursos nos encontramos con mucha gente convencida de que una presentación aburrida puede mejorarse añadiendo efectos vistosos en PowerPoint o Prezi. Qué quieres que te diga. Aunque la mona se vista de seda…

Los efectos especiales en PowerPoint, Keynote y Prezi, usados porque sí, porque son llamativos, no aportan nada a la claridad del mensaje, no harán que te entiendan ni recuerden mejor. Y al cabo del rato aburrirán y cansarán. ¿Atraparán la atención? Sí, atraerán la atención sobre sí mismas, no sobre el mensaje. Además, su valor marginal se reduce exponencialmente con cada nuevo uso.

Si tu presentación es aburrida, si tu mensaje es confuso, si no aportas valor, añadir efectos vistosos de Prezi o la última animación de Keynote o PowerPoint sólo aumentará el ruido. Añade todos los efectos pirotécnicos que quieras: seguirá siendo aburrida, confusa y carente de valor.

En otras palabras, si el elemento puede eliminarse sin comprometer el mensaje visual, entonces debería considerarse seriamente minimizar el elemento o eliminarlo por completo. Por ejemplo, las líneas y cuadrículas en tablas y gráficas pueden hacerse más finas, aligerarse o eliminarse. Los pies de diapositivas, logos, dibujos decorativos, nombre del autor, título de la ponencia, nombre del congreso, filiación, números de página y fechas pueden eliminarse con gran beneficio para la audiencia. La gran mayoría de imágenes puramente decorativas distraen sin ayudar a retener o anclar emocionalmente el mensaje.

En diseño, el exceso es ruido. Si puedes hacerlo con menos, ¿por qué usar más?

Sigue leyendo en El Superhéroe de las Presentaciones.

[¿Quieres exprimirle todo el partido a la multimedia en tus presentaciones sin añadir ruido? Apúntate a nuestros próximos talleres sobre Superpoderes del PowerPoint.]

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“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar.”
—Antoine de Saint-Exupéry

Los ingenieros de teleco nos esforzamos por identificar y reducir las fuentes de ruido en la comunicación. En las presentaciones compórtate como un teleco diligente: identifica y reduce el ruido, todo aquello que distrae y confunde a la audiencia, sin contribuir para nada a comunicar tu mensaje. Y no me estoy refiriendo al zumbido del aire acondicionado ni a las obras del metro fuera de la sala. Hablo del ruido que tú mismo introduces en tus presentaciones sin darte cuenta, mucho más dañino que el ruido ambiente. En esta entrada descubrirás cuáles son las dos grandes fuentes de ruido y cómo eliminarlas (idealmente).

1 Ruido en las diapositivas

Cuanto más contenido tiene la diapositiva, más compite contra ti por la atención de la audiencia. ¿Quién es el portador del mensaje? ¿Las diapositivas o tú?

Los efectos especiales en PowerPoint, Keynote y Prezi, usados porque sí, porque son llamativos, no aportan nada a la claridad del mensaje, no harán que te entiendan ni recuerden mejor. Y al cabo del rato aburrirán y cansarán. ¿Atraparán la atención? Sí, atraerán la atención sobre sí mismas, no sobre el mensaje. Además, su valor marginal se reduce exponencialmente con cada nuevo uso.

Todos los elementos en una diapositiva, ya sean estáticos, como texto, imágenes, gráficos, o dinámicos, como animaciones y transiciones, deben existir siempre al servicio de la comunicación de tu mensaje. Cuando revises las diapositivas de tu presentación, pregúntate ante cada elemento que aparece en ellas:

¿Para qué lo has puesto?

Si en tu fuero interno sabes que la respuesta es “para llamar la atención”, “porque es chulo”, “porque queda guay”, “porque así puedo leerlo si me olvido”, entonces mejor harías en eliminarlo. Se trata de ruido, nada más.

Si tu presentación es aburrida, si tu mensaje es confuso, si no aportas valor, añadir efectos vistosos de Prezi o la última animación de Keynote o PowerPoint sólo aumentará el ruido. Añade todos los efectos pirotécnicos que quieras: seguirá siendo aburrida, confusa y carente de valor.

Prueba a afeitar tus presentaciones con la navaja de Ockham. Consulta estos cinco principios de diseño para reducir la carga cognitiva de las diapositivas de tus presentaciones.

Recuerda: en diseño, lo que no suma, resta.

2 Ruido en la exposición

Mientras hablas, comunicas con todo tu ser, no sólo con tus palabras. Existen en ti mismo muchas fuentes de ruido indeseable:

• Muletillas: distraen a la audiencia y te restan credibilidad. Sustituye las muletillas por silencios.
• Gestos innecesarios: agitar las manos frenéticamente delante de la cara o estar continuamente tocando alguna parte de tu cuerpo o algún objeto distrae y te resta aplomo. Utiliza las manos para dibujar con ellas las palabras que pronuncias. Tus gestos deben ser ilustradores, no cansinos ni repetitivos. Adopta la posición VASE y desde ahí, despega los codos de los costados, eleva las manos por encima de la cintura. Transmitirás con ellas fuerza y energía. Conviértete en un águila majestuosa, no en un pollo sin cabeza.
• Vestimentas inapropiadas: acudir con ropa y complementos que desentonan puede hacer que la audiencia esté más pendiente de tu aspecto que de tu mensaje. ¿Quieres ser recordado como “el que habló en chanclas” o como “la de los pendientes que parecían hula hoops” (por cierto, ambos casos reales)? Vístete de manera apropiada para la ocasión.

La optimización se consigue quitando, no añadiendo

Eliminando todo lo innecesario te aseguras de que la audiencia sólo presta atención a una cosa: tu mensaje. Maximiza la relación señal a ruido en tus presentaciones.

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¿A quién sirven tus transparencias? ¿A ti o a tu audiencia?

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¿Qué fuentes de ruido has identificado en tus presentaciones? ¿Cómo las combates?

[Créditos: Imagen adaptada de “Trees, maps, and theorems”, por Jean-luc Doumont]

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Cuando Vijay abrió su tienda colocó un cartel sobre la puerta con el texto «Aquí Nosotros Vendemos Pescado Fresco». Al verlo su padre, se detuvo y le dijo que la palabra «Nosotros» sugería un énfasis en el vendedor más que en el comprador y realmente no hacía falta. De modo que el cartel fue cambiado a «Aquí Pescado Fresco a la Venta».

Pasó su hermano y le sugirió que la palabra «Aquí» podía eliminarse: era totalmente superflua. Vijay estuvo de acuerdo y cambió el anuncio a «Pescado Fresco a la Venta».

A continuación, llegó su hermana y opinó que el cartel debería decir solamente «Pescado Fresco». Claramente, allí se estaba vendiendo pescado, ¿qué otra cosa iba a hacer si no su hermano con todo ese pescado?

Más adelante, su vecino acudió a felicitarle por el nuevo negocio y le mencionó que todos los transeúntes podrían darse cuenta de que el pescado era realmente fresco nada más verlo. Mencionarlo expresamente podría de hecho ser interpretado como una postura defensiva porque hubiera dudas acerca de su frescura. Sería mucho mejor si el cartel solamente contuviera la palabra «Pescado».

Al día siguiente, cuando Vijay volvía a su tienda por la mañana se dio cuenta de que desde muy lejos podía identificarla por el olor, desde una distancia desde la cual el cartel aún no era legible. Comprendió entonces que ni siquiera había necesidad de la palabra «Pescado».

—Garr Reynolds, «Presentation Zen»

En diseño, la simplicidad es preferible a la complejidad

Hurgando en el libro «Principios universales de diseño» he encontrado otro principio de especial aplicación en el diseño de transparencias para tus presentaciones. Se trata del principio conocido como Navaja o Rasero de Ockham, el cual puede formularse así:

«Entre diseños de funcionalidad equivalente, debería seleccionarse el más simple.»

—Principios universales de diseño

Este principio recibe otros nombres alternativos como ley de la parsimonia, ley de la economía o principio de la simplicidad. Subyacente al principio nos encontramos con la idea de que los elementos innecesarios disminuyen la eficacia de un diseño a la vez que aumentan la probabilidad de consecuencias no anticipadas. En el caso de una presentación, la complejidad excesiva en una transparencia puede tener consecuencias indeseadas como la pérdida de atención de la audiencia, su irritación por no comprender nada, su aburrimiento, su desconexión total, etc.

Nuevamente, este principio nos hacer retornar a los conceptos esenciales en diseño de que «Menos es más» y de que «El exceso es ruido». Un buen ejemplo de diseño altamente funcional y muy simple es la página de Google, el buscador más potente de la Tierra.

Cuando diseñes tu próxima transparencia, plantéate si de verdad es necesario incluir toda esa información: gráficos, textos, diagramas, imágenes, logos, etc. ¿Todo eso en una SOLA transparencia? ¿Seguro que no puedes simplificarla? Podrás eliminar lo superfluo. Podrás segmentar el contenido en varias transparencias. Podrás aumentar el tamaño de las fuentes. ¡Afeita tu presentación con la navaja de Ockham!

Recuerda. En diseño, lo que no suma, resta.

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