Hesíodo contrapone en su teogonía la diosa de la memoria, Mnemosina, próxima al día claro y al dios solar Apolo, a la oscura diosa del olvido, Lete, emparentada con la noche. Según la mitología griega, el Leteo era uno de los ríos del Hades cuyas aguas al ser bebidas provocaban el olvido. Con triste frecuencia, cuando asistimos a presentaciones, los ponentes parecen esforzarse en darnos a beber de las aguas del Leteo. Uno de los tres objetivos básicos de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. Y una de las mejores formas de promover el recuerdo consiste en hacer algo diferente.

El libro Principios universales de diseño recoge el siguiente principio, conocido como Efecto von Restorff, de aplicación inmediata para provecho de todas las presentaciones (y sus audiencias):

«Las cosas claramente diferentes se recuerdan mejor que las comunes.»

Todo aquello alejado de lo ordinario normalmente confiere a una presentación un toque memorable que la destaca del resto. Existen multitud de recursos para alejarse de los caminos trillados, entre los que destacan el uso de secuencias de vídeo y otros elementos multimedia, los cuales pueden ayudar a fomentar no sólo el recuerdo de lo presentado sino también del presentador.

Sal de lo ordinario con un vídeo original

Cuando se integran en una presentación, los vídeos y fragmentos de película pueden ilustrar un proceso con claridad infinitamente superior a una fotografía o incluso una animación. Las secuencias de vídeo deberían ser breves e integrarse en la trama de la historia, es decir, en el hilo de la presentación, pues en caso contrario, el vídeo termina fagocitando la atención de la audiencia, alejándola del orador. El uso de varias secuencias breves de vídeo espaciadas a lo largo de la presentación garantiza mantener a la audiencia alerta y atenta.

David Carrasco y los escenarios de uso de redes

El jueves pasado, durante la celebración de las últimas conferencias FIST en Madrid, disfrutamos del privilegio de la presencia de David Carrasco, quien nos obsequió con una gran intervención, en la que hábilmente introdujo tres vídeos memorables grabados por él mismo para describir tres posibles escenarios de uso indebido de redes corporativas.

Matrix y los ataques web

En una conferencia que impartí el año pasado me serví igualmente de un par de breves fragmentos de la película Matrix para ilustrar algunos conceptos sobre los ataques web y fijar en la memoria el contenido de la charla.

Si quieres sacar el máximo provecho de las tecnologías multimedia para fomentar el recuerdo de tu mensaje, no te limites a proyectar transparencias de texto sobre la pantalla. Proyectar listas de viñetas tiene el mismo efecto sobre la audiencia que darle a beber del río del olvido. No llenes tu copa en las aguas del Leteo. Llénala en otros manantiales. ¡Atrévete a ser diferente!

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¿Has utilizado alguna vez vídeos en tus presentaciones? ¿Has sido testigo de un uso original de los vídeos? Comparte tus experiencias con otros lectores.

Hace unos días asistí a una presentación en un congreso en la que al conferenciante parecía animarle un único objetivo trascendental: transmitir tanta información como le fuera posible en los 20 minutos asignados. Ecuaciones, gráficos, teoremas, contenido suficiente para llenar un cuatrimestre docente, pasaron llenando la pantalla a ritmo vertiginoso. Cuando aún no había terminado yo de interpretar una gráfica o de analizar una ecuación, el conferenciante ya había pasado a la siguiente transparencia. Al cabo de unos pocos minutos, era incapaz de seguirle el ritmo y terminé desconectando. A mi alrededor otros asistentes parecían absortos en sus portátiles o en el libro de actas. El ponente había terminado hablando solo, porque la audiencia, aunque físicamente en la misma sala, hacía tiempo que había viajado a otros mundos. Se trata de un error que cometemos a menudo cuando hablamos sobre “nuestro tema”: pretendemos contarlo todo sin tener en cuenta a la audiencia.

¿Alguna vez nos hemos parado a reflexionar sobre cuáles son los objetivos de una presentación sea ésta del tipo que sea? Según la ocasión, podemos pensar que presentamos para convencer a un comprador potencial, o para explicar nuestras ideas a colegas, o para proponer un proyecto con el fin de encontrar financiación, … Rememora por ejemplo la última presentación que hayas realizado: ¿cuáles eran sus objetivos? Te vendrán a la cabeza multitud de respuestas:

• Convencer a adversarios
• Persuadir a inversores
• Informar a usuarios
• Explicar a compañeros
• Compartir con colegas
• Vender a clientes
• Impresionar a jefes
• Inspirar a jóvenes estudiantes
• …

Si lo piensas bien, esa clase de respuestas puede constituir el propósito fundamental que te animó a preparar tu presentación en primer lugar, pero los objetivos reales, a los que los anteriores están subordinados, son otros. El objetivo fundamental es único: comunicar el mensaje.

Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar. Como se verá en las entradas del blog, conseguirlo no es tan complicado como podría parecer a primera vista: basta con esforzarse en ello. Toda presentación es un acto creativo y la creatividad exige tiempo. Dedícaselo y los resultados serán muy gratificantes.

Conectar con la audiencia

Cuando se prepara una presentación debe tenerse en cuenta el tipo de audiencia a quien está destinada. El mensaje debería conectar con sus objetivos e intereses. Sólo así la comunicación resultará eficaz. No puede darse la misma charla ante audiencias distintas. Los conceptos, la jerga, el lenguaje, el nivel de profundidad deberán adaptarse a cada audiencia en particular. Un error común consiste en querer proporcionar tanta información como sea posible sobre el tema, inundando con tablas, resúmenes, datos, estadísticas, pasando totalmente por alto qué puede interesar a la audiencia. Cuando uno es un experto en un tema, resulta muy difícil ponerse en la piel de alguien que no comparte ese nivel de conocimientos, fenómeno que los hermanos Chip y Dan Heath denominan “la maldición del conocimiento”. El resultado final es que uno termina hablando para sí mismo y no para la audiencia. Cuando se muestra la última transparencia con la lista de conclusiones, se tiene la sensación de haber comunicado las ideas, cuando en realidad lo único que se ha hecho ha sido “vomitar” datos sin digerir. El conocimiento previo de cómo es la audiencia y cuáles son sus expectativas nos ayudará a conectar con ella y a que ella no desconecte de nosotros.

Dirigir y mantener la atención

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo. Hay que atraparla desde el principio y conservarla hasta el final. Debería conducirse a la audiencia para que preste atención a lo que es importante. Una buena estructura de la presentación, ayudada por un buen diseño del material multimedia que la acompaña (transparencias, vídeos, animaciones, etc.), junto con anécdotas, historias, ejemplos, analogías, son como anzuelos que ayudan a captar el interés y mantenerlo. Michael Alley utiliza una bella metáfora: “Una presentación es como un viaje por mar”. En primer lugar, podemos perder a la audiencia en el muelle porque los objetivos de la charla no están claros, su idea fundamental no es evidente, se desconoce el nivel de conocimientos requerido para entenderla, la audiencia no tiene claro por qué habría de importarle, etc. En segundo lugar, podemos perderla en alta mar cuando la estructura y organización de nuestra presentación son débiles o confusas, la ahogamos en un mar de detalles irrelevantes que distraen del mensaje fundamental, utilizamos un diseño pobre de las transparencias, nuestra exposición es monótona y aburrida, etc. Por último, podemos perderla al llegar a tierra si no queda claro cuál era la idea o mensaje fundamental que se deseaba transmitir y todo se olvida al salir por la puerta. El buen presentador, como el buen patrón, arriba siempre a buen puerto.

Fomentar la comprensión y el recuerdo

Incluso los mayores sabios del mundo poseen una capacidad intelectual limitada y finita. Existe un límite a la cantidad de datos que pueden asimilarse en un tiempo dado. Inundar a la audiencia con información no ayudará a que ésta la comprenda ni la recuerde. Una presentación debería ser fácil de seguir, comprender y recordar. La psicología y las neurociencias acuden en nuestra ayuda en este aspecto. El conocimiento de cómo funcionan los procesos mentales de nuestro cerebro nos ayudará a crear presentaciones que permitan a la audiencia comprender y retener más fácilmente el material. Muchas entradas de este blog se dedicarán a examinar diferentes principios psicológicos y su mejor aplicación al arte de presentar.

La próxima vez que realicemos una presentación deberíamos plantearnos estas preguntas: ¿estoy conectando con la audiencia?, ¿estoy captando y dirigiendo su atención?, ¿comprenden y podrán recordar lo que les cuento? “El Arte de Presentar” intentará proporcionar las herramientas necesarias para que la respuesta sea siempre afirmativa.

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