Los aficionados al buceo saben muy bien que se gasta el aire más rápidamente cuanto más profundo se desciende. Por lo tanto, existen límites de tiempo según la profundidad. Bajo el agua, a profundidades cercanas a los 30 metros, el nitrógeno tiene un notable efecto tóxico que aumenta con la profundidad, denominado narcosis de nitrógeno. Cuanto mayor sea la profundidad y más tiempo se permanezca, más exceso de nitrógeno absorbe el cuerpo. Si se permanece bajo el agua por encima de ciertos límites de tiempo, las burbujas de nitrógeno que se forman en el cuerpo después de una inmersión producen una condición médica muy grave denominada enfermedad descomprensiva.

¿Cuál debe ser la profundidad con que tratar el tema?

Durante la fase de planificación de una presentación, una pregunta muy frecuente que nos asalta es cuánto detalle debe proporcionarse o, lo que es lo mismo, cuál debe ser la profundidad con que se trata el tema. La respuesta requiere imaginación y sensibilidad y depende en gran medida del tipo de audiencia: cuánto sabe ya sobre el tema y cuánto más desea o necesita aprender.

Si pasamos demasiado tiempo a demasiada profundidad, podemos perder a buena parte de la audiencia por narcosis de información. Evidentemente, no hay que proporcionar absolutamente todos los detalles, por lo que hay que excluir todo aquello que no sea relevante para la audiencia.

Por otro lado, si se exceden ciertos límites de tiempo a demasiada profundidad, la audiencia padecerá tras la presentación la enfermedad descompresiva y olvidará su contenido cuando salga abrumada por la puerta.

Alcanzar el equilibrio constituye una habilidad esencial del arte de presentar.

Alcance y profundidad

La profundidad está íntimamente ligada con el alcance. Michael Alley, en su libro “The Craft of Scientific Presentations”, muestra muy gráficamente la relación entre alcance y profundidad a través de las dimensiones de recipientes de volúmenes idénticos. Para una presentación con el tiempo fijo, es decir, para un recipiente de un volumen dado, se puede proporcionar una cantidad de información determinada. Cuanto mayor sea el alcance, menor será la profundidad y por tanto más difícil será satisfacer las expectativas de la audiencia. En contrapartida, cuanto menor sea el alcance, con mayor profundidad podrá tratarse el tema y más fácil será que puedan verse respondidas las inquietudes de la audiencia.

Cuando planifiques tu próxima presentación reflexiona sobre el alcance y profundidad de la misma, teniendo en cuenta las expectativas y conocimientos de tu audiencia. Y cuando te decidas por un nivel de profundidad y de alcance, refléjalo en el título. Por supuesto, en el documento que entregues a la audiencia puedes profundizar mucho más en cada detalle y aspecto tratado o incluso extender el alcance. Pero en tu presentación céntrate en lo esencial.

¡Feliz inmersión!

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Siendo niño, cuando le preguntaba a mi padre por el significado de alguna palabra mientras hacía los deberes, él acostumbraba a responderme: «Mírala en el diccionario y así te quedarás también con la palabra anterior y la posterior y alguna otra que encuentres por el camino». No era vagancia por su parte, sino un interés sincero porque yo aprendiese. Qué duda cabe que el esfuerzo de mirar palabras en el diccionario ayudaba a que éstas quedaran fijadas en mi memoria.

Ya se ha mencionado en numerosas ocasiones que uno de los tres objetivos fundamentales de toda presentación consiste en fomentar la comprensión y el recuerdo. En el libro “Principios universales de diseño” se recomiendan algunas estrategias para fomentar el recuerdo, como el efecto von Restorff o la profundidad de procesamiento. Este último principio puede expresarse como:

«La información analizada profundamente se recuerda mejor que la analizada superficialmente.»

—Principios universales de diseño

Ayuda a la audiencia a procesar la información profundamente

¿De qué manera puedes aplicar el principio de profundidad de procesamiento en tus presentaciones? Por ejemplo, haciendo preguntas directamente a la audiencia o haciéndola participar en pequeños experimentos puedes reforzar drásticamente la retención de información. Evidentemente, este tipo de recurso por lo general sólo se puede utilizar ante audiencias reducidas y en determinados contextos. Ante audiencias grandes, siempre que resulte apropiado, pueden hacerse preguntas de levantar la mano. De esta manera se implica a la audiencia y la presentación se convierte más en un diálogo que en un monólogo. Estas preguntas sirven además como toque de atención a aquellas personas que tienen tendencia a dispersarse. No obstante, el mero hecho de formular preguntas y dejar una pequeña pausa antes de responderlas tú mismo da margen para que la audiencia reflexione sobre la cuestión. Eso sí, no confundas las preguntas abiertas con las interrogaciones retóricas. Éstas también se pueden utilizar durante la presentación, dejando bien claro que se trata de un recurso estilístico.

Recuerda, la audiencia no quiere esforzarse descifrando letra pequeña en la pantalla o interpretando gráficos complejos. Pero sí le gusta que la inciten a reflexionar, que le hagan participar, que la incluyan en un diálogo con el ponente. En tu próxima presentación, busca la forma de ayudarles a procesar la información que tú les das y recordarán mejor lo que tengas que decirles.

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¿Alguna vez te han hecho participar durante una presentación? ¿De qué manera? ¿La experiencia fue positiva o negativa? Compártela con el resto de lectores.

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Cinco amigos se sientan en una cafetería y el camarero les toma nota:

«Un café solo».

«A mí uno con leche».

«Yo un cortado».

«El mío corto de leche, pero ni muy fría ni muy caliente».

«Pues yo con más leche, pero caliente, que queme».

El camarero se acerca a la barra y ordena: «¡Cinco cafés!».

¿Es posible satisfacer a audiencias heterogéneas?

No podemos servir café para todos. Ya he mencionado en más de una ocasión que debemos conocer a nuestra audiencia y adaptar a ella nuestra presentación. Esta tarea resulta relativamente sencilla cuando la audiencia es homogénea: personal sanitario de un hospital, un grupo de directivos de empresas de seguridad informática, abogados de la rama mercantil, científicos expertos en optoelectrónica, etc. Pero, ¿cómo adaptar una presentación a un público heterogéneo, con conocimientos previos variados e intereses diversos?

Michael Alley, en su excelente obra The Craft of Scientific Presentations ofrece una posible solución de compromiso. Dista mucho de ser perfecta, pero ciertamente merece la alegría de ser reseñada aquí.

Parece obvio que cuando la audiencia es heterogénea, resulta imposible crear una presentación que satisfaga a TODOS los asistentes durante TODO el tiempo. Sin embargo, si nuestro objetivo es satisfacer a TODO el mundo AL FINAL de la presentación, una posible solución consiste en hablar para las distintas audiencias en distintos momentos de la presentación.

Se empieza con poca profundidad, orientando a todo el mundo acerca del tema. Esta orientación incluye mostrar, no sólo mencionar, la importancia del tema.

Después, para cada división del cuerpo de la presentación, antes de sumergirnos en los detalles del tema, comenzamos con una visión superficial que todo el mundo puede seguir. Durante las inmersiones profundas habrá muchos miembros no técnicos y generalistas de entre la audiencia que no podrán seguirnos, pero serán traídos de vuelta a la superficie durante el comienzo del siguiente tema.

Al final de la presentación, deberíamos volver a la superficie y examinar los resultados de manera que todo el mundo los entienda.

Gracias a esta estrategia, aunque el público no técnico y generalista no se habrá enterado de todos los detalles, al menos toda la audiencia habrá podido seguir los puntos principales de la presentación. No sólo debemos pensar en nosotros mismos. También en nuestro público.

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