Sinfonía verbal y no verbal 7/38/55

septiembre 29, 2008

Siendo un niño, asistí durante una Semana Santa transcurrida en un pueblo del sur de España a la Vigilia Pascual, que se celebra durante la madrugada del sábado al domingo de Pascua. Alcanzado un cierto momento de la liturgia, el cura anunció: “¡Cristo ha resucitado! ¡Somos los más felices de los hombres todos! ¡Cantemos con alegría!”. A su indicación, los feligreses allí congregados entonaron el canto: “¡Aleluya! ¡Aleluya! ¡Aleluya!”, con un tono arrastrado y monocorde, sin el más mínimo entusiasmo ni rastro de júbilo. Aún mantengo vívido el recuerdo de mi sorpresa infantil: “¿A quién quieren engañar? ¡No sienten la más mínima alegría!”. ¿Qué había ocurrido? Existía un desajuste entre el mensaje verbal y el mensaje no verbal: con las palabras los fieles decían una cosa, pero con la voz y el cuerpo contradecían la anterior.

La Regla de Mehrabian

El antropólogo Albert Mehrabian realizó una serie de estudios durante la década de los 70 en los que analizaba la importancia relativa de los mensajes verbales y no verbales. Los resultados a los que llegó en el curso de sus investigaciones resultaron sorprendentes. El lenguaje verbal (lo que se dice) participa escasamente en la comunicación de emociones y sentimientos: apenas un 7%. Aproximadamente un 38% de la comunicación corresponde al lenguaje paraverbal (entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, etc.) y el 55% al lenguaje corporal (gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración, etc.). La importancia de los elementos no verbales sobre los verbales aumenta si existen incongruencias entre ellos: si las palabras y el cuerpo están en descuerdo, uno tiende a creer al cuerpo. Un niño, sin leer a Mehrabian, había llegado a sus mismas conclusiones.

La Regla de Mehrabian se aplica a la comunicación de emociones, no de ideas

Ahora bien, debe tenerse muy presente que esta Regla de Mehrabian o Regla del 7-38-55 fue derivada a partir de experimentos realizados cuando el sujeto está hablando acerca de sus propias emociones y sentimientos. Por consiguiente, estos datos no pueden extrapolarse a toda situación de comunicación. A veces uno encuentra en manuales sobre cómo hablar en público afirmaciones del tipo “lo que dices sólo contribuye en un 7% al mensaje” y no es cierto, a menos que el mensaje quiera expresar cuánto te quiero o cuán contento estoy. En las presentaciones profesionales habituales, más centradas en el pensamiento lógico y racional, no solemos hablar de nuestros sentimientos o gustos, por lo que el mensaje verbal contribuye en un porcentaje mucho mayor a la transmisión del mensaje, cercano al 100%.

¿Tiene aplicación la regla de Mehrabian a una presentación convencional? Durante una conferencia, el contenido textual se expone de forma completamente verbal, pero acompañado de una serie de pistas no verbales que indican cuál es la actitud del orador hacia sus propias palabras. Por supuesto, el contenido de una presentación es lo más importante y constituye su razón de ser, pero la manera como se exponga causará un profundo efecto sobre la forma como lo recibirá la audiencia. La mayoría nos olvidamos del contenido de una charla que presenciamos años atrás, pero recordamos por largo tiempo al conferenciante.

Por lo tanto, debemos prestar atención a armonizar sinfónicamente nuestros mensajes verbales, paraverbales y corporales. Recuerda que hasta un niño es capaz de detectar inconsistencias entre ellos.

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El ciclo vital de las presentaciones

septiembre 19, 2008

Los seres humanos, los animales, las plantas, los residuos, los productos fabricados, las enfermedades, las organizaciones, el software, todos ellos nacen (o son creados), crecen, se transforman y mueren (o son destruidos), aunque a veces reaparecen reencarnados en nuevas formas. De hecho, todo en este mundo posee su ciclo de vida particular, algunos de los cuales los estudiamos en la escuela o en la universidad. El ciclo vital de las cosas que usamos a diario está soberbiamente narrado en esta extraordinaria presentación a cargo de Annie Leonard. En esta corta presentación multimedia de eficaz diseño y gran creatividad, se destapan las contradicciones morales e injusticias sociales a lo largo del ciclo de vida de los productos que consumimos masivamente.

El ciclo vital de las presentaciones

Las presentaciones, como los demás seres, también presentan su propio ciclo de vida, que podría sintetizarse en cuatro etapas: 1) planificación, 2) estructura, 3) diseño, y 4) exposición. En realidad, más que del ciclo de vida hablaremos de la línea de vida de la presentación.

Planificación

Tan pronto uno conoce la fecha de una presentación, lo primero que debe hacer es planificarse. Las primeras preguntas a las que debe buscar respuesta son las siguientes:

  • ¿Cuál es el propósito de la presentación? ¿Informar, defender, vender, convencer, inspirar, …?
  • ¿Cómo es la audiencia? ¿Cuál es su edad media, nivel de formación medio, conocimientos previos? ¿Qué espera de la presentación?
  • ¿De cuánto tiempo se dispone?
  • ¿Cuál es la idea fundamental que se desea comunicar? En otras palabras, ¿cuál es el mensaje que se desea transmitir? ¿Cuál es la mejor estrategia para conseguirlo? ¿Qué puedo ofrecer a la audiencia?
  • ¿Qué conocimiento necesito yo como ponente? ¿Sé todo lo que necesito? ¿Necesito aprender algo?

En esta primera etapa, todavía no se ha abierto PowerPoint ni ninguna otra herramienta similar (Keynote, LaTeX, etc.) Como se verá, durante la planificación es mejor utilizar el lápiz y papel o la pizarra. Muchas de las entradas futuras del blog estarán dedicadas a esta etapa inicial, ofreciendo pautas para dar respuesta a estas importantes preguntas.

Estructura

Una vez que se ha respondido a los interrogantes anteriores, conviene comenzar a reunir el material y estructurarlo según la información recién obtenida. Normalmente, toda presentación se organiza en tres partes fundamentales: introducción, cuerpo y conclusiones. A su vez, la parte central o cuerpo suele subdividirse en varias partes en función de los conceptos que se desee transmitir. Ahora es el momento de pensar qué contenido irá en cada una de ellas, cuánto tiempo se les asignará, con qué profundidad y alcance se cubrirán, etc. También es un buen momento para reflexionar acerca de qué materiales de apoyo pueden incluirse y dónde dentro de la presentación: anécdotas, historias, vídeos, fotografías, ejemplos, explicaciones adicionales, etc. En el blog se ofrecerán variados consejos para ayudar a estructurar de la mejor manera la presentación en función de la ocasión.

Diseño

Ya se cuenta con el material en bruto de la charla y se sabe dónde encajará cada elemento. Se trata ahora de presentarlo con un diseño atractivo y cautivante. Habrá que prestar atención a cómo se incluirá el texto: la elección de las fuentes, el uso de boliches, los títulos, las tablas, las ecuaciones, etc. A continuación, si se decide utilizar material multimedia adicional, como vídeos, audios, animaciones, gráficos, fotografías, etc., habrá que pensar igualmente de qué manera incluirlo causando un impacto visual favorable. Debe hacerse igualmente un uso racional y comprensible de los gráficos (circulares, de barras, de líneas, etc.). El objetivo que nos animará a lo largo de toda esta fase es conseguir un diseño sencillo pero atractivo de nuestras transparencias, huyendo de las listas de boliches y del clip art y gráficos de baja calidad. Cada transparencia de nuestra presentación debería merecer figurar como un anuncio de una valla publicitaria o de una revista. Se pasará revista a los conceptos de diseño más innovadores y a los principios psicológicos que ayudan a diseñar una presentación de manera efectiva.

Exposición

Llega por fin la última y más temida etapa de la presentación, aquella en la que culmina todo nuestro trabajo anterior: la exposición delante de la audiencia. Para que la presentación sea un éxito deben tenerse en cuenta elementos de lenguaje verbal (lo que se dice, esto es, el contenido que se pondría por escrito en una transcripción) y de lenguaje no verbal (lo que no se registraría en papel). A su vez, dentro del lenguaje no verbal suelen distinguirse dos categorías. Por un lado, el lenguaje paraverbal: cómo se dice el mensaje, es decir, entonación, proyección, tono, énfasis, pausas, ritmo, muletillas, etc. En segundo lugar, el corporal: lo que el cuerpo transmite a través de gestos, posturas, mirada, movimiento de los ojos, respiración, desplazamientos, etc. Buena parte de las entradas del blog irán destinadas a esta categoría para ayudarnos a mejorar en estos aspectos cruciales de la comunicación y, sobre todo, a vencer el miedo escénico. Recuerda: el objetivo final del arte de presentar es disfrutar hablando en público y que el público disfrute escuchándonos.

Curiosamente, esta línea de vida de la presentación puede sufrir misteriosas y tortuosas ramificaciones, ya que a veces uno mismo reutiliza el material de una vieja presentación en otra nueva (¿genes recesivos?), o bien el diseño de una presentación sirve de inspiración a otras personas quienes utilizan algunas transparencias en sus propias presentaciones (¿infección vírica?), o uno mismo repite la misma presentación en distintos foros con pequeñas o grandes variaciones (¿mutaciones genéticas?) que la adaptan a cada audiencia (¿hábitat?). Y, por supuesto, cuanto más practiquemos y más presentaciones protagonicemos, mejor nos adaptaremos a cualquier situación (¿evolución de la especie?).

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El Arte de Presentar

septiembre 12, 2008

Kevin Mitnick, el hacker más famoso del mundo, visitó Galicia durante la primera semana de junio de 2003. En presencia de un auditorio abarrotado, subió al escenario donde le esperaba su portátil. Su objetivo no era atacar delante de las cámaras ningún ordenador gubernamental ni reventar ningún sistema de inteligencia, sino dar una conferencia sobre El Arte del Engaño, del cual llegó a ser maestro consumado. Ilustró con jugosas historias tomadas de su oscuro pasado como hacker de qué manera la ingeniería social puede hacerse con contraseñas y penetrar en sistemas informáticos; habló con pasión de cómo vencer los engaños en las empresas; con bromas y una presentación muy bien diseñada consiguió meterse al público en el bolsillo desde los primeros minutos. Cuando después de una hora terminó su charla, nos quedamos con la sensación de “¿Ya está? ¿No pueden dejarle hablar otra hora más?”, como el niño al que se le ha terminado el helado.

¿Alguna vez has tenido esa misma sensación de perder la noción del tiempo absorbido completamente escuchando una presentación? Seguro que sí, aunque no suele ser lo habitual. Se nos ha arraigado la creencia de que las presentaciones, especialmente las científicas y de negocios, deben ser “serias”. Y “serio” es normalmente sinónimo de “aburrido”: transparencias y transparencias saturadas de cifras, gráficos y tablas. El entretenimiento queda para las salas de cine y de teatro. ¡Nada más lejos de la realidad! Del mismo modo que antiguamente se creía que todo lo placentero era pecado, hoy día existe el prejuicio de que si una presentación entretiene, entonces no puede transmitir información veraz ni profundidad de contenidos. Sin embargo, no existe ningún motivo por el que una presentación rigurosa no pueda resultar entretenida. Un buen presentador es como un buen artista: si domina su arte, será capaz de conectar con su público y mantenerlo pendiente de sus palabras, de principio a fin. Toda presentación es un acto creativo. En él se busca comunicar al público un mensaje. Si este mensaje no llega a la audiencia, todos los datos y ecuaciones del mundo no lo arreglarán.

El primer paso para transformarnos en buenos comunicadores consiste en comprender que presentar es un arte. Ahora bien, contrariamente a lo que uno pudiera creer, se trata de un arte al alcance de todos y no sólo de unos pocos genios superdotados. La experta en comunicación Suzanne Bates nos proporciona palabras de aliento: “Las dotes del orador no vienen con los genes, sino con la preparación”. ¡Hay esperanza! Posiblemente, si no poseemos el don, no llegaremos a ser oradores excepcionales. Ni falta que hace. Lo que de verdad importa es que todos podemos llegar a ser mejores comunicadores de lo que somos ahora si nos liberamos de todas las ideas aprendidas sobre cómo “deben” ser las presentaciones y de las opiniones establecidas que encorsetan nuestra creatividad.

“El Arte de Presentar” nace con la vocación de ayudar a todos los profesionales que durante el desempeño de sus funciones deban comunicar en público a diseñar y presentar trabajos de una forma cautivante y visualmente atractiva, de manera que su mensaje se comunique sin obstáculos a la audiencia. Las entradas de este blog aportarán pautas, ejemplos y consejos para ayudarnos a liberar nuestras mentes de la carga de lo convencional en el mundo de las presentaciones.

Ojalá sus contenidos sirvan para contribuir al cambio de mentalidad con respecto a lo que debe ser una buena presentación y nos ayuden a todos a mejorar nuestras habilidades de comunicación. El controvertido y provocador publicista Paul Arden lo expresó magistralmente: “No des una charla. Monta un show”. El día en que llegado el momento de hablar ante una audiencia disfrutemos haciéndolo y la audiencia disfrute escuchándonos, nos habremos transformado en maestros del arte de la presentación.

¡Bienvenidos a “El Arte de Presentar”!


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