“Nunca he oído una presentación que fuera demasiado corta. Una presentación no puede ser demasiado corta porque, si es buena, conseguirá que los oyentes hagan preguntas y la alarguen.”

—Guy Kawasaki, “El arte de empezar”

¿Eres un emprendedor en busca de financiación para tu idea de negocio? ¿Se te ha presentado la oportunidad de explicársela a un grupo de inversores? ¡No la desperdicies! En su libro El Arte de Empezar, el gurú del emprendimiento Guy Kawasaki ha concebido la regla del 10/20/30 para presentaciones de emprendedores que te puede resultar de gran ayuda.

10 transparencias

El propósito de la presentación es despertar el interés, no cerrar un trato. Quieres transmitir “lo bastante”, no todo. Si solamente usas 10 transparencias, te centrarás en lo esencial. “Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea”, afirma Kawasaki.

Los diez temas que más inquietan al inversor y que podrías tratar en diez transparencias son:

1. Título
2. Problema
3. Solución
4. Modelo de negocio
5. La magia que hay detrás
6. Marketing y ventas
7. Competencia
8. Equipo de dirección
9. Proyecciones financieras e indicadores clave
10. Estado actual, logros hasta la fecha, cronología y empleo de los fondos

20 minutos

Aunque te asignen una hora para tu presentación, no te alargues más de 20 minutos explicando tu idea mediante las 10 transparencias. Por un lado, puede que llegada la ocasión no dispongas de la hora completa. En segundo lugar, te conviene un margen amplio para los comentarios. Si tu idea es brillante y la has sabido presentar convincentemente, 40 minutos se volverán escasos para responder a todas las preguntas.

30 puntos de fuente para el texto como mínimo

Si necesitas una fuente pequeña para acomodar tu material es que estás poniendo demasiados detalles en la diapositiva. “Usa las diapositivas como hilo conductor, no para leerlas”, nos aconseja Kawasaki. Al usar un tamaño de fuente mayor de 30 puntos, no caerás en la tentación de llenarlas de texto. Las transparencias no están para ayudarte a ti, sino para amplificar tu mensaje y ayudar a la audiencia a captarlo.

Las reglas hay que conocerlas para poder romperlas

Tampoco te tomes esta regla demasiado en serio. Quédate con la filosofía general: no abrumes a la audiencia con montones de transparencias, sé breve permitiendo a la audiencia que exprese cuáles son sus inquietudes  y usa visuales que todo el mundo pueda leer usa visuales que todo el mundo pueda leer, incluso el señor mayor de la última fila. Lo demás adáptalo a la personalidad de cada presentación.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Alguna vez has presentado tu idea ante un grupo de inversores? ¿Cómo enfocaste la presentación?

“Las tipografías son la ropa de las palabras.”

¿Existe alguna manera de utilizar fuentes fuera de lo común y a la vez poder visualizar el archivo PowerPoint resultante en cualquier ordenador? La solución reside en la incrustación de fuentes.

Incrusta las fuentes en archivos de PowerPoint 2007

1. Haz clic sobre el Botón de Office.
2. Pulsa Guardar como.
3. En el cuadro de diálogo Guardar como, pulsa el botón Herramientas y selecciona Opciones de guardado.
4. Verifica la casilla Incrustar fuentes en el archivo.
5. Puedes seleccionar incrustar sólo las fuentes que aparecen en ese archivo concreto de PowerPoint, lo que asegura que la presentación se verá bien en otros equipos, o todas las fuentes, lo que permitirá además modificarla.
6. Pulsa Aceptar.

Incrusta las fuentes en archivos de PowerPoint 2003

Este mismo cuadro de diálogo puede accederse en PowerPoint 2003 desde el menú Archivo > Guardar como.

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“Una sola palabra resume apropiadamente la responsabilidad de cualquier gobernador y esa única palabra es ‘hay que estar preparado’.”

Cuando uno diseña laboriosamente su presentación y elige con todo cariño una fuente preciosa que ha encontrado en algún sitio por Internet, el resultado puede ser espectacular en el propio ordenador, pero ¿qué pasa cuando visualizamos esa misma presentación en otro equipo o exportamos la presentación a otro formato? Expresado en una sola palabra: hay que estar preparado.

Clave 10. Usa fuentes estándar

Distintos equipos tienen instaladas distintas fuentes. Si en tu presentación has utilizado fuentes fuera de lo común sólo presentes en tu equipo, lo más probable es que si la visualizas en otro ordenador éste carezca de esas mismas fuentes y las cambiará por otras parecidas, con resultados desastrosos.

Siempre y cuando visualices la presentación en un ordenador con las mismas fuentes no hay problema. Ahora bien, cuando no tienes control sobre el ordenador que se usará para la presentación, limítate a utilizar fuentes estándar, como Arial, Tahoma o Verdana (recuerda que no debes usar fuentes con serif). O mejor aún, llévate a todas partes tus portátil y, si te dejan, presenta siempre desde él. Hay quien para cubrirse las espaldas exporta su presentación a imágenes de una resolución de 1024×768 las cuales se ven bien siempre en cualquier equipo con cualquier sistema operativo, incluso en un iPhone, sin importar la elección de las fuentes.

Problemas similares pueden presentarse con las impresoras a la hora de imprimir las transparencias. Así que, si utilizas fuentes poco comunes, no cuentes con que las transparencias se verán en papel como las ves en pantalla.

Este problema se hace extensible a todos los medios, por ejemplo al cargar presentaciones en Slideshare. Hay que reconocer que la selección de fuentes de Slideshare es bastante limitada.

En definitiva, si quieres que tus transparencias se lean bien en cualquier equipo, usa fuentes estándar.

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“La tipografía es la materia prima del diseño gráfico y, como en la cocina, si usas buenos ingredientes tienes más posibilidades de preparar un buen plato. Los grandes diseñadores se distinguen de los buenos diseñadores por cómo eligen y usan las tipografías.”

Clave 6. Utiliza fuentes que sean fáciles de leer

Una vez más, a la hora de elegir la tipografía para las transparencias de tu presentación, también se aplica el principio de la navaja de Ockham o de la simplicidad. A lo mejor puedes sentirte tentado de pensar que una fuente extravagante te hará parecer sofisticado. Pues no. Aunque a ti te parezca estupenda, la audiencia la percibirá como un obstáculo. En lugar de mejorar el diseño, conseguirás que la audiencia deba esforzarse más para el descifrar el texto de tus transparencias. Tu objetivo fundamental a la hora de elegir una tipografía u otra debe ser su claridad y legibilidad en pantalla durante la presentación. Que quede bien en un informe, no significa que se lea bien en una sala en penumbra sobre una pantalla de pobre resolución y escasos lúmenes. La audiencia no quiere esforzarse, quiere que se lo den todo mascado.

La tabla periódica de las tipografías puede ayudarnos a decidirnos por una tipografía u otra a la hora de elegir. Esta tabla agrupa las 100 tipografías más populares e influyentes hoy en día. Su análisis puede servirte de inspiración a la hora de seleccionar la tipografía más adecuada para el estilo de tu presentación.

Clave 7. Utiliza fuentes sin serif

Los tipos de letra se dividen en dos grandes familias: con serif y sin serif. Los tipos con serif (tales como Times New Roman o Palatino) presentan pequeños pies y ganchos al final de las líneas; los tipo sin serif (como Arial o Verdana) solamente presentan rasgos rectilíneos. En la pantalla de una sala de conferencias con baja iluminación, los tipos sin serif se leen mejor que los serif precisamente por carecer de esos pequeños pies y ganchos. Por consiguiente, cuando tengas que elegir el tipo de letra de tu próxima presentación, decántate por uno sin serif. Los ojos de tu audiencia te lo agradecerán.

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Bushismos

“Si no tenemos éxito, corremos el riesgo de fracasar”.

Debería acuñarse un término similar a “bushismo” para aquellas presentaciones que se empeñan en hacer un uso irracional de las fuentes que impida por completo su lectura. Ciertamente, si nadie puede leer el texto de tus transparencias, corres el riesgo de fracasar. Examinemos a continuación algunas nuevas claves para prevenir el fracaso aportadas por Stephen Kosslyn en su libro “Clear and to the Point” sobre la forma correcta de enfatizar la información.

Clave 2. Evita poner todo en mayúsculas, todo en cursiva o todo en negrita

Recuerdo ver de niño compañeros en la escuela los cuales, salvo algún adverbio y conjunción, subrayaban por completo el libro de texto. Yo pensaba que para subrayarlo todo valía lo mismo no subrayar nada. Del mismo modo, a veces contemplamos transparencias en las que diríase que todo es importante: todo está en mayúsculas, o en negrita, o en el mismo color.

Utiliza una mezcla de mayúsculas y minúsculas. Cuando todo está en mayúsculas las letras son más similares unas a otras, lo que dificulta su legibilidad. Y ADEMÁS PARECE QUE GRITAS.

Utiliza la fuente normal si es posible, no utilices negrita o cursiva más que para una o dos palabras. La cursiva es difícil de leer en textos largos y la negrita resulta más difícil de discernir que las letras normales.

Clave 3. Nunca subrayes

El subrayado corta la parte inferior de las letras de líneas descendentes (como p y g), lo que las vuelve más difíciles de identificar. Si lo que buscas es enfatizar una palabra, entonces utiliza negrita o cursiva o cambia el color de la fuente.

Clave 4. Utiliza diferentes colores solamente para enfatizar o para indicar diferentes clases de información

Los publicistas de Broadway saben bien que los cambios de color atraen la atención. En consecuencia, también esperamos que los cambios de color acarreen cambios de contenido. Por lo tanto, no cambies el color salvo para enfatizar o distinguir entre diferentes clases de información. Si se cambia el color a más de una palabra, la audiencia las agrupará. Conviene evitar utilizar más de tres colores por transparencia e incluso por presentación, ya que abrumarían a la audiencia y desbordarían su capacidad de memoria de corto plazo. Y nunca cambies los colores caprichosamente por motivos “decorativos”.

Clave 5. Utiliza diferentes fuentes solamente para enfatizar o para indicar diferentes clases de información

No uses fuentes variadas caprichosamente porque crees que “hace bonito”. Utiliza siempre la misma fuente y cámbiala sólo cuando quieras señalar un cambio de importancia o de categoría.

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¿Se te ocurre algún término como bushismo para denotar aquellas presentaciones empecinadas en fracasar?

Este ponente había olvidado por completo que no presentas para ti sino para la audiencia. Debemos pensar en lo mejor para ella, no en lo mejor para nosotros.

Retorno a las fuentes

En su libro Clear and to the Point, Stephen Kosslyn ofrece una serie de consejos para evitar que la audiencia vea borrones en la pantalla en lugar de letras claras y distintas. El término “fuente” en tipografía se refiere a la apariencia general de las letras. Las fuentes pueden variar en cuanto al tipo (Arial o Times New Roman), el estilo (negrita o cursiva), el tamaño y el color. Aunque los programas de slideware incorporan un número enorme de fuentes, lo cierto es que no todas ellas son igualmente apropiadas para presentaciones.

“No hay mejor receta para el fracaso que asegurarte de que la audiencia es incapaz de leer el texto de tus transparencias.”

— Stephen M. Kosslyn

En ésta y próximas entradas ofreceré varios consejos sugeridos por Kosslyn sobre el uso de fuentes y texto en tus transparencias con el fin de facilitarle la vida a la audiencia.

Clave 1: Asegúrate de que el tamaño es suficientemente grande para ser leído sin esfuerzo

Según una encuesta publicada en 2005, la segunda característica más irritante durante una presentación es el uso de texto tan pequeño en las transparencias que éste no puede ser leído. Se trata efectivamente de uno de los errores más comunes cometidos por profesionales en todo el mundo. Olvidamos que el texto completo de cada transparencia debería poder ser leído desde el fondo de la sala. Sí, desde el fondo de la sala.

Cuando añadas texto de reducido tamaño, piensa en lo siguiente: si no puede leerlo toda la audiencia, entonces ¿para qué ponerlo? ¿Lo pones para ellos o lo pones para leerlo tú porque no te sabes tu propia conferencia?

La objeción más frecuente que me encuentro cuando animo a utilizar un tamaño grande para las fuentes es que “entonces no me cabe todo en una transparencia”. Exacto. Ésa es la idea. Este consejo exige que cada transparencia contenga poco texto, ya que de otra forma sería imposible aumentar su tamaño. Cuanto menos texto y más grande, mejor. La audiencia no quiere leer transparencias, quiere que le cuenten una historia.

Antes de tu próxima presentación, siéntate en el fondo de la sala y averigua si puede leerse el texto de tus transparencias. En caso negativo, ¡aumenta su tamaño! Las transparencias son un apoyo para tu presentación. Tú eres el protagonista y no PowerPoint.

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