Menos es más
septiembre 16, 2010
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Lao Tse y los vastos espacios vacíos en las transparencias de tus presentaciones
junio 2, 2010
“Treinta radios convergen en el buje de una rueda,
y es ese espacio vacío lo que permite al carro cumplir su función.
Los cuencos están hechos de barro hueco
y gracias a esta nada cumplen su función.
Puertas y ventanas se abren en las paredes de una casa,
y es el espacio vacío lo que permite que la casa pueda ser habitada.
Así, lo que es sirve para ser poseído.
y lo que no es, para cumplir su función.”
—Lao Tse, “Tao Te King”
Desde su nacimiento en la vieja Grecia, nuestra cultura occidental se ha visto obsesionada por el horror al vacío. Los matemáticos huían despavoridos ante la sola mención del número cero. Los físicos llenaban el espacio de fluidos misteriosos como el éter. Los pintores abarrotaban el lienzo de pintura sin que en el menor rincón asomase el blanco original. El vacío debía ser colmado como fuera.
Experimentamos terror ante el vacío
No es de extrañar que tras este pasado marcado por la obsesión compulsiva de llenar el vacío, mucha gente, cuando se enfrenta a una transparencia en blanco, se siente en la obligación de llenarla de contenidos. Se utiliza en primer lugar una plantilla con cabeceras, pies, logos, títulos, etc., que suele dejar muy poco espacio para el contenido. A continuación, este espacio central se llena de listas de viñetas o gráficos, y si aún queda un rincón libre, se añade una imagen de clipart para rellenar. ¡Nada puede quedar en blanco, ni siquiera el silencio!
¿Por qué llenamos nuestras transparencias de datos, texto, gráficos e imágenes? Porque tememos que si no seguimos los cánones, nos acusen de perezosos, de no hacer nuestro trabajo. Por eso preferimos contarlo todo; volcar hasta el último dato: cuanto más, mejor. Después de todo, a nadie lo van a despedir por hacer las viejas transparencias de siempre, ¿no? Pero, dime, realmente, ¿qué se espera de ti en una presentación? ¿Que comuniques tu mensaje o que cumplas con el expediente? ¿Quieres destacar o inhumarte en la mediocridad?
Haz del vacío el centro de tu obra
El espacio en blanco (o negativo) es tan importante como los elementos positivos que se ubican sobre ese espacio. El espacio en blanco es vacío, nada, proporciona armonía y equilibrio a la composición, provee el aire para que respiren los elementos de la transparencia, libera de la confusión y del abarrotamiento, ayuda a mejorar la legibilidad. Cuanto más amplio el espacio vacío, mayor el contraste de los elementos positivos situados en él. El espacio en blanco es fértil.
El espacio en blanco no tiene que ser necesariamente de color blanco. Representa el espacio alrededor del sujeto o elemento positivo de la composición. Por supuesto que puede ser de cualquier color: ayuda a definir el sujeto y la relación entre los distintos elementos positivos. Podemos aprender una vez más de la publicidad , como en los siguientes anuncios:
Colorado Department Of Transportation (CDOT): Blind spot (vía Ads of the World)
AA - Alcoholics Anonymous: Career (vía Ads of the World)
Nivea for Men: New cooling (vía Ads of the World)
Cuando se trabaja sobre el espacio negativo más que sobre el sujeto, suelen alcanzarse composiciones más equilibradas y estéticamente agradables.
Cómo abrazar el vacío en tus transparencias
El espacio en blanco es un elemento de diseño de la transparencia tan importante como el título, las listas de viñetas y los gráficos. Aunque no conlleva información en sí mismo, permite que los elementos convivan armoniosamente y que la transparencia funcione. Recordemos las palabras de Nancy Duarte en su libro “Slide:ology”:
“El valor de una transparencia no viene determinado por la cantidad de información que contiene, sino por la claridad con que comunica su mensaje.”
Cuando contemples cada una de tus transparencias, plantéate qué puedes eliminar en ellas sin que se pierda su mensaje. ¿Puedes eliminar texto? ¿Puedes eliminar una imagen? ¿Puedes eliminar leyendas, etiquetas o cuadrículas de un gráfico? ¿Puedes separar la información de la transparencia en varias transparencias? Cuando no puedas eliminar más, entonces habrás llegado a una transparencia simple, con un amplio espacio en blanco. Maximizarás el impacto con los mínimos elementos.
A continuación muestro varios ejemplos de simplificación de transparencias:
ANTES
Plantilla muy intrusiva, que deja poco espacio en el centro. Exceso de texto redundante que no aporta a la gráfica. Imagen que disminuye la legibilidad y no aporta significado.
DESPUÉS
Se ha eliminado todo lo que no contribuye a transmitir el mensaje. El espacio en blanco destaca los elementos positivos y su relación.
ANTES
Plantilla con colores desafortunados. Exceso de información textual. Gráfico muy pequeño. Clipart de relleno. Sensación de confusión y abarrotamiento.
DESPUÉS
Se ha extraído el único dato relevante y se ha mostrado junto a una fotografía, usando su espacio negativo para situarlo en una composición equilibrada.
Deja que tus transparencias respiren. Dales espacio.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Siete secretos de la fotografía profesional aplicados a las presentaciones
abril 12, 2010
Los aficionados a la fotografía seguro que conocen “The Digital Photography Book”, imprescindible libro de Scott Kelby sobre fotografía digital. Releyéndolo recientemente me he encontrado en él con las siguientes reflexiones:
“Uno de los grandes secretos para crear instantáneas urbanas y de viajes que sean potentes y dramáticas consiste en esforzarse por lograr la simplicidad. Busca la simplicidad en los fondos, en las fotos de gente, en los elementos arquitectónicos, en cada aspecto: cuanto más simples sean los alrededores, mayor el impacto… Busca la ausencia de distracción. Busca la ausencia de abarrotamiento y de ruido, elimina elementos de distracción deslizándose por los bordes superiores y laterales de tu encuadre, y crearás fotos con gran impacto: no tanto por lo que tienen, sino por lo que no tienen: montones de basura.
—Scott Kelby, “The Digital Photography Book”
Las fotografías profesionales y las buenas presentaciones tienen mucho en común
¿En qué se parece una fotografía a una presentación? Se nos pueden ocurrir muchas semejanzas:
1. Simplicidad
Lo que no aporta nada es mejor no sacarlo. O dicho de otra forma, es más importante lo que dejas fuera de la foto que lo que metes en el encuadre, incluyendo los elementos, así como también el color y la textura, porque cualquier cosa que no aporte nada, lo único que hace es distraer.
2. Composición
Todos los elementos de una buena fotografía están equilibrados en una relación armoniosa entre unos y otros y dirigen la atención al punto principal de interés.
3. Diseño
Contemplada en su conjunto, una buena fotografía presenta un único tema al observador. Incluso cuando se la contempla desde la distancia, queda patente el diseño subyacente.
4. Imaginería visual
Una buena fotografía es rica en todas las dimensiones de la imaginería sensorial, incluyendo textura, puntos destacados, patrón, forma y el uso del espacio.
5. Emoción
Una buena fotografía crea una respuesta emocional y consigue que los observadores se sientan como si realmente estuvieran allí.
6. Información
Cada región de una buena fotografía presenta información que contribuye a la fuerza total de la imagen. El espacio en blanco resulta aceptable si contribuye al conjunto de la imagen.
7. Deseo
La imagen es tan convincente que el observador siente el irreprimible deseo de entrar en ella y formar parte de la escena.
Sigue estos consejos y tus presentaciones destacarán con calidad profesional
La siguiente fotografía de Scott Kelby ilustra estas características. ¿También tus presentaciones?
(Entrada escrita con la colaboración de Oscar García Peinado)
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¿Se te ocurren otras semejanzas entre la fotografía profesional y las buenas presentaciones? ¿Se te ocurre alguna otra fuente de semejanzas con las buenas presentaciones?
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Los 12 blogs que no puedes dejar de leer para mejorar tus presentaciones (en inglés)
marzo 8, 2010Todos los que realizamos presentaciones habitualmente nos esforzamos por mejorar, por superar mañana la presentación de ayer. Una persona deseosa de aprender puede encontrar inspiración en multitud de fuentes: viendo a otros presentadores sobresalientes, leyendo libros sobre presentaciones, diseño y temas afines y, por supuesto, consultando algunos de los excelentes blogs que se han creado en torno al arte de presentar. En esta entrada me he asomado a la blogosfera para reunir los 12 blogs que no puedes dejar de leer para mejorar tus presentaciones.
 1. Presentation Zen: Garr Reynold’s blog on issues related to professional presentation design
El blog de Garr Reynolds, autor del libro homónimo Presentación Zen, es el más antiguo y uno de los más influyentes. Con especial énfasis en el diseño, lleva aportando ideas valiosas desde enero de 2005. Posiblemente, el blog que inició la “revolución de las presentaciones”. |
 2. Duarte blog
Tras crear las transparencias de Al Gore para sus charlas sobre cambio climático, Nancy Duarte saltó a la fama dentro del círculo de las presentaciones. Fama que se vio afianzada con la publicación de su libro slide:ology. Su blog, al igual que el libro, está centrado especialmente en aspectos de diseño de transparencias. |
 3. Sticky Slides: Ideas to change the world, one presentation at a time
Tal vez menos conocido, pero no menos brillante, el blog de Jan Schultink es uno de los más activos, con un ritmo casi diario de publicación de entradas. Trata temas de lo más variado, aunque sus mejores aportaciones posiblemente se produzcan en la confección de transparencias creativas. |
 4. Life After PowerPoint!: Speaking for Leaders and Aspiring Leaders
El blog de Chris Witt no trata los aspectos de diseño, sino que se focaliza en el contenido de las presentaciones, en cómo crear mensajes poderosos que comuniquen ideas importantes. Está orientado especialmente a ejecutivos y líderes, que buscan influir a través de la palabra oral. Te ayudará a replantearte desde cero qué es y para qué sirve un discurso. |
 5. Six Minutes: Speaking and Presentation Skills: Your guide to becoming a confident and effective speaker
El blog de Andrew Dlugan se centra sobre todo en la exposición oral y en el discurso, ofreciendo consejos y estrategias para ayudarnos a transformarnos en oradores más eficaces y mejores comunicadores. Recopila artículos de otros blogs sobre presentaciones y también publica material propio. |
 6. More than PowerPoint: Energy. Ideas. Inspiration. Fun!
El título del blog de Laura Bergells ya lo dice todo: una presentación es mucho más que PowerPoint. En sus entradas va proporcionando consejos sobre cómo mejorar nuestras habilidades de presentación. |
 7. Speak Schmeak: Things I’m thinking about speakers and speaking
Lisa Braithwaite dedica las entradas de su blog a las habilidades de comunicación y a la mejora de nuestra exposición en público. Entiende el hablar en público como una actividad lúdica, perfecta para que nos expresemos creativamente, con autenticidad y pasión. El protagonista de sus charlas y de sus entradas es siempre la audiencia. |
 8. Speak Fearlessly: Communication Skills for Business Professionals
Haciendo honor a su título, el blog de The Henderson Group “proporciona a sus lectores consejos, técnicas, estrategias, recursos, sugerencias y pensamientos sobre cómo ser un orador y comunicador más eficaz”. Qué duda cabe que siguiéndolos llegaremos a hablar en público sin temor. |
 9. Speaking about Presenting: Help with your next presentation from Olivia Mitchell
El blog de Olivia Mitchell está también enfocado a las habilidades de comunicación y a la mejora de nuestra capacidad de planificación y exposición. Aunque trata el PowerPoint en muchas de sus entradas, no lo hace desde el punto de vista del diseño o trucos sobre su uso. |
 10. Apollo ideas
El blog de Jeff Brenman, aunque con muy poca actividad, suele sorprender por la calidad de sus escasas entradas. Gran fuente de inspiración especialmente para encontrar ideas sobre diseño de transparencias. |
 11. Talking Points
El blog de Joey Asher está dedicado a aquellos que quieren hacer presentaciones de negocios y de ventas que conecten con la audiencia, vendan ideas y consigan negocio. |
 12. Decker Blog: Create Your Communication Experience
Bert Decker es un conocido coach y autor de libros sobre cómo hablar en público. En su blog se dedica especialmente a analizar discursos de políticos y personajes famosos (en Estados Unidos, aquí no tanto). Especialmente útil para directivos de empresa y políticos. |
BONUS: Blogs en español
Así como existen innumerables blogs sobre presentaciones y temas afines en lengua inglesa, en español son más bien escasos. A petición vuestra, incluyo un par de ellos. Podéis ayudarme a completar la lista si conocéis más.
- presentArte: ideas para elaborar presentaciones 2.0
- El arte de presentar con PowerPoint: ideas simples para preparar, diseñar y exponer presentaciones
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Presentación Zen
enero 21, 2010“Llega la primavera y la hierba crece por sí misma”.
—Dicho zen
En agosto de 2006, durante una tarde ociosa sentado delante del ordenador, buscaba en Internet información sobre el zen cuando topé ¿por casualidad? con el recién nacido blog de Garr Reynolds. Para mí el descubrimiento fue como una iluminación, algo así como un satori en el ámbito de las presentaciones. Por aquel entonces yo llevaba más de 10 años dando conferencias y cursos y podía decirse que mi estilo de presentación ya era de por sí bastante zen. Sin embargo, cuando me confronté con el “maestro” se abrió ante mí un nuevo mundo de posibilidades. Jamás había visto presentaciones semejantes. Contemplé por primera vez la presentación no ya sólo como ejercicio informativo, sino como obra de arte sencilla, elegante y natural. El blog Presentation Zen revolucionó mi forma de presentar para siempre. Y estoy seguro de que este libro donde condensa todas sus enseñanzas también puede revolucionar la tuya.
Nunca he ocultado la gran influencia que Garr Reynolds y su zen de las presentaciones ha ejercido sobre mí y mi manera de presentar después de aquel verano de 2006. Me confieso un acérrimo fan suyo, pues lo considero la persona que más ha hecho por poner en marcha la revolución de las presentaciones.
El libro presentación zen, de un cuidadísimo y bello diseño, se antoja especial ya desde su prólogo, a cargo de Guy Kawasaki, consistente en 15 transparencias ¡Qué apropiado, qué idea tan inspirada para un libro que conversa precisamente sobre las presentaciones!
Tras una introducción en la que Garr expone su visión del zen de las presentaciones y nos resume las ideas más destacadas de Una nueva mente, el grueso del libro está estructurado en tres partes:
- Preparación: donde se explaya acerca de la creatividad y las formas de fomentarla, la planificación analógica de la presentación y la creación de historias.
- Diseño: donde abunda en la idea nada sencilla de la sencillez y proporciona numerosos principios y técnicas para ayudarnos a mejorar el diseño de nuestras transparencias y así comunicar mejor nuestro mensaje.
- Exposición: donde medita sobre el arte de estar completamente presente y conectar con la audiencia, habilidades esenciales para una buena presentación, al estilo de las de Steve Jobs ahí reseñadas.
Termina con un capítulo con reflexiones un tanto filosóficas acerca del camino a seguir y cómo mejorar al recorrerlo.
Con Garr Reynolds llegó la primavera a las presentaciones. Deja que las tuyas también florezcan.
FICHA TÉCNICA
Autor: Garr Reynolds
Título: presentación zen
Editorial: Pearson
Páginas: 230
Año: 2009
Lo mejor: Como el sopapo de los maestros zen que trae la iluminación a sus estudiantes, la lectura del libro, hermoso y sencillo, supone una sacudida que cambiará nuestra forma de entender las presentaciones.
Lo peor: A veces resulta demasiado filosófico y se echan en falta consejos más prácticos, especialmente en la parte dedicada a la exposición.
Dónde comprarlo: Amazon.com :: Casa del libro :: Amazon.es
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Los siete pecados capitales de las presentaciones que no debes cometer
noviembre 11, 2009
Según la tradición judeocristiana, se define el pecado como la violación de una relación, la ruptura de un contrato, la traición de un tratado solemne. Aristóteles abunda en el asunto desde una perspectiva profana en su “Ética a Nicómaco”, aduciendo que un pecado representa una tendencia excesiva en una dimensión de la acción o del pensamiento, mientras que el comportamiento sano y virtuoso reside en encontrar el equilibrio correcto entre los extremos.
La presentación como contrato con el público
Cuando presentamos realizamos un contrato implícito con el público, establecemos una suerte de breve relación temporal, firmamos un tratado solemne. Su texto invisible pero tácito sostiene que transmitiremos una idea clave sobre un tema de interés durante el tiempo asignado con un lenguaje claro adaptado a la audiencia para su propio beneficio. Por desgracia, con frecuencia alarmante, pecamos. ¿De qué manera?
Los siete pecados capitales al presentar
Jerry Weissman glosa en su libro “Presenting to Win” cinco pecados capitales a los que tristemente sucumben la mayoría de presentaciones. Yo me he tomado la libertad de añadir otros dos para redondear la cifra:
1. Carecer de una idea clara
La audiencia abandona la sala preguntándose acerca de qué trataba la presentación. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante toda una presentación para al final terminar preguntándote: “¿Cuál era el mensaje?”.
2. Carecer de un beneficio para la audiencia
La presentación fracasa en mostrarle a la audiencia cómo puede beneficiarse de la información vertida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación sin parar de preguntarte: “¿Y a mí qué?”.
3. Carecer de un orden claro en las ideas presentadas
La secuencia de ideas es tan confusa que deja a la audiencia perdida, incapaz de seguir el hilo. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, decirte: “¡Espera un momento! ¿Cómo ha llegado hasta ahí?”.
4. Proporcionar excesivo detalle
Se presentan tantos datos y hechos, incluyendo aquellos que resultan excesivamente técnicos o irrelevantes, que la idea principal queda oscurecida. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, en determinado punto, preguntarte: “¿A qué viene eso?”.
5. Extenderse excesivamente
La atención de la audiencia decae y ésta se aburre antes de llegar al final de la presentación. ¿Cuántas veces en toda tu carrera profesional has asistido a una presentación que te resultara demasiado corta?
6. Leer las transparencias
Leer las transparencias delante del público durante una conferencia constituye posiblemente el comportamiento más irritante que un conferenciante puede exhibir. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y, después de la segunda transparencia, pensar: “¡Eh! ¡Yo también sé leer!”.
7. Abusar del PowerPoint
Transiciones fantasiosas, animaciones sin sentido, sonidos irritantes, clipart de mal gusto, fotografías de baja resolución, colores chillones, mal contraste, elementos decorativos sin ton ni son, tipografías vulgares, tamaño ilegible del texto, son sólo algunas de las múltiples formas como se puede utilizar pobremente el PowerPoint. Cuántas veces no te habrá ocurrido sentarte durante una presentación y comentar con tu compañero: “¡Qué transparencias más cutres!”.
El destino del pecador es el Infierno
Cuando los oradores cometen cualquiera de estos pecados están malgastando el tiempo, la energía y la atención de su audiencia. Y lo que es peor, están desbaratando sus propios objetivos. Aunque cada uno de los siete pecados es único e independiente de los demás, todos pueden resumirse en una excesiva e informe vomitona sin sentido de datos, carente de propósito ni plan.
Al que comete estos pecados le espera la reacción negativa de la audiencia: el bostezo, el rechazo, la irritación, la indiferencia, en definitiva, el olvido. Será arrojado al Infierno de las presentaciones.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Las noches de Pecha Kucha o las metamorfosis del PowerPoint
noviembre 2, 2009
Son las 20.30 en la sala Union Room. Los asistentes, llegados en pequeños grupos, se han ido repartiendo por los sillones, sofás y sillas. Muchos sostienen un vaso de caipiriña en la mano, servidos al fondo de la sala. Los rezagados se aprietan de pie junto a las paredes. Se apagan las luces, las conversaciones se acallan, se ilumina la pantalla con una transparencia de PowerPoint y el primer ponente (¿o deberíamos decir artista?) sube al escenario. Ha comenzado la sexta noche Pecha Kucha de Madrid.
Un lugar de encuentro para talentos creativos
20 transparencias, 20 segundos por transparencia. Así de sencillo es el planteamiento de Pecha Kucha, un innovador fenómeno de presentaciones que, posiblemente por su sencillez, está haciendo furor en todo el globo.
La idea surgió en 2003 de las mentes de dos arquitectos radicados en Tokyo, Mark Dytham y Astrid Klein, como un punto de encuentro informal para jóvenes diseñadores, arquitectos y artistas, donde mostrar su trabajo en público, dialogar e inspirar. El término Pecha Kucha deriva de una expresión japonesa que denota el sonido de una conversación, algo así como nuestro “bla bla bla”. El éxito de este sencillo planteamiento ha sido tal que actualmente las noches Pecha Kucha se celebran en 253 ciudades de todo el mundo. Puedes comprobar si hay una noche Pecha Kucha en tu ciudad.
El poder liberador de las constricciones
El formato elegido, 20 transparencias que avanzan automáticamente cada 20 segundos, obliga a que las presentaciones sean breves, concisas y muy dinámicas. El objetivo está claro: no aburrir al personal con charlas larguísimas y permitir que muchos ponentes participen en una misma noche.
Uno podría contemplar estas limitaciones como una constricción para la creatividad. Antes al contrario. Pensemos por ejemplo en cómo algunas formas de poesía están gobernadas por estrictas reglas de métrica y rima y sin embargo poetas de todas las épocas se las han arreglado para escribir sonetos de resonante belleza. Estas restricciones ayudan a centrarse en una única idea central, a evitar los detalles irrelevantes y concentrarse en lo fundamental, alcanzando una elevadísima relación de señal a ruido. El producto final es una presentación en PowerPoint como (posiblemente) nunca antes la habías visto.
Las metamorfosis del PowerPoint: de aburrida herramienta empresarial a poesía de la imagen
Después de una jornada de trabajo, posiblemente lo último que uno desearía hacer es sentarse a ver presentaciones en PowerPoint… salvo en una noche Pecha Kucha. Por supuesto, las transparencias utilizadas por los artistas no tienen nada que ver con esas monstruosidades rebosantes de listas de viñetas y gráficos incomprensibles de las salas de negocios y congresos. Las presentaciones al estilo Pecha Kucha transmiten un poderoso mensaje visual sirviéndose de fotografías a pantalla completa o creativas composiciones gráficas.
En Pecha Kucha, el PowerPoint se eleva a la categoría de arte. Se metamorfosea en escaparate de paisajes arquitectónicos, en portfolio de artistas gráficos o en soporte de poesía de vanguardia. Os dejo un botón de muestra, de la última noche Pecha Kucha celebrada en Madrid, capítulo español coordinado por Paloma Hernaiz y Jaime Oliver, del despacho de arquitectura oh.
Ciudad Bolardo, por los chicos de UNTERCIO
Proyecto arquitectónico de UNTERCIO que estudia la posibilidad de recuperar como solar el vacío urbano generado por los bolardos en el entramado de las calles de Madrid. Fantástico diseño del PowerPoint. Se nota cuando un diseñador anda cerca.
Gonzalo Escarpa, poeta multifacético
Gonzalo Escarpa nos ofrece una divertida muestra de su arte. Magnífica puesta en escena.
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¿Has asistido a alguna noche Pecha Kucha? ¿Qué te pareció? Comparte tus impresiones con otros lectores.
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
¿Pasan tus transparencias el Test de la Mirada?
octubre 12, 2009
Teniendo en cuenta que las presentaciones constituyen un medio visual, en su libro “slide:ology”, Nancy Duarte propone la prueba de los tres segundos: dado que es imposible para un oyente procesar tus transparencias y tus palabras simultáneamente, ¿puede el mensaje de tus transparencias procesarse en tres segundos o menos?
Con el fin de ayudarte a crear mejores transparencias, Nancy Duarte y Glenn Hughes (no, no es el famoso bajista) han creado este “Test de la Mirada”. El test proporciona una forma cuantificable de probar la viabilidad de una transparencia como medio visual facilitando el cálculo de su relación señal a ruido.
En aras de la objetividad, una persona diferente a quien creó las transparencias debería completar la hoja de test para cada una de las transparencias. Idealmente, el ruido debería ser cero en todos los casos.
Por supuesto, se trata de un objetivo muy difícil de alcanzar, por lo que puede resultar más realista proponerse una relación señal a ruido determinada para todas las presentaciones de nuestra organización o bien para una presentación determinada.
El mero hecho de disponer de una herramienta capaz de cuantificar los resultados ya supondrá un impulso de mejora.
(Adaptado de la entrada Stanford Passed (and Failed) the Glance Test. Would you? con el amable permiso de Nancy Duarte)
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
12 razones para utilizar presentaciones en la nube (I)
septiembre 17, 2009
En la entrada anterior se explicó en qué consisten las aplicaciones en la nube y cómo el slideware también está dando el salto hacia la nube. Afortunadamente, probar estas nuevas aplicaciones para creación de presentaciones es muy sencillo y además no cuesta dinero. Basta con dar de alta una cuenta, cargar una presentación previamente creada en PowerPoint y experimentar con la herramienta. A continuación se proporcionan doce razones por las que es ventajoso crear presentaciones en la nube. Cada uno deberá valorar si las ventajas pesan más que los inconvenientes.
1. Diseño impactante
PowerPoint está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: ¡todo palabras! Una presentación típica en PowerPoint consiste en transparencias llenas de listas con viñetas y alguna que otra imagen de adorno junto con gráficos y más gráficos de datos. Sin embargo, todos los estudios de teoría cognitiva revelan que la comunicación de información basada en texto resulta increíblemente ineficaz. Por este motivo, algunas nuevas aplicaciones de slideware en la nube esgrimen como uno de sus elementos diferenciadores el uso de imágenes y efectos visuales impactantes, distanciándose de las tan manidas y aborrecidas galerías de clipart de PowerPoint y sus transiciones irritantes. Si deseas crear presentaciones de elevado impacto visual, puede que sea el momento de dar una oportunidad a estas aplicaciones y poner a prueba sus prestaciones gráficas.
2. Trabajo en equipo
Uno de los puntos fuertes del software como servicio es la posibilidad de trabajar en sincronía colaborando con otros compañeros. En el caso del slideware en la nube, algunas de las ofertas permiten compartir las bibliotecas de medios usadas en las presentaciones entre varios usuarios; trabajar sobre la última versión actualizada con un estricto control de versiones que evite el que un usuario sobrescriba el trabajo de otro; proteger las presentaciones con distintos niveles de seguridad, de manera que sólo ciertos usuarios puedan acceder a ellas con ciertos permisos; etc. Trabajo colaborativo que sería una pesadilla con el slideware de escritorio tradicional.
3. Compartir
El volumen de los archivos de presentación en PowerPoint rápidamente puede crecer fuera de control. No es infrecuente toparse con presentaciones de 20 ó 30 MB e incluso mucho más. Distribuir estas presentaciones entre los distintos miembros del equipo de trabajo y entre los clientes o el público de la conferencia se hace difícil. Sin embargo, el slideware en la nube proporciona distintos mecanismos sencillos para que cualquiera pueda acceder a la presentación, sin importar el tamaño del archivo. Una ventaja adicional al estar en línea es que permiten su fácil inclusión en una página web o que otras personas ajenas a su creador puedan embeberlas en sus sitios y blogs. En definitiva, lograrás que la visibilidad de tu presentación aumente drásticamente, como nunca lo conseguirías con un archivo de PowerPoint.
4. Seguimiento de visualizaciones
De la posibilidad anterior se deduce rápidamente una importante ventaja: si la presentación está colgada en Internet y los usuarios deben visualizarla en línea, entonces resulta posible hacer un seguimiento pormenorizado de quién, cuándo y dónde ve la presentación. Según la aplicación, puede incluso conocerse qué enlaces dentro de la presentación han seguido los visitantes o cuánto tiempo han pasado en cada transparencia. Además, los usuarios pueden dejar comentarios y valoraciones, lo que enriquece globalmente el valor de la presentación. En suma, las presentaciones en la nube proporcionan una herramienta analítica exhaustiva para medir con precisión la efectividad de una presentación dada. Nunca más le perderás la pista a una presentación.
5. Extensibilidad e integración
Las aplicaciones en la nube se benefician del trabajo de la comunidad. La mayoría proporcionan APIs de programación y un mercado de extensiones y recursos multimedia para enriquecer el funcionamiento de la aplicación.
6. Mayor frecuencia de actualización
El hecho de que el software se ejecute en los servidores del fabricante en lugar de en los equipos de los clientes significa que le resulta a aquél más fácil y rápido de actualizar. Basta con actualizarlo en un único punto y automáticamente todos los usuarios disfrutarán de la nueva versión. En consecuencia, la adición de nuevas funcionalidades y la corrección de errores sucederán potencialmente con mucha mayor frecuencia, ya que el fabricante no se ve obligado a lanzar una nueva versión del producto completo cada vez, sino simplemente a cambiar el detalle o aspecto que le interese.
Próxima entrega: 12 razones para utilizar presentaciones en la nube (y II)
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
Las 12 entradas más vistas del año
septiembre 15, 2009Tras un primer año de singladura, os listo las doce entradas más vistas por los lectores a lo largo de estos doce meses, en la certeza de que habrá más de uno a quien alguna entrada popular le haya podido pasar desapercibida.
En su libro “The Wisdom of Crowds” (traducido al español como “Cien mejor que uno”), James Surowiecki nos explica cómo bajo las circunstancias adecuadas los grupos pueden tomar mejores decisiones que la persona más inteligente en ellos. Cuando los individuos de la multitud son apropiadamente diversos, independientes y descentralizados, sus decisiones agregadas resultan sorprendentemente acertadas. Según Surowiecki, un ejemplo de tal sabiduría se exhibe en los sitemas de calificación de páginas web y de entradas de blogs. Asumiremos que las entradas más leídas son las mejores o cuando menos las que tratan los temas que más os interesan.
1. Cómo superar la timidez y el miedo a hablar en público
El libro ayuda a comprender la timidez y la ansiedad social, explicando cuáles son sus tres componentes básicos y la interacción entre ellos: la parte física o las sensaciones, la parte cognitiva o los pensamientos y la parte conductista o las acciones. El autor propone el diseño de un plan de cambio, con objetivos y expectativas realistas, que pueda realizarse sin ayuda médica especializada.
2. Presentaciones de PowerPoint a PDF de forma impecable
Fue entonces cuando descubrí el complemento para Office 2007 llamado Microsoft Save as PDF or XPS. Una vez instalado, aparece la nueva opción PDF o XPS en el menú Guardar como. Y ahora sí, la calidad del archivo PDF generado es extraordinaria.
3. Tira tus viejas presentaciones en PowerPoint a la basura
El software para presentaciones llamado PowerPoint se ha vuelto ubicuo, desde salas de reuniones de empresas hasta aulas de colegios pasando por conferencias científicas. ¿Qué hay de malo en ello? Está basado en texto, con seis niveles jerárquicos de títulos y subtítulos: todo palabras. Los profesionales del mundo entero deberían informarse acerca de la increíble ineficiencia de la información basada en texto y de los increíbles efectos de las imágenes. Después, deberían hacer dos cosas:
1. Quemar sus presentaciones en PowerPoint actuales.
2. Hacerlas nuevas.
4. Las mejores presentaciones del mundo
Los tres ganadores del concurso de Slideshare.
5. Dónde encontrar fotos de calidad profesional para tus presentaciones
Si buscas una presentación de calidad profesional que despierte la admiración del público, recurre a un fotógrafo profesional.
6. Los tres objetivos de toda presentación
Según Stephen M. Kosslyn, profesor de psicología de la Universidad de Harvard, existen tres objetivos que prácticamente definen cualquier tipo de presentación (científica, comercial, financiera, lo que se te ocurra), con independencia de su propósito: 1) conectar con la audiencia; 2) dirigir y mantener la atención; y 3) fomentar la comprensión y el recuerdo. Estos tres objetivos constituyen tres claves para el éxito de toda presentación. Consigue alcanzarlos en tus presentaciones y serás un maestro del arte de presentar.
7. La Crisis Ninja o cómo sintonizar con la audiencia
Durante una presentación debemos adaptar nuestro mensaje a la audiencia en lo que respecta a tres importantes factores:
1. El lenguaje utilizado.
2. Los conceptos específicos y la información referenciada.
3. Los tipos de ayudas visuales empleadas.
8. Una imagen en tu presentación dice más que mil palabras
Las imágenes, especialmente las fotografías de calidad profesional, no sólo tienen cabida en una presentación, sino que pueden convertirse en el aliado más poderoso para transmitir un mensaje y conectar emocionalmente con la audiencia. Las imágenes poseen la virtud de cautivar a la audiencia. Úsalas, pero con responsabilidad.
9. Principios universales de diseño
El libro va mucho más allá de la idea preconcebida de diseño y penetra en cuestiones aparentemente tan alejadas del diseño como el uso de arquetipos, cuentacuentos o la jerarquía de necesidades de Maslow, en línea con la idea de diseño como concepto total. Se trata de uno de esos raros libros que combinan con acierto una apariencia visualmente atractiva y una inspirada redacción junto con una clara exposición de los temas y una cuidada selección de los conceptos a tratar.
10. 10 claves para crear transparencias legibles
Cuando añadas texto de reducido tamaño, piensa en lo siguiente: si no puede leerlo toda la audiencia, entonces ¿para qué ponerlo? ¿Lo pones para ellos o lo pones para leerlo tú porque no te sabes tu propia conferencia?
11. Aplica la Regla de los Tercios en tus presentaciones
La composición es tan importante en una transparencia como en fotografía o pintura. No coloques los distintos elementos de la transparencia en cualquier lugar sin ton ni son. La próxima vez considera utilizar (o romper) la Regla de los Tercios y tus composiciones ganarán en equilibrio e interés.
12. Afeita tus presentaciones con la Navaja de Ockham
Cuando diseñes tu próxima transparencia, plantéate si de verdad es necesario incluir toda esa información: gráficos, textos, diagramas, imágenes, logos, etc. ¿Todo eso en una SOLA transparencia? ¿Seguro que no puedes simplificarla? Podrás eliminar lo superfluo. Podrás segmentar el contenido en varias transparencias. Podrás aumentar el tamaño de las fuentes.
En estas transparencias utilizadas por Steve Jobs podemos comprobar cómo sólo se utiliza información relevante, eliminando lo superfluo
Bajo las circunstancias adecuadas, los grupos pueden tomar mejores decisiones que la persona más inteligente en ellos. Cuando los individuos de la multitud son apropiadamente diversos, independientes y descentralizados, sus decisiones agregadas resultan sorprendentemente acertadas
DIÁLOGO ABIERTO
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón
