No queremos cambiar: buscamos soluciones mágicas que nos permitan obtener resultados extraordinarios sin esfuerzo. Tras cada curso o conferencia que imparto, nunca falta el asistente que pregunta:

“¿Qué herramienta me recomiendas para crear presentaciones impactantes?”.

Me encanta que me hagan esta pregunta porque disfruto con su cara de sorpresa cuando les respondo:

“¡Lápiz y pápel!”.

¡Qué confusión! ¡Cuánta decepción! Esperan alternativas al PowerPoint. Cual Peregrinos Errantes de las Presentaciones, deambulan por la Tierra Social Media, en una eterna (e infructuosa) búsqueda del Santo Grial de las Presentaciones: Keynote, Prezi, Haiku, SlideRocket, Presentrain, SlideBean, …

¿Lápiz y papel? ¡Anda ya! ¿Dónde está el glamour? ¿Dónde los efectos especiales? ¿Dónde las animaciones, los giros, los zooms? ¡El lápiz y el papel son del siglo pasado!

Antes de abrir el PowerPoint, dibuja tu presentación

Usar lápiz y papel es tan sencillo que cuesta comprender su alcance. Dibujar tus ideas sobre un lienzo antes de abrir PowerPoint constituye la piedra angular sobre la que edificar toda presentación memorable.

1Sobre el papel, las ideas se aclaran, se relacionan y procrean, dando vida a nuevas ideas

El papel te ayuda a desplegar ante ti la historia que la audiencia necesita escuchar. Utiliza el papel, la pizarra, los post-its para capturar el cambio que deseas inspirar en la audiencia, para formular tu mensaje clave, para articular los 3 ó 4 ejes centrales de tu presentación. No crees una sola diapositiva si no tienes claros estos puntos.

2Dibujar en papel es más rápido que crear diapositivas perfectamente acabadas

Una diapositiva bien construida puede llevarte horas de fino trabajo. Te enamorarás del resultado. Te apegarás a ella. Si luego no encaja en el flujo de la presentación, te resistirás a eliminarla. Un bosquejo sobre un post-it se dibuja en segundos y se tira a la basura sin remordimientos. Ahorra tiempo. Sé más productivo. Crea borradores antes de  crear diapositivas.

3El papel te protege de los peores vicios del PowerPoint

Cuando no tienes PowerPoint a mano, te vuelves más creativo. Las ideas más brillantes brotan de las limitaciones más drásticas. Cuando abres un PowerPoint antes de tener claro el desarrollo de tu historia, tiendes a pensar en listas de viñetas. ¡Por favor! ¿Piensas en listas de viñetas cuando le cuentas a tu pareja cómo están yendo los resultados trimestrales de tu empresa y por qué puede que te echen? ¡Libérate de la esclavitud del PowerPoint! Piensa en imágenes, no en textos.

4Las mejores presentaciones son resultado de un esfuerzo colectivo

¿Y qué mejor manera de colaborar en la creación de una presentación que reunirse en una sala ante una gran pared o pizarra blanca, armado con un arsenal de post-its y rotuladores? Resulta muy difícil cooperar alrededor de un portátil creando diapositivas en PowerPoint. La presentación será mucho más eficaz si se crea entre todos colaborativamente dibujándola antes que si cada miembro del equipo separadamente prepara sus 3 ó 4 diapositivas, para luego ser ensambladas en un monstruoso Frankenstein sin vida propia.

“Lo contrario de extraordinario es muy bueno”

Como nos advierte Seth Godin, en un mundo hipercompetitivo y supersaturado de oferta, muy bueno ya no es suficiente para ganar. Confórmate sólo con resultados extraordinarios. La diferencia entre una gran presentación y una presentación mediocre no reside en la herramienta que usas para presentarla sino para crearla.

Nunca desprecies las posibilidades de un papel y unos rotuladores de colores. Antes de abrir PowerPoint, destila tus ideas sobre el papel o la pizarra.

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[Créditos: “Sketchbook”, diseñado por Vipul Malhotra.]

Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón, científico, escritor y conferenciante.

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Esta entrada ha sido amablemente escrita por Fernando de Pablo, más conocido en la Red como @dibujario. Fernando es experto en Visual Thinking, artista plástico y Graphic Recorder. Investiga y emplea el dibujo como herramienta de trabajo y con ello ayuda a reflexionar y a encontrar soluciones ante los retos de comunicación e innovación.

Durante el último lustro, llevo acompañando a ponentes y empresas en sus reuniones y eventos, dibujando los conceptos. Mediante diferentes  técnicas de Pensamiento Visual (o Visual Thinking) como el Graphic Recording, el trabajo de facilitador visual es una de las dinámicas más innovadoras en el mundo de las presentaciones. A bote pronto,  el dibujo y la representación visual es una de las formas más eficaces y sencillas de contar una historia, de ayudar a entender un concepto y de ser más creativos.

Si sabes escribir, sabes dibujar

En las formaciones que imparto sobre el tema, los participantes  me comentan repetidas veces  que les resulta imposible dibujar y que se encuentran con dificultades como: estar incapacitado genéticamente, o que dibujar es de gente que no se centra en el trabajo, o que no sirve para nada, o que sólo es algo de artistas… Creo que esta manera de pensar se aleja mucho de la realidad. Hay tres puntos básicos para ver el potencial del dibujo aplicado como herramienta:

1. Gente visual. El porcentaje de gente con facilidad para procesar la información de un modo visual es de un 60%.

2. Percepción. El 81% de la información que recibimos nos “entra por los ojos”, el resto se reparte por los demás sentidos

3. Retentiva. La información presentada con soporte visual aumenta la retentiva a un 90%.

 

Las letras son dibujos que se combinan para formar las palabras: si sabes escribir, sabes dibujar. No hay más que ver como aprende a escribir un niño para darse cuenta de ello, mediante dibujos guiados para formar las letras.

El Pensamiento Visual no es una moda sino una herramienta resultado de la demanda creativa e innovadora del momento actual

Dibujamos para pensar más rápido, para pensar en equipo y para pensar sin riesgos. La mayoría de los prototipos de productos y de programación de servicios se dibujan previamente para representar escenarios y líneas de actuación.

Una de las cosas más importantes del Pensamiento Visual en estos tiempos es la facilidad que aporta en la investigación sin coste. Cualquier departamento de empresa que quiera comunicar, probar y testar cualquier prototipo, lo generará con el gadget más avanzado, más ecológico y más barato posible: la mano y el ojo. Sólo hay que creer, confiar y contagiarse de su gran poder.   

Incorporar un facilitador visual en las reuniones de trabajo y en las presentaciones  ayuda a aumentar el compromiso de los participantes y de los espectadores. Elimina barreras entre el tema a tratar y la audiencia que lo procesa.

En España en términos de Visual Thinking esta todo por hacer.

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En un comentario reciente, un lector se quejaba de no saber dibujar. Se trata en efecto de una objeción que me encuentro con frecuencia cuando propongo a mis alumnos y clientes dibujar a mano: “no sé”, “no se me da bien”, “soy nulo”, … ¿Os suena?

En la mayoría de situaciones, los dibujos creados por ti mismo que puedes incluir en tus presentaciones serán sencillos, compuestos a partir de formas básicas como rectángulos, elipses, líneas y flechas. No suele importar la calidad del dibujo final, sino el proceso: lo que se puede dibujar se puede entender mucho mejor.

¿Y si buscas un dibujo creado a mano de gran calidad y no sabes dibujar? ¡Muy fácil! Acuérdate de lo que hacías de niño: sujetabas una foto o dibujo sobre el cristal de una ventana y encima un folio blanco sobre el que calcabas la imagen original.

Utiliza tu tableta para calcar imágenes y dibujos

Si tienes una tableta digitalizadora podrás realizar con toda facilidad este proceso usando un ordenador y un programa de dibujo como Photoshop Elements o PaintShop Pro. Tan sólo tienes que seguir tres sencillos pasos:

1. Crea una nueva capa vacía sobre la fotografía o dibujo original: Abre la fotografía o dibujo original en tu programa de edición favorito y a continuación crea encima una nueva capa transparente vacía.

2. Con esmero, vete calcando el original: Te recomiendo para esta labor una tableta digitalizadora. Yo utilizo una tableta Bamboo Pen & Touch de Wacom. Desaconsejo un ratón salvo para los dibujos más elementales. También he experimentado con un iPad y aquí la limitación que me he encontrado ha sido el grosor del punzón o del dedo: son tan gruesos que no permiten crear imágenes con elevado detalle.

3. Quédate con la capa con el dibujo a mano: Una vez terminado el proceso de calco y satisfecho con el trabajo final, guarda en un archivo PNG exclusivamente la capa sobre la que has creado el dibujo, descartando la capa con el original. Ahora tienes una imagen creada a mano, de acabado muy profesional, que podrás utilizar en tus transparencias. ¡Y sin tener ni idea de dibujar!

¿Para qué sirven los dibujos calcados a mano?

En el capítulo 15 de El Arte de Presentar explico la conveniencia de reducir el realismo de las fotografías en ciertas ocasiones. Esta técnica puede servirte maravillosamente para ello. Por otro lado, también puede ayudarte a reciclar fotografías sin gran calidad profesional, como la del ejemplo. Imagínate que en una presentación ante inversores quieres crear una transparencia con la imagen de los miembros de tu equipo. Si buscas un acabado profesional necesitarías contratar a un fotógrafo, las fotos tomadas con el iPhone posiblemente no te servirán. Una alternativa consiste en calcar esas fotos de calidad pobre y crear dibujos muy profesionales.

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En un comprensivo movimiento de reacción ante las transparencias recargadas de texto sin ningún tipo de componente visual, muchos han optado por utilizar fotografías acompañadas de una o dos palabras. Cuando se persiguen resultados profesionales, lo normal es acudir a sitios de descarga de fotografías de stock.  A menudo, las fotografías de stock resultan artificiales, carentes de realismo y deshumanizadas. Una forma sencilla de superar estas limitaciones es añadir calor humano dibujando a mano alzada sobre las fotografías.

Dibuja sobre las fotografías a mano alzada

No te dejes asustar por la perspectiva de dibujar a mano alzada. No busques crear dibujos elaborados, sino todo lo contrario: que salte a la vista que son toscos, incluso infantiles. Cuanto más sencillos, mejor contrastarán con la fotografía sobre la que los dibujas.

¿Cómo sobreimponer esos dibujos a mano alzada sobre las fotografías? Te recomiendo que para esta tarea recurras a una tableta digitalizadora. Yo utilizo una Wacom Bamboo Pen & Touch. Un ratón resultaría inadecuado para esta tarea salvo para los dibujos más elementales.

Una vez con la tableta, puedes utilizar tu programa de dibujo favorito, como por ejemplo Photoshop Elements o PaintShop Pro, aunque puede servir cualquier otro, y seguir los siguientes pasos.

1. Carga la fotografía en el programa de edición de imágenes de tu elección.

2. Si soporta capas, crea una capa nueva sobre la fotografía. Te permitirá guardar tu dibujo de forma separada si quieres reutilizarlo en el futuro.

3. Dibuja sobre la fotografía aquellos elementos que pueden darle un toque personal, como en el ejemplo.

4. Guarda la imagen recién creada. Si has usado capas, puede interesarte no fusionarlas para poder conservar el dibujo que has hecho.

5. Inserta tu imagen en la presentación. Por lo general, el efecto será mayor si la introduces a pantalla completa.

Imprime carácter personal al elemento visual de tu presentación

Utiliza este efecto en todas las transparencias de una presentación o en ninguna, pero no lo hagas en unas sí y otras no, sin ton ni son. La repetición de elementos a lo largo de las transparencias de la misma presentación resulta crítica para alcanzar consistencia.

En líneas generales, la consistencia exige usar el mismo fondo, la misma tipografía con tamaños similares, el mismo tema, la misma forma de incluir fotografías u otros elementos multimedia, los mismos colores, la misma alineación de los objetos en una cuadrícula, las mismas animaciones y transiciones, el mismo estilo de imágenes, en definitiva, dotar de un marcado carácter personal al elemento visual de la presentación.

Si humanizas una transparencia, humaniza el resto.

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El pasado martes publiqué una entrada sobre el registro gráfico de las presentaciones tras haber gozado como un niño en el taller de pensamiento visual impartido por Dibujario en la KSchool, por cortesía y gracia de Sorprendida. Al hilo de los comentarios vertidos en dicha entrada, quería ahondar más en este tema, apoyando la tesis de que si no eres capaz de dibujar un concepto de tu presentación, posiblemente sea debido a que su nivel de abstracción es demasiado elevado y por consiguiente se resentirá la capacidad de comprensión de la audiencia.

IKEA destaca por la simplicidad de sus manuales de instrucciones. ¿El secreto? No tienen palabras, sólo imágenes. Dave Gray, uno de los padres del pensamiento visual, afirma:

“Si no lo puedes dibujar, no lo podrás expresar.”

Lo que se puede dibujar se puede entender mucho mejor

En su libro sobre cómo mejorar nuestra comunicación, Las once verdades de la comunicación, Carlos Salas nos recomienda emplear palabras y verbos que encuentren su correspondencia en imágenes claras que permitan asimilar nuestras presentaciones tan fácilmente como un videoclip. Y a modo de prueba, Salas proporciona los siguientes dos textos explicando qué es Youtube para que los compare el lector:

Versión A

Dos jóvenes implementaron un sistema digital para visionar gratuitamente películas a través de Internet. El proceso permite que muchas personas de todas partes del mundo cuelguen sus grabaciones, lo cual evidencia la existencia de un planeta cada vez más globalizado. Con esta solución, llamada YouTube, la ciudadanía ha podido contemplar la ejecución de unos disidentes en la China comunista, y comprender la problemática que viven los disidentes en ese país.

Versión B

Un video muestra a unas personas que recorren lentamente, en fila india, un camino cubierto de nieve. Se oye un disparo; la primera persona cae. Se oye una voz en Off: “Les están matando como a perros”. Otro disparo, y cae otro cuerpo al suelo. Un soldado chino de uniforme vuelve a disparar su rifle. Un grupo de soldados examina los cuerpos caídos.

Estas imágenes las grabó, en las cumbres del Himalaya, un miembro de una expedición alpinista que asegura que se topó por azar con la matanza. El vídeo se vio por primera vez en la televisión rumana, pero captó la atención mundial cuando se colocó en YouTube, la popular página de vídeos compartidos.

¿Cuál de los dos es más atractivo de leer? Claramente, el segundo, porque está lleno de imágenes.

Las palabras no nos salvarán

Si quieres mejorar la comprensión de tu presentación, asegúrate de emplear palabras visualizables. Si no puedes dibujarlas no será por falta de habilidad, sino porque son demasiado abstractas. Apuntaba Salvador Figueros en los comentarios de mi entrada anterior:

La falta de habilidad en el dibujo puede funcionar como un validador de ideas. ¿Se entiende el garabato? ¿Sí? Idea concreta. ¿No se entiende? Hay que trabajarla un poquito más.

Si eres capaz de dibujar tus presentaciones, la audiencia será capaz de entenderlas.

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