El viernes pasado tuve el placer de tomar parte en el evento Internet Es Tuyo invitado por Ismael. Os dejo la transcripción completa de mi charla, las transparencias que usé durante un fragmento de la misma, y el enlace al vídeo completo.
Seguro que cuando erais niños vuestros padres os contaban historias. Si algunos de vosotros tenéis hijos, es muy posible que ahora también se las contéis a ellos. ¿Cómo contamos historias en el siglo XXI? Ahora lo que está de moda es la multimedia. ¿Y qué mejor herramienta multimedia que el PowerPoint?
Veamos cómo contar viejas historias con nuevas herramientas.
Si usar PowerPoint para contar la historia de Caperucita Roja nos resulta extravagante, ¿por qué usamos PowerPoints llenos de listas de viñetas, rebosantes de gráficos y estadísticas, con clipart y hasta texto en Comic Sans, para contar la historia de nuestras ideas, la historia de nuestros proyectos, la historia de nuestra empresa?
Tal vez el mundo de las presentaciones necesita más historias y menos PowerPoints.
PowerPoint se está usando como herramienta de creación de documentos, no de presentaciones
¿Qué nos encontramos cuando abrimos PowerPoint? Una plantilla que nos invita a escribir texto y más texto. El clip de Office sentado sobre tu hombro te susurra al oído:
“Llena tus transparencias de listas de viñetas. Es lo que todo el mundo hace. Nada malo puede pasarte si tú también lo haces. Es fácil y cómodo.”
¿Qué pasa si te dedicas a escribir texto y más texto, con una gráfica aquí y un diagrama allá? ¡Habrás creado un informe, no una presentación! El hecho de proyectar “esa cosa” sobre una pantalla no la convierte mágicamente en una presentación, por mucho que se lea en voz alta.
¿Os habéis percatado de cómo PowerPoint se está convirtiendo en la herramienta estándar de creación y distribución de informes en todas las organizaciones? Después de todo, no sería tan malo si esos informes solamente se imprimieran y se leyeran sobre el papel. ¡Lo malo es que esos mismos informes se utilizan para hacer la presentación!
A partir de un cierto número de palabras, las transparencias dejan de ser un apoyo visual y se transforman en un obstáculo para la comunicación. La audiencia no puede leer un documento en la pantalla y a la vez prestar atención a lo que está diciendo el ponente. Las transparencias llenas de texto no sólo no ayudan a la comprensión, sino que la dinamitan.
Además, si todo está en las transparencias, entonces, ¿para qué estás tú?
Destinar PowerPoint a crear transparencias con letras y letras no es explotar la multimedia sino masacrarla. ¿Por qué entonces se persevera en usar esas monstruosas transparencias? Porque sirven como una muleta para pasar el mal trago de hablar en público. Ante cada nueva transparencia que creamos, deberíamos preguntarnos:
¿A quién sirve esta transparencia? ¿A mí o a mi audiencia?
Posiblemente, la mayoría de las veces es la primera respuesta. Al volcar en ellas TODO el contenido de la charla con frases completas, uno tiene la confianza absoluta de que no se quedará en blanco porque TODO está ahí. No hace falta conocerse al dedillo el tema porque TODO está ahí. No es necesario ensayar la presentación porque TODO está ahí. Basta con leer las transparencias viñeta a viñeta para no meter la pata.
Sin embargo, se perderá la conexión con la audiencia, la charla resultará desprovista de vida, no interesará a nadie. Pasará desapercibida y morirá en el olvido.
Es triste ver a tanta gente entrar en modo presentación cuando presentan en un entorno formal. Cuentan su idea, producto, servicio o empresa como autómatas desprovistos de toda humanidad. ¿Así les contamos nuestros proyectos a nuestros amigos en el bar? ¿Dónde están la pasión, la emoción, el entusiasmo? En definitiva, ¿dónde está el corazón?
Cuando te cuentan la idea en el bar dibujando sobre una servilleta comunican desde el corazón. ¿Por qué entre amigos y colegas se cuentan historias que contagian entusiasmo mientras que ante un PPT se entra en modo presentación que provoca el tedio?
Hace falta un cambio en nuestra forma de hacer presentaciones.
Una presentación no es un documento muerto. Una presentación es un acto vivo de comunicación en el que una persona cuenta su propia historia desde el corazón ante una audiencia formada por personas con sus propios problemas e inquietudes. ¿Cómo podemos dinamizar nuestras presentaciones, insuflarles vida? Para mí, una de las claves reside en las historias.
Las grandes presentaciones se alejan de los informes y se acercan a las historias
Las historias se han utilizado durante miles de años como vehículo de transmisión de ideas, cultura y valores. Nos hemos convertido en voraces consumidores de historias. ¿Y en narradores también?
¿Cuántos os consideráis narradores de historias? Levantad la mano.
¡Todos somos narradores de historias! A los dos años ya aprendemos a escuchar y contar historias. Luego pasamos el resto de nuestras vidas haciéndolo. Os preguntaréis: ¿Cuándo cuento yo historias? ¡Continuamente! Historias sobre las empresas, historias sobre los trabajadores, historias sobre nuestro trabajo, … ¡Nos pasamos la vida contando historias!
Las historias son el instrumento natural como nos relacionamos unos con otros y como comprendemos el mundo. Las historias constituyen la herramienta de comunicación más potente que ha creado el hombre. Nos ayudan a transmitir información, emoción y empatía.
A nadie se le ocurre escribir listas de viñetas para contar cómo le fue en la entrevista de trabajo o para explicarle a un amigo en qué consiste su nueva idea. Por algún extraño motivo, perdemos la capacidad de contar historias cuando metemos a PowerPoint en la ecuación.
Muchos os estaréis preguntando, ¿y qué tiene que ver contar historias con hacer presentaciones? ¿Puede hacerse una presentación contando una historia? ¡Claro que sí! Hoy lo hemos podido presenciar con numerosas historias de magníficos ponentes, como Fabián Pedrero Gallego de Contoplanet.
¿Qué ganamos contando historias?
1) Las historias aumentan la conexión con la audiencia
Ponen rostro a los datos, humanizan el contenido analítico. No es lo mismo decir que
“Una vacuna contra la malaria cuesta un euro”,
lo cual no es más que un dato, que decir
“Con un euro puedes salvar la vida de una persona vacunándola contra la malaria”.
Ahora estás contando una mini-historia capaz de transformar la información fría y racional en emoción. Introducir emoción en una presentación significa que la haces humana y más atractiva para la audiencia. Las historias resuenan con la audiencia.
A fin de cuentas, somos seres humanos. No hay que perder de vista que tomamos decisiones emocionalmente y luego las justificamos racionalmente. Conectamos con las historias, no con las estadísticas. No he conocido a nadie que haya dejado de fumar por leer estadísticas de cáncer de pulmón.
2) Las historias ayudan a captar y mantener la atención
Las historias se alimentan de contrastes, conflictos y tensiones. Si nadie se juega nada, entonces no hay interés. Las historias presentan contrastes que mantienen el interés de la audiencia.
Estructurar una presentación como una historia implica plantear interrogantes, intrigas, manteniendo el suspense por el qué pasará, cómo se resolverá la dificultad, cómo se saldrá del apuro planteado, etc.
3) Las historias fomentan la comprensión y el recuerdo
Las historias se recuerdan mucho mejor que los números. Los datos aislados son puramente analíticos y las historias ayudan a dotarlos de significado. Las historias son más fáciles de repetir.
Todo cambio origina una resistencia
A pesar de todo, muchos se resistirán a aceptar que se necesiten más historias y menos PowerPoints. Es perfectamente comprensible. A la mayoría de la gente no nos gustan los cambios. Vivimos cómodamente instalados en nuestra zona de confort. La propuesta de todo cambio implica un riesgo o un sacrificio, por lo que provocará resistencia.
Contar nuestra historia desde el corazón nos hace sentir incómodos porque sentimos que nos desnudamos ante la audiencia. Preferimos refugiarnos detrás de las transparencias para no tener que ofrecer nada de nosotros mismos.
Es menos arriesgado vivir según el mapa que me ha dado mi jefe o mi institución o mi universidad. Usando el PowerPoint de toda la vida como todo el mundo nada puede salir mal. Pero tampoco destacaré.
A la larga, buscar siempre la seguridad es la estrategia más arriesgada. No puedes querer destacar y jugar sobre seguro. No puedes esperar llamar la atención haciendo lo que todos. No podrás ser excelente sin correr riesgos. ¡Atrévete a presentar tu trabajo como una historia!
No te escondas detrás de documentos muertos, sal y ofrece un acto vivo. Todos llevamos dentro ideas con el potencial de cambiar el mundo. Cambiarlo globalmente o cambiarlo localmente, pero cambiarlo en menor o mayor medida. Las presentaciones sirven para propagar esas ideas y darlas a conocer. Por eso creo firmemente que nuestras presentaciones pueden cambiar el mundo.
¡Ve y cambia el mundo con tus historias!
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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón 
