Comunicación intercultural: Las expectativas de las audiencias cambian entre países y culturas

febrero 2, 2012

Christopher WrightEsta entrada ha sido amablemente escrita por Christopher Wright, consultor y fundador de The Practice Office Group, una consultora especializada en la Internacionalización de Profesionales y Directivos (España y Europa) en Habilidades Interculturales para los Negocios (en inglés o en español) y en Habilidades Directivas / Comerciales / Comunicativas (en inglés o en español).

Los factores culturales influyen mucho en nuestras maneras de comunicarnos y recibir comunicación cuando trabajamos con personas de culturas y países diferentes.

Uso mucho el ejemplo de Bill Murray de la película Lost in Translation para resaltar la importancia de desarrollar nuestras habilidades interculturales, que va mucho más allá que sólo aprender idiomas.

¿Qué falla en la comunicación entre Bill Murray y el director de cine? ¿Es sólo porque no hablan el mismo idioma?

Algunos factores a tomar en consideración: éstas son generalizaciones que nos ayudan a entender que los filtros culturales de otros países y culturas, no son verdades absolutas.

1. Las expectativas de la audiencia

Cómo cambian las expectativas de las audiencias de países diferentes. Algunas culturas quieren que una presentación sea entretenida, y para otras, como por ejemplo los países latinos, la retórica y la anécdota son más importantes. Alemanes, japoneses y finlandeses prefieren que una presentación se centre en los detalles e información técnica para que ellos saquen sus propias conclusiones. Mientras que otras culturas esperan que el presentador presente los beneficios y saque sus propias conclusiones para venderles o convencerles del valor de su propuesta o idea.

2. Estilos de Comunicación

Muchas culturas prefieren un estilo de comunicación personal, por lo que el presentador conecta mejor con su audiencia a través de anécdotas e historias personales para mostrar quién es y su sinceridad. A estas culturas, no les interesa una presentación superelaborada con muchos gráficos y datos en PowerPoint. Otras culturas prefieren lo opuesto, un estilo de comunicación más neutral, es decir más impersonal.

3. Hábitos de escucha

Los hábitos de escucha de la audiencia varían mucho entre países. Todas las culturas buscan escuchar información útil, pero ¿que más es importante? Por ejemplo, los saudís buscan escuchar las anécdotas, las historias personales y el toque personal. Los franceses buscan escuchar la lógica y los americanos buscan escuchar lo nuevo y el bottom line (la conclusión), es decir cómo se van a beneficiar.

4. Dar muchos o pocos detalles

Hay culturas de alto contexto y bajo contexto (la teoría de E.T. Hall). Para culturas de alto contexto, el contexto les da muchas pistas sobre el significado de la comunicación y no requieren muchos detalles; por ejemplo, muchas culturas del sur este de Asia. En cambio las culturas de bajo contexto cultural requieren muchos más detalles de forma explicita, clara y directa; por ejemplo, los escandinavos y los alemanes.

5. Mostrar emoción

Puede ser que este factor resulte extraño, pero hay culturas más emocionales y culturas neutrales, es decir, no tan emocionales. En las culturas más emocionales no está mal visto expresar emociones, usar palabras o expresiones exageradas, estar muy animado expresándote y usar muchos gestos de manos. Mientras en las culturas neutrales ocurre lo opuesto y está bien visto saber controlar bien las emociones en muchas situaciones.

6. Transiciones para que la audiencia te siga

La última pauta es una de las más importantes: usar y señalar el uso de transiciones para las audiencias internacionales. No todo el mundo va a tener el mismo nivel de idioma para seguir el ritmo del presentador. Las audiencias de otras culturas fácilmente pueden perder el hilo conductor porque no sólo escuchan palabras para comprender, sino que también se fijan en el lenguaje corporal y la información en las diapositivas. El uso de pausas y señales verbales son claves en las transiciones para que la audiencia sepa que vas a comenzar o terminar una idea. Incluso las pausas más largas después de una idea importante ayudan a las culturas a las que les gusta reflexionar sobre las ideas.

Vivimos en un mundo más interconectado y globalizado en el que los factores y filtros culturales juegan un papel fundamental en la comunicación entre las personas.

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¿Alguna vez has tenido que presentar delante de una audiencia de otra cultura? ¿Qué hiciste de forma diferente con respecto a una audiencia local?


¿Qué metáfora usas para pensar en las presentaciones?

octubre 20, 2011

“Los marcos son estructuras mentales que dan forma a nuestro modo de ver el mundo. Como consecuencia, dan forma a las metas que nos proponemos, a los planes que hacemos, a nuestra manera de actuar y a lo que cuenta como resultado bueno o malo de nuestras acciones. (..) Cambiar nuestros marcos es cambiar todo esto.”

George Lakoff, “No pienses en un elefante

Hace unos días leí un texto que había escrito un amigo para ayudar a otras personas a hablar en público. Lo había titulado “Enfrentarse a la audiencia”. Comenzaba su exposición con la siguiente comparación: “Desde los antiguos gladiadores que llenaban el circo de sangre, hasta los más sofisticados de nuestros conferenciantes actuales, la experiencia al enfrentarte a una audiencia es la misma”. ¿Te das cuenta de la metáfora subyacente? Se trata de un marco mental de confrontación, lucha y oposición, donde la audiencia es un enemigo feroz contra el que combatir a brazo partido.

Arrancando desde esta metáfora inconsciente, “una presentación es un combate”, todos los consejos y recomendaciones estarán sesgados por la perspectiva de ayudarte a sobrevivir, imponerte sobre el contrincante, demostrar tu superioridad, aparecer como invulnerable, no mostrar la más mínima debilidad, triunfar pisoteando el cadáver mutilado del otro, etc. La audiencia es un rival a batir.

El resultado de abrazar esta metáfora serán presentaciones tensas, con los nervios a flor de piel, te distanciarás del público, no conectarás con la audiencia. Las “presentaciones como combates” serán un fracaso aunque ganes porque sólo pensarás en salir victorioso, no en ayudar a la audiencia. ¿Qué gladiador en su sano juicio tiende la mano al contrario? Cambia el marco y cambiarás tu forma de ver el mundo.

Mi marco mental para las presentaciones es completamente diferente. Las vivo como una oportunidad de compartir mi conocimiento y experiencia con otras personas, cada una con sus inquietudes, sueños y miedos, a las que puedo ayudar a superar sus problemas. No hay confrontación sino conexión. Parto de la metáfora “una presentación es un viaje”, pero esa es otra historia, y será contada en otro lugar.

(Mi agradecimiento infinito a Eva Snijders y a Monte Carlo por descubrirme a George Lakoff)

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¿Qué metáfora usas para pensar en las presentaciones?


Para hablar bien en público, antes hay que pensar bien en privado

octubre 18, 2011

Hace un par de semanas impartí un taller sobre presentaciones en Iniciador Madrid, en el que me centré en un aspecto siempre dejado de lado en la mayoría de textos y cursos sobre presentaciones: la reflexión.

Una presentación no empieza cuando te subes al escenario y arrancas a hablar; una presentación empieza cuando te la encargan. Uno de los motivos por los que la mayoría de presentaciones no terminan de funcionar es porque no nos tomamos el tiempo necesario para sentarnos y pensar qué es realmente importante y qué no. El problema no es que no seamos suficientemente inteligentes o creativos, sino que en nuestro mundo hiperacelerado no nos detenemos a reflexionar y meditar sobre la presentación. Si pasas todo el día trabajando, ¿cuándo te paras a pensar?

Una presentación es un acto vivo de comunicación, no es un objeto enlatado como una cinta de vídeo que puedes exhibir de sala en sala. De una presentación a otra cambiarán muchos factores: la audiencia, las circunstancias, el lugar, el enfoque del tema y las expectativas generadas. Acudir a todas partes con la misma presentación y repetirla palabra por palabra, transparencia por transparencia, es una receta infalible para el fracaso.

Dediqué el tiempo del taller a guiar la indagación sobre las siguientes seis preguntas fundamentales que debes hacerte antes de crear la primera transparencia de tu presentación. En el vídeo encontrarás mi resumen de las seis preguntas.

  • ¿A quién? ¿Quién es el público destinatario de tu presentación? De todas las preguntas que puedes formular para conocer a tu audiencia, la más importante es: ¿cuál es el problema que debo solucionarle?
  • ¿Para qué? ¿Cuál es la meta de tu presentación? ¿Cómo puedes llevar a la audiencia desde la situación inicial, su problema, a la situación deseada, la solución del mismo? ¿Qué quieres que haga la audiencia tras la presentación?
  • ¿Qué? ¿Cuál es el mensaje que deseas transmitirle? Si tuvieras que reducir toda tu presentación a una sola frase, ¿cuál sería? ¿Cabría en Twitter?
  • ¿Cómo? ¿Cuáles son las circunstancias de la presentación, especialmente en cuanto a la duración?
  • ¿Dónde? ¿Cómo es el lugar donde se celebrará la presentación? ¿Cómo es el escenario? ¿Cuál es el tamaño de pantalla? ¿Hay WiFi? ¿Hay sonido?
  • ¿Quién? ¿Cuáles son tus fortalezas y tus debilidades como orador para esta situación? ¿Qué características debe tener un orador para ayudar mejor a esa audiencia? ¿Qué imagen deseas proyectar?

Nunca deberías crear una sola transparencia sin haber meditado antes sobre estas cuestiones. ¿Cómo quieres hablar bien en público si antes no dedicas tiempo a pensar en privado?

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¿Qué es lo primero que haces cuando te encargan una presentación? ¿Cuánto tiempo dedicas a reflexionar sobre ésas o parecidas cuestiones?


Conoce a la audiencia de tus presentaciones con un mapa de empatía

septiembre 29, 2011

Mapa de empatía

Si no sabes quién es tu audiencia, ¿cómo pretendes ayudarla? El mapa de empatía es una potente herramienta creada por la empresa de pensamiento visual XPLANE para ayudarte a conocer a tu público. La descubrí a través del libro Generación de modelos de negocio de Alexander Osterwalder e Yves Pigneur, cuya lectura recomiendo encarecidamente. Dentro del contexto de los modelos de negocio, el mapa de empatía te ayuda a ir más allá de la mera segmentación demográfica del cliente y desarrollar una mejor comprensión de su entorno, comportamiento, preocupaciones y aspiraciones. En el contexto de las presentaciones, te ayuda a comprender mejor qué es lo que mueve de verdad a los miembros de tu audiencia.

El mapa está organizado en seis cuadrantes:

  • ¿Qué ve? ¿Cómo es su entorno? ¿Cómo son sus amigos? ¿Qué le ofrece el mercado?
  • ¿Qué oye? ¿Qué dicen en su entorno, sus amigos, sus jefes, su círculo de influencia?
  • ¿Qué piensa y siente realmente? ¿Cuáles son sus necesidades, preocupaciones y expectativas?
  • ¿Qué dice y hace? ¿Cuáles son su actitud y conducta?
  • ¿Cuál es su dolor? ¿A qué desafíos, frustraciones y obstáculos se enfrenta?
  • ¿Qué gana? ¿Cuáles son sus objetivos y cómo mide el éxito en la consecución de éstos?

Para sacarle el máximo partido al mapa, imprime una versión tan grande como puedas y fíjala en la pared. A continuación, vete escribiendo en post-its respuestas a las mencionadas preguntas, los cuales pegarás sobre el mapa en los cuadrantes apropiados.

Si quieres ponerlo a prueba, descárgate una versión de alta resolución del mapa para imprimir a un tamaño de 1200 x 800 mm y cuéntanos cómo te ha ido con él.

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Tu presentación es un servicio, no un producto

septiembre 22, 2011

“No dejes que nadie llegue jamás a ti sin que al irse se sienta mejor y más feliz.”

Madre Teresa de Calcuta

Servicio es la acción y efecto de servir. Tu presentación debe servir a los intereses de la audiencia y no al revés. El orador centrado en sí mismo raramente conecta con la audiencia. Los buenos comunicadores en cambio se centran en las necesidades de la audiencia y no en las suyas propias. Para poder causar un impacto en el público antes debes mostrarle tu preocupación por ayudarle. Para ayudar a alguien antes debes saber cómo piensa y cómo actúa. Antes de pedirles que se sienten a escucharte, siéntate tú a escucharlos a ellos. Este cambio de actitud aumentará tu conexión con ellos y el valor que podrás aportarles.

Cuanto más te preocupas por ti, menos piensas en la audiencia

Como señala Andrés Pérez Ortega en su libro para ayudar a los profesionales a convertirse en una referencia, Expertología, “hablar en público es una herramienta de visibilidad y notoriedad muy potente para reforzar tu posicionamiento”.

El problema del que ya nos advierte Andrés es que a muchos profesionales se les ve el plumero. En sus charlas se nota que este profesional habla antes que nada para vender su producto o servicio. La presentación no es más que una excusa para promocionar su marca personal o empresarial. En realidad le importan muy poco los problemas y necesidades de la audiencia. En el fondo no la valora, por lo que es difícil que pueda aportarle verdadero valor.

Este ponente pasa el tiempo previo a la presentación preguntándose: ¿cómo puedo impresionar a la audiencia con mis conocimientos?, ¿lo haré mejor que fulanito o menganito para parecer más experto que ellos?, ¿obtendré una buena reseña en los medios que aumente mi proyección profesional o la de mi empresa?, ¿conseguiré hacer un buen puñado de clientes tras mi intervención? ¡Yo, yo, yo y sólo yo! ¿Te das cuenta? Este profesional sólo piensa en sí mismo y en los beneficios que obtendrá de su presentación. No busca aportar valor sino hacer una venta. En ningún momento se le ha ocurrido pensar en las necesidades de la audiencia ni en cómo servirla mejor.

Nunca olvides que en una presentación no hablas para ti, hablas para la audiencia. Y si sólo te preocupas por ti mismo, ¿cómo esperas conectar con la audiencia?

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¿Cuánto se tarda en preparar una presentación?

mayo 19, 2011

Una pregunta que invariablemente me hacen tras una presentación es: “¿cuánto has tardado en prepararla?”. Por supuesto, no puedo proporcionar una respuesta general aplicable a todas mis presentaciones, ya que depende de cada presentación en concreto. En su lugar, os explicaré mi proceso creativo para que también lo podáis aplicar en vuestras presentaciones si lo encontráis útil.

La cantidad de tiempo necesaria para desarrollar una presentación es directamente proporcional a lo que uno se está jugando

Cuando vemos a un ponente dar su charla, estamos presenciando la culminación de un proceso creativo que ha podido involucrar muchísimas horas de trabajo previo. Tu presentación no comienza cuando te pasan el micrófono y empiezas a hablar. Tu presentación comienza en el momento en que te la encargan.

Todas las presentaciones sin excepción pueden beneficiarse de una mejor planificación. Dentro de mi sistema GTD tengo definidas numerosas listas de control con las tareas a realizar para completar distintos proyectos. El hecho de trocear en pequeñas tareas un gran proyecto me ayuda a no procrastinar, ya que cada día puedo completar una pequeña tarea y así avanzar en el proyecto.

Cada vez que me proponen una nueva presentación, voy siguiendo los siguientes pasos, que para mayor claridad os he agrupado en categorías siguiendo el ciclo de vida de toda presentación.

PLANIFICACIÓN

  • Mandar cuestionario sobre la charla a los organizadores: Siempre empiezo pasando a la organización una serie de preguntas sobre la audiencia  para conocerla mejor y así poder adaptar mi charla a sus necesidades.
  • Usar el backchannel para investigar a la audiencia: Opcionalmente, si habrá muchos tuiteros en el evento, puedo usar el backchannel para preguntarles directamente qué temas les gustaría ver tratados en mi charla. También me sirve para ver sus perfiles y conocerlos mejor.
  • Definir objetivos de la presentación: Reflexiono sobre qué quiere la organización, qué quiere la audiencia y qué quiero yo con mi presentación. Estas ideas actuarán como brújula a la hora de seleccionar y adaptar los contenidos.
  • Crear un mapa mental con las ideas y conceptos de la charla que extiendan esa idea principal: En una entrada anterior ya os expliqué mi proceso de creación de mapas mentales, que consta a su vez de siete pasos en su propia lista de control en GTD. Los mapas mentales me ayudan a definir con claridad mi mensaje clave y a seleccionar las ideas y conceptos más relevantes a incluir en mi presentación que soporten ese mensaje.

ESTRUCTURA

  • Escribir uno o varios títulos para la presentación: Un buen título puede atraer a la audiencia a tu presentación. Dedico tiempo a escribir varios. Durante todo el proceso pueden ocurrírseme nuevos títulos. A menudo pido la opinión de otras personas.
  • Crear una apertura con fuerza para la presentación: Dice Javier Reyero que “la apertura es como la tarjeta de visita de tu presentación”. En los primeros segundos estás conquistando a la audiencia o perdiéndola.
  • Crear la estructura y/o storyboard: A partir de las ideas y conceptos identificados gracias a los mapas mentales, elaboro el hilo argumental que me permitirá ir presentándolos de forma ordenada y lógica.
  • Crear una conclusión alta y resonante: La conclusión constituye el colofón de tu presentación, le pone el broche. Debe formularse cuidadosamente en una sola frase firme y decisiva.
  • Escribir en las notas el texto de la presentación: Normalmente escribo todo el texto de la presentación distribuyéndolo en las notas de las transparencias. Me ayuda a clarificar los conceptos y a saber qué decir ante cada transparencia. También sirve luego como entregable.

DISEÑO

  • Definir el tema de la presentación: Pienso en la estética, en el tipo de fotografías o diseños que mejor se adaptarán a la personalidad de la presentación: grunge, retro, steampunk, moderno, ciencia ficción, etc.
  • Creación de plantilla: Una vez definida la estética, se trata ahora de crear la plantilla con la imagen para el fondo de las transparencias, las fuentes más adecuadas, imágenes repetitivas, etc.
  • Buscar elementos multimedia: Ahora hay que buscar para cada una de las transparencias las fotografías, vídeos, audios, etc., según lo haya planificado en el storyboard.
  • Crear gráficos: En el caso de que haya gráficos, los creo de acuerdo con la estética elegida.
  • Crear animaciones: Creo animaciones en PowerPoint si he elegido usar alguna.
  • Preparar demos: Si va a haber demo, ahora es el momento de planificarla: qué mostraré, en qué secuencia, con qué ejemplos, etc.
  • Crear transparencias: Monto en un PPT todos los elementos multimedia recopilados en los pasos anteriores.
  • Introducir tweets para el backchannel en las transparencias: Introduzco en las notas de las transparencias el texto de los tweets que se autoenviarán mientras estoy haciendo la presentación.

EXPOSICIÓN

  • Ensayar la presentación: Cuantos más ensayos puedo hacer, mejor será el resultado final. El ingrediente secreto es: practicar, practicar, practicar.
  • Preparar Q&A: Si la presentación va a ser seguida de una sesión de preguntas y respuestas, pienso en qué pueden preguntarme para ir preparado y poder resolver de la mejor manera las dudas de la audiencia.

POST-EVENTO

  • Recopilar información del backchannel: Una vez terminado el evento, es tiempo de analizar lo que se ha comentado sobre la presentación en las redes sociales y aprender sobre lo que más ha gustado y lo que menos.
  • Analizar encuestas: La presentación no termina cuando el último asistente abandona el recinto, sino cuando has analizado el último dato recabado de los asistentes sobre su satisfacción. Si se han pasado encuestas a los asistentes, hay que analizarlas para valorar su opinión sobre los distintos aspectos del evento.
  • Rellenar el cuestionario de autoevaluación: Responder a las 45 preguntas sobre la presentación me ayuda a reflexionar sobre qué he hecho bien y qué he hecho mal, con el fin de mejorar en la siguiente ocasión.
  • Medir eficacia en redes sociales: Compruebo el efecto que la presentación ha tenido en mi red social: visitas en el blog, comentarios, suscripciones al feed, seguidores de Twitter, etc.

Tiempo total

No he incluido una estimación de tiempos porque varía muchísimo de unas presentaciones a otras. Para que os hagáis una idea, una presentación de 45 minutos fácilmente puede llevar siguiendo este proceso de 20 a 50 horas. Rara vez menos, rara vez más.

El éxito de una presentación no es fruto del azar ni de las dotes naturales, sino de la planificación y del trabajo duro.

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¿Cuánto tiempo dedicas tú a preparar tus presentaciones?


Siete pasos para la creación de mapas conceptuales en presentaciones

abril 13, 2011

Prof. Joseph D. NovakLos mapas conceptuales fueron desarrollados por el Prof. Joseph D. Novak a principios de los 70. Son “herramientas para organizar y representar conocimiento”, utilizadas en una gran variedad de ámbitos, desde la creación de esquemas para estudio personal hasta la comunicación de conocimiento. Yo los recomiendo también para las fases de planificación y estructura de presentaciones. Permiten una rápida interpretación del material y su relación con el tema de la presentación, ayudando a refinar el mensaje principal a transmitir a la audiencia.

Durante la fase de planificación deben identificarse y resumirse los conceptos nucleares de la presentación con el fin de destilar su mensaje principal. Resulta fundamental evitar información irrelevante o detalles secundarios que desbordan a la audiencia impidiéndole captar el mensaje principal. Todo lo que no contribuya a comunicar el mensaje fundamental debe ser eliminado de la presentación. Los mapas conceptuales ayudan en este proceso. Veamos cuáles serían los siete pasos para la creación de un mapa conceptual para su uso en presentaciones.

Mapa conceptual explicando qué es un mapa conceptual

1. Construcción de una buena idea focal

Las mejores presentaciones buscan transmitir un único mensaje. En lugar de pretender transferir mucha información, lo que termina diluyendo el mensaje, suele ser mejor intentar transmitir una sola idea. Dejar bien claro desde el principio cuál es la idea nuclear de tu presentación crea un contexto que te ayudará a clasificar jerárquicamente otras ideas secundarias que pueden apoyar la transmisión de tu idea fundamental. Prueba a expresar la idea central de tu presentación en una sola frase.

2. Sugerencia de conceptos relevantes

Una vez que has acotado el dominio de conocimiento y definido el mensaje principal, debes seleccionar los conceptos clave de este dominio necesarios para proporcionar el conocimiento requerido para transmitir la idea focal. Si partes de un documento escrito, puedes destacar los principales conceptos que contiene.

3. Lista de conceptos

A continuación, identifica todos los datos, hechos, conceptos, ideas, términos que están asociados de alguna manera con la idea principal y que podrían ayudar a clarificar el mensaje. Puedes crear una lista con estos conceptos, utilizando una sola palabra o una corta frase para cada uno. Se trata como ves de un proceso de torrente de ideas (brainstorming), durante el cual debes anotar absolutamente todo lo que se te ocurra relacionado con la idea focal. No te preocupes en este momento por la redundancia o importancia relativa de los términos y conceptos que van apareciendo. Debe primar la cantidad sobre la calidad. Cuando hayas terminado una primera ronda, habrás compilado una lista inicial de entre 15 y 25 conceptos.

4. Orden de rango

Ordena los conceptos poniendo en la parte superior los más relevantes y hacia la inferior los menos importantes. Pueden aparecer nuevos conceptos que no se te ocurrieron en el paso anterior. Puedes eliminar los repetidos o reformular los imprecisos.

5. Mapa conceptual preliminar

Comienza a unir los conceptos del paso anterior y a descubrir relaciones entre ellos. Puedes utilizar herramientas informáticas (serán tratadas en una próxima entrada) o post-its de colores. Ahora es momento de refinar la clasificación jerárquica de los conceptos y de eliminar aquellos que se consideran secundarios o irrelevantes para la presentación en concreto.

6. Proceso iterativo

Una vez construido el primer mapa, revísalo. Reordena los conceptos, tanto a nivel jerárquico como de relaciones. Considera si están incluidos todos los conceptos relevantes. En función del tiempo asignado, considera si los conceptos menos relevantes tienen cabida. ¿Se ha colado algún concepto irrelevante o que no guarde relación clara con el resto? ¿Falta algún concepto capital?

7. Reposicionamiento y refinamiento del mapa conceptual

Crea el mapa final y realiza los últimos ajustes. El mensaje fundamental de la presentación debería ser fácilmente comprensible: el mapa debería poder comunicarlo con claridad a la audiencia, evitando información irrelevante o detalles secundarios que distraen y a menudo oscurecen el mensaje principal.

Mapa conceptual sobre presentaciones orales

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¿Utilizas mapas conceptuales, mapas mentales o algún otro elemento gráfico para diseñar tus presentaciones?


Presentaciones Productivas con GTD

abril 5, 2011

José Miguel BolívarMucha gente piensa que GTD es una metodología rígida y por tanto incompatible con la creatividad o la espontaneidad.

Esta afirmación, lejos de ser una realidad, es falsa, ya que GTD ofrece unos niveles de personalización y flexibilidad iguales o superiores a los de la mayoría de sus competidores y la prueba de ello es que son muchas las personas procedentes de profesiones marcadamente creativas, como puede ser la publicidad, que usan habitualmente GTD.

Y como dicen que el movimiento se demuestra andando, vamos a ver en esta entrada cómo aplicar el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos para preparar una presentación de forma productiva.

Para empezar, lo primero que debes hacer es definir el propósito de tu presentación.

¿Qué resultado quieres conseguir con ella? Si el resultado que deseas no es único, por ejemplo, quieres que la gente pase un rato entretenido y se lleve un recuerdo agradable pero también que se quede con dos o tres ideas sobre un producto o servicio, debes encontrar una forma que unifique todos esos resultados parciales en un único resultado global.

En el ejemplo de nuestra presentación, el resultado que quieres conseguir podría ser “la gente ha entendido, con ejemplos prácticos y de forma divertida, en qué consiste el método de los 5 pasos de la planificación natural de proyectos, ha visto su utilidad y ahora es capaz de aplicarlo”.

Como ves, conviene que el resultado lo expreses siempre en pasado y de forma positiva, ya que así refuerzas a nivel subconsciente la convicción de que vas a lograr el resultado que deseas.

El segundo paso es visualizar el resultado. Imagina que ya has hecho la presentación y ha sido un éxito rotundo. ¿Qué ha pasado? ¿Cuáles han sido las frases que más han gustado? ¿Qué transparencias han sido las más impactantes? ¿Hubo algún problema? ¿Cuál? ¿Cómo saliste de él con éxito?

La visualización es muy importante por dos motivos. Por una parte, porque te permite responder a las preguntas ¿cómo vas a saber que has conseguido el resultado que buscabas? y ¿cómo vas a reconocerlo? Por otra parte, porque activa el sistema de activación reticular, de modo que tu percepción se acentuará para todo aquello que pueda ser de interés para tu presentación. El sistema de activación reticular es el que hace que encuentres tu cara en una foto con cien personas o escuches tu nombre en una sala llena de gente. Del mismo modo, te hará oír frases que usar en tu presentación, encontrar fotos espectaculares o relacionar brillantemente temas aparentemente inconexos.

Terminada la visualización del resultado, el tercer paso consiste en generar una tormenta de ideas. La pregunta que quieres responder aquí es: ¿Qué puedo hacer para lograr el resultado que busco? El objetivo es generar el mayor número posible de ideas sobre cómo alcanzarlo. Lo importante es la abundancia de ideas, no la calidad de las mismas. Ya tendrás tiempo más adelante para separar las que te parezcan mejores.

¿Qué secuencia es la mejor para tu presentación? ¿Qué fotos causarán el mayor impacto? ¿Qué palabras o frases pueden transmitir mejor la idea? ¿Cómo vas a empezar o a terminar la presentación? ¿Cuántas transparencias vas a usar?

Lo normal es que al acabar la tormenta de ideas tengas disponible un buen número de ellas, así que ahora toca organizar, que es el cuarto paso del método. Cuando organizas, lo que haces es concretar. De todo lo que puedes hacer para lograr el resultado que buscas, ¿qué vas a hacer, en concreto, para lograrlo? Organizar no es más que seleccionar lo que nos parece más útil de entre lo producido en la tormenta de ideas, identificando y clasificando los diversos componentes o acciones, prioridades y secuencias, también conocidas como sub-proyectos en GTD.

Un sub-proyecto sería por ejemplo decidir qué tipo de fotos vamos a utilizar en nuestra presentación, encontrarlas y descargarlas o comprarlas. Otro sub-proyecto sería buscar citas sobre determinados temas, seleccionar las más adecuadas y recopilarlas para cuando llegue el momento de ensamblar la presentación. Otro sub-proyecto puede ser hacer una “prueba en seco” para un amigo (decidir qué amigo, llamarle para quedar con él, hacerle la presentación) a fin de poder pulir detalles antes de la presentación oficial.

Al organizar iremos identificando también los contextos en los que tiene sentido realizar cada una de esas tareas. Así, la búsqueda de fotos o citas lo haremos seguramente en el contexto @internet (o @conectado o @navegador) mientras que llamar a nuestro amigo irá en el contexto @teléfono.

El quinto y último paso del método consiste en identificar las próximas acciones. La diferencia entre una acción y una próxima acción es que las próximas acciones las puedes hacer ya, sin esperar a que ocurra nada antes. Cuando aplicas el quinto paso del método, lo que haces es ir revisando todas las acciones de tu plan e identificar cuáles son aquellas con las que te puedes poner manos a la obra de inmediato. Una vez decidido qué vas a hacer para alcanzar el resultado, ¿cómo vas a hacerlo? Por ejemplo, antes de buscar las citas o las fotos es probable que quieras escribir la trama de tu presentación.

Como puedes ver, estos cinco pasos los aplicas constante e inconscientemente durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Adquirir el hábito de aplicarlo conscientemente a tus proyectos más importantes te permitirá afrontarlos con mayor confianza y te ayudará a conseguir mejores resultados.

¿A qué esperas para probarlo?

Esta entrada ha sido amablemente escrita por José Miguel Bolívar, consultor artesano, coach, profesor, ponente y autor del blog Optima Infinito, en el que escribe habitualmente sobre innovación y productividad aplicadas a personas, organizaciones y procesos.

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Y tú, ¿cómo planificas tus presentaciones?


Presentaciones para emprendedores: Guy Kawasaki y la regla del 10/20/30

febrero 1, 2011

GuyKawasaki“Nunca he oído una presentación que fuera demasiado corta. Una presentación no puede ser demasiado corta porque, si es buena, conseguirá que los oyentes hagan preguntas y la alarguen.”

—Guy Kawasaki, “El arte de empezar”

¿Eres un emprendedor en busca de financiación para tu idea de negocio? ¿Se te ha presentado la oportunidad de explicársela a un grupo de inversores? ¡No la desperdicies! En su libro El Arte de Empezar, el gurú del emprendimiento Guy Kawasaki ha concebido la regla del 10/20/30 para presentaciones de emprendedores que te puede resultar de gran ayuda.

10 transparencias

El propósito de la presentación es despertar el interés, no cerrar un trato. Quieres transmitir “lo bastante”, no todo. Si solamente usas 10 transparencias, te centrarás en lo esencial. “Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea”, afirma Kawasaki.

Los diez temas que más inquietan al inversor y que podrías tratar en diez transparencias son:

  1. Título
  2. Problema
  3. Solución
  4. Modelo de negocio
  5. La magia que hay detrás
  6. Marketing y ventas
  7. Competencia
  8. Equipo de dirección
  9. Proyecciones financieras e indicadores clave
  10. Estado actual, logros hasta la fecha, cronología y empleo de los fondos

“Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea” - Guy Kawasaki:]

20 minutos

Aunque te asignen una hora para tu presentación, no te alargues más de 20 minutos explicando tu idea mediante las 10 transparencias. Por un lado, puede que llegada la ocasión no dispongas de la hora completa. En segundo lugar, te conviene un margen amplio para los comentarios. Si tu idea es brillante y la has sabido presentar convincentemente, 40 minutos se volverán escasos para responder a todas las preguntas.

30 puntos de fuente para el texto como mínimo

Si necesitas una fuente pequeña para acomodar tu material es que estás poniendo demasiados detalles en la diapositiva. “Usa las diapositivas como hilo conductor, no para leerlas”, nos aconseja Kawasaki. Al usar un tamaño de fuente mayor de 30 puntos, no caerás en la tentación de llenarlas de texto. Las transparencias no están para ayudarte a ti, sino para amplificar tu mensaje y ayudar a la audiencia a captarlo.

Las reglas hay que conocerlas para poder romperlas

Tampoco te tomes esta regla demasiado en serio. Quédate con la filosofía general: no abrumes a la audiencia con montones de transparencias, sé breve permitiendo a la audiencia que exprese cuáles son sus inquietudes  y usa visuales que todo el mundo pueda leer usa visuales que todo el mundo pueda leer, incluso el señor mayor de la última fila. Lo demás adáptalo a la personalidad de cada presentación.

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¿Alguna vez has presentado tu idea ante un grupo de inversores? ¿Cómo enfocaste la presentación?


No lo muestres todo: despierta la lujuria por más

enero 20, 2011

Las bailarinas de striptease dominan este secreto: no hay que mostrarlo todo de golpe, sino sólo una pequeña parte, la más sugerente. El objetivo no es enseñarlo todo sino despertar la lujuria: mostrando poco provocar que lo quieran todo.

En una presentación, no debes intentar contarlo todo. No es el momento ni el lugar. Tu idea, tu producto, tu servicio seguro que son magníficos y podrías estar horas y horas hablándonos sobre ellos. Seguro que podrías apoyar tus argumentos con montañas de datos experimentales, estudios de mercado, estadísticas fidedignas. El problema no suele ser la falta de información, sino precisamente su sobreabundancia. Salimos saturados de las presentaciones. Si nos intentan transmitir demasiada información, al final desconectamos y no nos quedamos con nada. Tal es la paradoja: cuanta más información nos vuelcan, menos absorbemos.

Los datos, sí, pero en su sitio

Haz tu investigación, acumula datos, ten toda la información lista, por supuesto, pero no quieras volcarla hasta la última coma durante la presentación. Para eso está la wiki, el documento, el manual, el libro, la memoria, … La presentación no es la ocasión para volcarla toda.

En la presentación, criba, filtra, selecciona lo más atractivo, lo diferenciador, lo que empujará a la audiencia a desear más. Entonces, tras la charla acudirán a tu sitio web, o se leerán tu informe, o comprarán tu libro o tu producto, porque los habrás seducido. Pero si intentas que se traguen el iceberg entero, al final no conseguirás que se queden con ningún rasgo. Por querer contarlo todo, no les llega nada.

No lo des todo: Despierta la necesidad en la audiencia por más

No busques saciar a la audiencia, despiértale el apetito por más

Cuando Steve Jobs presenta un nuevo producto, no intenta desvelarnos TODAS sus características. Ni tendría tiempo suficiente ni habría audiencia que lo soportara. Al contrario, se centra en unas pocas: las más atractivas, las que desatarán la lujuria.

Tomemos el ejemplo del lanzamiento del MacBook Air. Jobs podría habernos mostrado una transparencia como la siguiente:

¿Os imagináis a Steve Jobs presentando el Mac Book Air con esta transparencia?

Transparencia que ni inspira ni cautiva, sólo produce bostezos. En lugar de esa monstruosidad, seleccionó la característica más destacada para seducir a la audiencia: ¿qué distingue al MacBook Air de todos los demás portátiles? ¡Ser el más delgado del mundo! Y eso es lo que mostró con gran teatralidad:

Cuenta solamente aquello que hará que la audiencia busque más.

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DIÁLOGO ABIERTO

¿Qué cuentas para conseguir que la audiencia quiera más? ¿Qué pones en la presentación y qué en el material de apoyo?


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