El orden de las ideas sí altera el resultado de la presentación

enero 24, 2012

Recientemente vi en TED la charla del antropólogo Simon Sinek en la que ponía de manifiesto con una claridad brutal la importancia de presentar las ideas y los hechos en el orden correcto.

Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take ActionEn su libro Start with Why: How Great Leaders Inspire Everyone to Take Action defiende la necesidad de empezar la comunicación por el POR QUÉ antes de por el QUÉ. Nos invita a considerar la forma incorrecta como la mayoría de empresas hacen presentaciones. Habiendo oído que eres un potencial buen cliente, te sientan al otro lado de la mesa y empiezan a hablarte:

Hacemos grandes ordenadores.
Están bellamente diseñados y son fáciles de usar.
¿Quieres comprar uno?

Están tratando de probar su valor sin explicar POR QUÉ existen en primer lugar. Tienes que hacer algo más que lucir CV para que alguien te encuentre atractivo. QUÉ haces no convence a la gente: la gente se deja convencer por el POR QUÉ haces lo que haces, y QUÉ haces es una prueba tangible de POR QUÉ lo haces. Hasta que empiezas con el POR QUÉ, la gente sólo tiene tus características y beneficios racionales.

Empieza con el POR QUÉ

Empieza con el POR QUÉ

  • El POR QUÉ es tu propósito: tu motivación para actuar.
  • El CÓMO son tus principios: las acciones específicas para realizar el POR QUÉ
  • El QUÉ son tus resultados: formas tangibles para traer tu POR QUÉ a la realidad.

Compara la charla anterior con esta presentación alternativa:

En todo lo que hacemos, pensamos en cambiar el status quo. Creemos en pensar de forma diferente.
La manera como desafiamos el status quo es haciendo que nuestros productos estén bellamente diseñados y sean fáciles de usar.
Y da la casualidad de que hacemos grandes ordenadores.
¿Quieres comprar uno?

Mismo contenido, diferente estructura, ¡y resultados completamente diferentes! La gente no compra lo que haces, compra el por qué lo haces.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

La técnica del chunking para organizar el contenido de tus presentaciones

octubre 27, 2011


Chunking: Técnica de combinar muchas unidades de información en un número limitado de unidades.

Principios universales de diseño

En Real Leaders Don’t Do PowerPoint, Christopher Witt propone una técnica sencilla para rellenar el contenido de cada uno de los módulos en los que puedes partir tu presentación. En cada uno de esos módulos sugiere introducir uno o más de los siguientes elementos:

  • Afirmaciones: Son declaraciones sencillas que resumen tu punto de vista sobre un tema concreto. Cada una de tus premisas, ideas clave o puntos principales es una afirmación. El mensaje nuclear de tu presentación es una afirmación. Deberían caber en la parte de atrás de tu tarjeta de presentación.
  • Evidencias: Explican, apoyan o prueban tus afirmaciones. Apelan al intelecto. Deben ser claras, relevantes para tus afirmaciones y creíbles para tu audiencia. Los tipos de evidencia más frecuentemente utilizados son las estadísticas, los resultados de encuestas, las definiciones, las demostraciones, las citas y testimonios de autoridades reconocidas, los gráficos y diagramas, y las noticias.
  • Ilustraciones: Muestran tus afirmaciones en acción. No prueban nada, simplemente poseen el poder persuasivo de la imaginación y la emoción trabajando a tu servicio. Las ilustraciones son para muchas audiencias más convincentes que las evidencias. Ciertamente, son más influyentes. Entre las ilustraciones se incluyen las historias, las anécdotas, las citas, los objetos, las demostraciones, los chistes, las imágenes, las fotografías, la música, las canciones, las viñetas cómicas, la magia, los papelógrafos, las transparencias, etc.
  • Participación de la audiencia: Involucras a la audiencia directamente, lo que la mantiene activa y comprometida. Respetas su conocimiento, experiencia y pensamientos y la conviertes en cocreadora de la presentación. Las formas más comunes de participación son las preguntas y respuestas, las discusiones y proyectos en grupo, la resolución de problemas, las encuestas, bailes, canciones, juegos, magia, movimiento e improvisación.

Una vez que se comprenden estos cuatro bloques de construcción, se pueden elaborar los bloques de la presentación combinándolos de formas variadas. Por ejemplo, una presentación breve podría constar de un bloque de introducción, de tres a cinco bloques de cuerpo, y un bloque de conclusión.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

8 tipos de evidencias para prestar credibilidad a tus presentaciones

junio 9, 2011

El incomparable Mulá Nasrudín

Un vecino de Nasrudín fue a visitarlo.

“Mulá, necesito que me preste su burro”.

“Lo lamento”, dijo el Mulá, “pero ya lo he prestado”.

No bien terminó de hablar, el burro rebuznó. El sonido provenía del establo de Nasrudín.

“Pero, Mulá, puedo oír al burro que rebuzna ahí dentro”.

Mientras le cerraba la puerta en la cara, Nasrudín replicó con dignidad:

“Un hombre que cree en la palabra de un burro más que en la mía no merece que le preste nada”.

—Idries Shah, “Las ocurrencias del increíble Mulá Nasrudín”

Una buena presentación va más allá de la mera transmisión de información. Como afirma Nancy Duarte en su libro Resonate:

“No es la información en sí misma lo que importa, sino el impacto emocional de esa información”.

Es necesario exponer hechos en una presentación, acompañados de un atractivo emocional. Recordemos que las personas raramente actuamos basándonos exclusivamente en la razón.

Encontrar el equilibrio entre la exposición analítica y emocional es difícil. Si llevas tu presentación en exceso hacia uno de ambos extremos, verás resentida tu credibilidad. En esta entrada comparto 8 tipos de evidencias que puedes utilizar en tus presentaciones para hacerlas más persuasivas sin abusar ni de la lógica ni de la emoción, sino con una carga de ambas.

La credibilidad nace del equilibrio entre lógica y emoción

1. Muestras: Puedes llevar muestras de tu producto o de un artículo representativo. Si es muy pequeño y la audiencia muy grande, tendrás que mostrarlo a través de un primer plano en una gran pantalla. Si resulta adecuado, puedes hacerlo circular entre los miembros de la audiencia.

2. Ejemplos: Ilustran un concepto teórico con una historia del mundo real o realización práctica, de manera que se asimila mejor la teoría. Ayudan a fijar ideas, ya que acercan el concepto transmitido a la realidad vivida. Según John Medina, autor de Brain Rules:

“La información se procesa mejor si se puede asociarse inmediatamente con información ya presente en nuestro cerebro”.

3. Estadísticas: Nos han enseñado que la mejor forma de ofrecer evidencia de algo es con estadísticas. Los hermanos Heath en su libro Made to Stick nos advierten de sus peligros:

“Las estadísticas rara vez poseen sentido por sí mismas. Debería usarse para ilustrar una relación. Es más importante que la gente recuerde la relación que el número.”

Para insuflar vida a las estadísticas, éstas pueden contextualizarse en términos más humanos, más cotidianos. Humanizar las estadísticas confiere al argumento más impacto.

4. Demostraciones: Dramatizan el contenido de tu presentación. Hoy en día son muy populares las demos de programas informáticos. Por supuesto, no tienes por qué limitarte a las demostraciones de software. Plantéate siempre si puedes hacer una demostración de tu producto o servicio delante de la audiencia.

5. Ilustraciones: Ponen en acción tus afirmaciones. Aunque no lleguen a probar nada realmente, como afirma Christopher Witt, autor de Real Leaders Don’t Do PowerPoint:

“Cuentan a su favor con el poder persuasivo de la imaginación y de las emociones. Las ilustraciones son para la mayoría de audiencias más convincentes que las evidencias. Son ciertamente más influyentes”.

Entre las ilustraciones más poderosas puedes servirte de historias (mejor cuanto más personales), anécdotas, citas, chistes, proverbios, refranes, imágenes, fotografías, música, canciones, viñetas, magia, etc.

No eres tú quien decide quién o qué es creíble, sino la audiencia” - Chris Witt

6. Testimonios de expertos: Puedes transferir a tus argumentos la autoridad y credibilidad de un reconocido experto en la materia si se ha manifestado acerca de tu producto, servicio o idea. Puedes citar sus palabras, o mostrar un vídeo de su testimonio, o incluso subirlo contigo al escenario. En su defecto, siempre se puede esgrimir un periódico, revista o libro donde aparezca el testimonio que apoya nuestro argumento lógico.

7. Analogías: Las analogías invocan conceptos que la audiencia ya posee haciendo posible que comprenda mensajes complejos. Constituyen un medio ideal para superar la Maldición del Conocimiento. Están íntimamente ligadas con las metáforas.

8. Datos: Los datos suelen presentarse en tablas y gráficas, normalmente desprovistos de emoción. Para que apoyen la lógica de tu razonamiento, contextualízalos, personalízalos, dales vida. Cuenta la historia que esconden. Ofrece siempre en primer lugar la gran foto y luego adéntrate en los detalles. Si abusas de los datos, no sólo no convencerás, sino que puedes abrumar a la audiencia y causar el rechazo.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Qué poner en la última transparencia de tu presentación

mayo 10, 2011

El infame clipart

La inmensa mayoría de presentaciones terminan con una transparencia con un gigantesco “Gracias” o “¿Preguntas?” u algún otro mensaje irrelevante similar. Piénsalo bien: ¿qué aporta a tu presentación una transparencia semejante? ¿Quieres que esa transparencia sea la última imagen con la que se quede la audiencia? Además, si tras tu presentación se abre un turno de preguntas, es posible que esa transparencia quede en pantalla durante toda su duración. ¡Qué desperdicio! Estás desaprovechando ese espacio para cumplir uno de los objetivos fundamentales de tu presentación: ¡que recuerden tu mensaje!

¿Te preocupa que puedas parecer desagradecido? ¡No lo serás! Tú mismo debes decir “Gracias” con tus propias palabras acompañadas de un gesto afable. No hay ninguna necesidad de repetir esa palabra en una transparencia. Tampoco hay necesidad de una transparencia con un gigantesco signo de interrogación y no digamos ya usando clipart. El moderador de la sesión o tú mismo podéis abrir el turno de preguntas con “¿Quién se anima a hacer la primera pregunta?” o invitaciones similares, tal y como expliqué en los 21 trucos para salir airoso de la sesión de preguntas y respuestas. ¿Ponerlo en la transparencia? ¡Jamás!

Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma

La audiencia se encuentra más receptiva al principio y final de la presentación, cuando su atención es máxima. En cuanto percibe que tu charla se acerca a su fin, vuelve a prestarte toda su atención. Por este motivo, la transparencia de conclusión es la más importante de toda tu presentación: resume tu mensaje principal y goza de máxima atención. Y por lo tanto, deberías esforzarte por que estuviera proyectada el máximo tiempo posible.

Cuando estás planificando una presentación, plantéate escribir en una sola frase, con sujeto, verbo y predicado, la idea fundamental que deseas transmitir, aquella que quieres que la audiencia se lleve a su casa. Deberás dejarla muy clara al inicio de tu charla, apoyarla con argumentos, evidencias y hechos a lo largo de la misma, y remacharla al final.

Contempla la última transparencia como una oportunidad de oro para reforzar la transmisión del mensaje nuclear de tu presentación. Pon en ella esa frase que resume toda tu charla, con un mensaje cuidadosamente formulado. De esa manera, mientras tú aún permanezcas sobre el escenario respondiendo preguntas, la audiencia podrá releer y absorber tu conclusión.

“Los momentos finales de una experiencia determinan el recuerdo que conservaremos de la misma” - Daniel Kahneman

Debes ser recordado

Aprovecha también para poner en esa última transparencia la dirección de tu página web o tu nick de Twitter u otro dato similar. La audiencia no suele prestar mucha atención mientras te presentan. Después de todo, aún no sabe cómo será tu charla. Claro que al terminar, si tu presentación los ha embelesado, entonces se preguntarán: ¿quién era éste? Si dejas en esa última transparencia un dato de contacto, le prestarán más atención que al principio.

¡Remata todas tus presentaciones con una gran conclusión!

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Cómo concluir con fuerza una presentación

abril 19, 2011

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante

“Muchos oradores no necesitan introducción. Lo que necesitan son conclusiones.”

—Christopher Witt

La conclusión de una presentación constituye su momento culminante, es el gran recordatorio del tema tratado. Proporciona el mensaje para llevar a casa, a menudo lo único que será recordado de toda la charla. Determina la impresión final y el impacto que tu presentación tendrá sobre la audiencia.

Una vez terminado el cuerpo de tu intervención, conviene poner de nuevo el trabajo en perspectiva mostrando una vez más la gran foto. Así se le ayuda a la audiencia a apreciar mejor el trabajo dentro de un contexto más amplio. Se le debe avisar a la audiencia de que el cuerpo de la presentación ha llegado a su fin y de que ahora se encuentra en la tercera y última parte.

No diluyas las ideas importantes de tu presentación

La conclusión de una presentación siempre debería ser firme y decisiva. La conclusión debería reducirse a una única frase concisa, que incluya la idea clave de la presentación y tu punto de vista. Esta frase debería formularse cuidadosamente, memorizarse bien y ensayarse repetidamente.

Las dos frases más importantes de una presentación son aquella con la que la inicias y aquella con la que la terminas. Tristemente, casi nadie las prepara: las improvisan sobre la marcha con pobres resultados. A menudo, las presentaciones terminan con varias transparencias de conclusiones. Es imposible para una audiencia absorber una lista de conclusiones.

“Termina a tiempo y con una nota clara y resonante” - Robert R. H. Anholt

La conclusión debería consistir en una única frase

Esta frase que encapsula la idea final de tu presentación debe expresarse enfáticamente. Así como el énfasis debe estar presente en los momentos clave de la presentación, la conclusión es el momento clave por antonomasia. Leer unas transparencias llenas de listas de viñetas constituye lo opuesto a una buena conclusión.

Recurre a tus mejores armas de expresión de entusiasmo. Puedes reforzar la conclusión con tu lenguaje corporal: acercándote al público, sonriendo sinceramente, mediante un gesto inclusivo de los brazos, … Siempre y cuando contribuya a reforzar el mensaje y fomentar su recuerdo, estará bien empleado.

La conclusión es el colofón, el broche de la presentación

Una vez expresada la conclusión, debes decir “Gracias” o similar y callarte. Punto. Todo lo que digas de más distraerá a la audiencia de la conclusión final y dañará la presentación. La conclusión debería delimitar con toda claridad el final de la presentación.

Nunca termines diciendo “Bien, y eso es todo” o “Bueno, con esto he terminado, espero que hayan entendido” o finales igualmente desafortunados. Utiliza un final con gancho.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Lo que deberías saber para crear buenos títulos de transparencias para tus presentaciones

marzo 29, 2011

Cuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audienciaCuando aparece una nueva transparencia, se está planteando un rompecabezas a la audiencia: en el instante en que se proyecta, su atención se aparta del conferenciante y se centra en la transparencia, la cual tratarán de interpretar y comprender. Cuando la transparencia no orienta rápidamente a la audiencia, ésta se desorienta, preguntándose cuál es el objeto de esa nueva transparencia. Hay que esforzarse por diseñar transparencias que sean claras y que orienten rápidamente a la audiencia.

Usa frases completas

La regla general en el status quo de las presentaciones consiste en utilizar algunas palabras clave como título. Sin embargo, suele ser más recomendable una frase completa, de no más de dos líneas, por los siguientes motivos:

1. Las frases completas orientan a la audiencia mucho más eficazmente. Mientras que unas palabras clave identifican el tema, una frase completa añade una perspectiva específica sobre el mismo.

2. Una frase completa como título reorienta inmediatamente a la audiencia. A menudo una transparencia da pie a la reflexión. A diferencia de lo que ocurre al leer un texto impreso, donde uno puede interrumpir la lectura para sumirse en reflexiones, en una presentación, cuando uno retorna de su ensimismamiento, ha podido perder completamente el hilo y no saber qué significa la nueva transparencia en pantalla.

3. Un buen título descriptivo define claramente la idea que hay que transmitir sobre la transparencia en cuestión. Las frases completas no sólo reorientan a la audiencia más rápidamente, sino que también reorientan al presentador. Una transparencia sin título o con palabras claves como título no da muchas pistas sobre lo que hay que decir cuando aparece la transparencia, especialmente si tú no las has preparado.

Titula tus transparencias usando frases completas

Consideraciones prácticas para mejorar el impacto de los títulos de tus transparencias

1. Titula cada transparencia de manera que atraiga la atención sobre la información más importante. Plantéate qué es lo que deseas enfatizar e incluye la información más relevante en el título, mencionando lo más importante primero. Evita títulos generales que sólo indican el tema, como “Resultados del análisis”, y utiliza en cambio títulos informativos y significativos: “Los resultados demuestran una mejora del 80% con respecto a los métodos tradicionales”.

2. Haz que el título sea tipográficamente distinto. Debe ser el elemento más prominente de la transparencia para atraer la atención. Sírvete de fuentes, colores, tamaños y estilos para conseguirlo.

3. Presenta el título antes de que el contenido sea visible. Mostrar el título en primer lugar proporciona tiempo a la audiencia para asimilarlo. Este consejo se aplica especialmente a las transparencias muy elaboradas con mucha información o gráficos muy complejos.

4. Sitúa el título en la parte superior de la transparencia. Centrarlo o alinearlo a la izquierda no tiene mayor impacto cognitivo. Eso sí, sé consistente a lo largo de toda la presentación.

Atrae la atención en el título sobre lo más importante

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Deja claro tu mensaje al principio y al final de tu presentación

marzo 8, 2011

Principios Universales DiseñoUno de los libros destacados en mi biblioteca sobre presentaciones es el bellamente editado Principios universales de diseño. Ofrece 100 consejos básicos sobre diseño, a menudo chocantes y en aparente contradicción con nuestras intuiciones sobre el diseño.

Muchos de ellos poseen aplicación directa en nuestras presentaciones, como el Principio de la posición en la serie, que reza así:

Los elementos presentados al principio y al final de una lista se recuerdan mejor que los del medio.

—Principios universales de diseño

Según este principio, recordamos mejor el inicio y el final de una secuencia. Del mismo modo, el principio y final de tu presentación resultan particularmente importantes. La aplicación de este principio implica que la premisa o idea fundamental de tu presentación debe quedar clara al principio y al final.

Jamás recomiendo que nadie memorice una charla. Sin embargo, es una gran idea llevar perfectamente formuladas, memorizadas y ensayadas la frase inicial con la que abres tu presentación y la frase final con la que la cierras. Tristemente, son las dos frases que nadie suele preparar, lo que provoca arranques pobres y finales decepcionantes.

La atención de la audiencia es máxima al principio y al final de la presentación

Por otro lado, se ha demostrado que la atención de la audiencia va disminuyendo a medida que avanza el tiempo de la presentación, hasta que aumenta nuevamente cuando ésta se aproxima a su fin. Al comienzo, todo el mundo está pendiente de ti. La forma como empieces resulta crucial para captar la atención y transmitir un mensaje positivo que anuncie que tu charla es diferente. No tienes una segunda oportunidad para causar una primera buena impresión. Al final, cuando dices el típico “y ya para terminar”, entonces todas las cabezas se levantan de sus portátiles y dispositivos móviles para prestarte nuevamente atención. Eso sí, si dices que vas a terminar, ¡termina! No te alargues 10 minutos más. Deja claro nuevamente tu mensaje.

La atención de la audiencia es máxima al principio y al final de la charla

Se trata por tanto de un nuevo motivo por el que debes esforzarte al máximo por aclarar la idea fundamental de tu presentación: transmite la idea clave de tu trabajo, no sus detalles. Busca despertar el apetito de la audiencia por más, no saturarlos con montañas de datos. A la luz del principio de la posición en la serie, sincronízate con los máximos niveles de atención de la audiencia, cuando la probabilidad de que absorban tu mensaje es mayor.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Si no cabe en Twitter, no tiene cabida en tu presentación

febrero 15, 2011

Dice el refrán que “las esencias se sirven en frasco pequeño”. Según se mire, una de las grandes ventajas de Twitter reside precisamente en su mayor limitación: 140 caracteres por mensaje. En plena Economía de la Atención, cuando tan difícil resulta dedicarle nuestro tiempo a los millones de mensajes que nos bombardean cada día desde todas direcciones y medios, la brevedad es una gran virtud.

Cada día es más frecuente que durante una conferencia se cree un backchannel usado por los asistentes para retransmitir en directo las ideas más interesantes. El microformato de Twitter exige el filtrado previo de esa información. Ayudarás a la audiencia a digerir mejor tu mensaje si creas títulos fácilmente tuiteables para tus transparencias.

Los títulos importan… ¡y mucho!

The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience

Fíjate en Steve Jobs: crea títulos que son específicos, memorables y caben en un tweet. Carmine Gallo lo relata en su libro The Presentation Secrets of Steve Jobs: How to Be Insanely Great in Front of Any Audience:

“Jobs no espera a que los medios creen un titular. Lo escribe él mismo y lo repite muchas veces durante su presentación. Jobs expone el titular antes de explicar los detalles del producto. Después describe el producto, típicamente con una demo, y repite el titular inmediatamente después de terminar la explicación.”

Sus titulares funcionan tan bien que los medios a menudo los reproducen tal cual, palabra por palabra.

No esperes a que los medios escriban los titulares, escríbelos tú mismo

La audiencia no quiere que le hagan pensar, prefiere que se lo den todo hecho. Si no tienes claro el mensaje que quieres comunicar, no esperes que le llegue con claridad a tu audiencia. Cada persona se quedará con su propia idea. Si durante la fase de planificación de la presentación escoges cuidadosamente los títulos de tus transparencias, le harás la vida más fácil a la audiencia. Habrás destilado en una sola frase la esencia de cada producto o característica.

Algunos ejemplos de titulares de Jobs que han hecho historia:

  • “1.000 canciones en tu bolsillo”
  • “iPhone: Apple reinventa el teléfono”
  • “El portátil más delgado del mundo”

Thinnest Notebook

Estos titulares son memorables porque son concisos, específicos y ofrecen un beneficio para la audiencia.

Compárese con el titular creado por Microsoft durante el lanzamiento de Windows Phone 7:

“Windows Phone 7: Un nuevo comienzo para el teléfono inteligente. El teléfono proporciona una nueva experiencia del usuario al integrar las cosas que los usuarios realmente quieren hacer, creando un balance entre trabajar y divertirse.”

Utiliza títulos consistentes en todos tus canales de comunicación: presentaciones, notas de prensa, materiales de marketing y publicidad, redes sociales, etc. Y si caben en Twitter, ¡mucho mejor!

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Presentaciones para emprendedores: Guy Kawasaki y la regla del 10/20/30

febrero 1, 2011

GuyKawasaki“Nunca he oído una presentación que fuera demasiado corta. Una presentación no puede ser demasiado corta porque, si es buena, conseguirá que los oyentes hagan preguntas y la alarguen.”

—Guy Kawasaki, “El arte de empezar”

¿Eres un emprendedor en busca de financiación para tu idea de negocio? ¿Se te ha presentado la oportunidad de explicársela a un grupo de inversores? ¡No la desperdicies! En su libro El Arte de Empezar, el gurú del emprendimiento Guy Kawasaki ha concebido la regla del 10/20/30 para presentaciones de emprendedores que te puede resultar de gran ayuda.

10 transparencias

El propósito de la presentación es despertar el interés, no cerrar un trato. Quieres transmitir “lo bastante”, no todo. Si solamente usas 10 transparencias, te centrarás en lo esencial. “Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea”, afirma Kawasaki.

Los diez temas que más inquietan al inversor y que podrías tratar en diez transparencias son:

  1. Título
  2. Problema
  3. Solución
  4. Modelo de negocio
  5. La magia que hay detrás
  6. Marketing y ventas
  7. Competencia
  8. Equipo de dirección
  9. Proyecciones financieras e indicadores clave
  10. Estado actual, logros hasta la fecha, cronología y empleo de los fondos

“Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea” - Guy Kawasaki:]

20 minutos

Aunque te asignen una hora para tu presentación, no te alargues más de 20 minutos explicando tu idea mediante las 10 transparencias. Por un lado, puede que llegada la ocasión no dispongas de la hora completa. En segundo lugar, te conviene un margen amplio para los comentarios. Si tu idea es brillante y la has sabido presentar convincentemente, 40 minutos se volverán escasos para responder a todas las preguntas.

30 puntos de fuente para el texto como mínimo

Si necesitas una fuente pequeña para acomodar tu material es que estás poniendo demasiados detalles en la diapositiva. “Usa las diapositivas como hilo conductor, no para leerlas”, nos aconseja Kawasaki. Al usar un tamaño de fuente mayor de 30 puntos, no caerás en la tentación de llenarlas de texto. Las transparencias no están para ayudarte a ti, sino para amplificar tu mensaje y ayudar a la audiencia a captarlo.

Las reglas hay que conocerlas para poder romperlas

Tampoco te tomes esta regla demasiado en serio. Quédate con la filosofía general: no abrumes a la audiencia con montones de transparencias, sé breve permitiendo a la audiencia que exprese cuáles son sus inquietudes  y usa visuales que todo el mundo pueda leer usa visuales que todo el mundo pueda leer, incluso el señor mayor de la última fila. Lo demás adáptalo a la personalidad de cada presentación.

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Escrito por Gonzalo Álvarez Marañón

Si tu presentación me aburre, no te prestaré más de 10 minutos de atención

junio 30, 2010

Cuando yo era niño y pasaba los veranos en la playa, me encantaba pescar quisquillas cercadas en las pequeñas pozas que dejaba entre las rocas la marea al bajar. ¿Alguna vez has intentado atrapar con tus manos un pez?

La atención de la audiencia es como un pez escurridizo: difícil de pescar y más difícil aún de retener. Normalmente, al cabo de 10 minutos la gente habrá dejado de prestarte atención durante una presentación. Por eso es tan importante que descubras la forma de captar y mantener la atención de la audiencia más allá de los 10 primeros minutos, hasta el final de tu presentación. En esta entrada repaso algunos de los consejos que nos brinda el biólogo molecular John Medina en su más que recomendable obra divulgativa sobre el funcionamiento de nuestro cerebro: “Brain Rules”.

1) Las emociones captan nuestra atención

Los eventos que despiertan emociones (ECS o Emotionally Charged Event) tienden a recordarse mejor que los neutrales. La publicidad lo sabe desde antiguo y lo hemos visto poner en práctica en innumerables anuncios. Apelan a tres características de nuestro cerebro profundamente enraizadas: la detección de oportunidades reproductivas (es decir, estímulos sexuales), la percepción de una amenaza para la supervivencia y el ajuste de patrones (la búsqueda de semejanzas en nuestro entorno con algo que ya conocemos). Usar las tres garantiza la máxima atención.

2) El significado antes que los detalles

El cerebro recuerda los componentes emocionales de una experiencia mejor que cualquier otro aspecto. El despertar de las emociones concentra nuestra atención en la quintaesencia (gist) de una experiencia a costa de sus detalles periféricos. En definitiva, recordamos ideas generales, no detalles. Por consiguiente, empieza con las ideas clave y, de forma jerárquica, de más general a menos, vete proporcionando los detalles alrededor de esas nociones más fundamentales. Dicho gráficamente: comienza siempre con la gran foto y vete haciendo zoom hacia el detalle que deseas resaltar.

3) El cerebro necesita una pausa para el kit-kat

Posiblemente uno de los mayores errores de comunicación reside en la sobrecarga de información: demasiados datos e ideas en tan poco tiempo que no pueden procesarse debidamente. Mucha ingestión para muy poca digestión. El ponente olvida que la audiencia no sabe tanto como él y que ésta necesita tiempo para asimilar su información. Dales tiempo para que digieran tus palabras.

La regla de los 10 minutos

¿Cómo incorporar estas ideas en una presentación? John Medina recomienda la regla de los 10 minutos: dividir cada presentación en bloques discretos de 10 minutos. Cada segmento debe cubrir un único concepto fundamental: siempre esencial, siempre general, siempre lleno de gist y siempre explicable en un minuto. En cada uno de los bloques se proporciona la idea general antes de los detalles. También es muy importante mostrar dónde encaja cada concepto en el esquema general y la relación entre los conceptos clave.

Después de los 10 primeros minutos, cuando la atención está a punto de dispersarse, el ponente debe recurrir a algo que nuevamente la capture. Medina propone introducir un cambio drástico cada 10 minutos a modo de recreo para la mente, cambios que envíen un ECS relevante, lo que él llama anzuelos. El anzuelo puede ir al final de un bloque o al principio del siguiente. Un buen anzuelo debería ser relevante para el tema tratado y debería disparar una emoción: miedo, risa, felicidad, nostalgia, incredulidad, sorpresa. La narrativa se presenta aquí una vez más como una poderosa aliada: anécdotas, casos, historias, testimonios, etc.

El cerebro no presta atención a las cosas aburridas. Repesca la atención cada diez minutos con un buen anzuelo.

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¿De qué manera estructurarías tus presentaciones para despertar emoción? ¿Cómo sería la estructura si proporcionas el sentido antes que los detalles? ¿Cómo podrías darle más tiempo a la audiencia para que digiera tus palabras? ¿Pondrías a prueba la regla de los 10 minutos?

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