“Ave María purísima.”
“Sin pecado concebida. ¿De qué te acusas, hijo?”
“Tuve que hacer una presentación de 20 minutos en un congreso, pero estuve hablando más de 40.”
“¡Cielo Santo! ¿Hablaste más del doble del tiempo?”
“Sí, padre. Verá, yo, es que …”
“Calla, desalmado. ¿Te das cuenta de lo que has hecho? Se puede aburrir al personal. Se pueden utilizar transparencias horribles. Qué se yo, incluso se puede tartamudear y mirar todo el rato para el suelo. Pero nunca, nunca, nunca, bajo ningún concepto, se puede uno pasar del tiempo asignado para la presentación. Grave ha sido tu falta y dura será tu penitencia.”
Pasarse del tiempo representa la mayor falta de respeto que un ponente pueda mostrar hacia la audiencia y hacia el resto de ponentes
No podemos cometer mayor pecado durante una presentación que superar el tiempo asignado, especialmente cuando ésta forma parte de un evento en el que varios ponentes toman la palabra por turno unos detrás de otros. Tengamos en cuenta que cuando nos pasamos de tiempo:
- El público se inquieta y empieza a mirar el reloj, preguntándose cuándo va a terminar la charla.
- El siguiente orador se irrita porque le están robando su tiempo y tal vez tenga que acortar su propia charla.
- Todo el programa se retrasa, con lo que se acorta o desaparece la pausa para el café, o se llega tarde al bufé y ha desaparecido el jamón.
- No queda tiempo para preguntas, uno de los aspectos más importantes de toda presentación en un evento: el diálogo con la audiencia.
- Demostramos ser unos egocéntricos y unos egoístas, incapaces de mostrar consideración por nadie.
Que nadie se angustie porque su presentación sea más corta que las del resto o porque no apure el tiempo asignado. Después de todo, ¿alguna vez alguien se ha quejado de que una presentación fuese demasiado corta? La audiencia no sólo no se quejará, sino que nos estará eternamente agradecida. No agotar el tiempo asignado se considera una cortesía.
Estrategias para gestionar el tiempo
¿Qué podemos hacer para controlar el tiempo y no pasarnos?
- En primer lugar, debemos dimensionar adecuadamente la presentación. El problema de la mayoría de las presentaciones es que se pretende decir demasiado en demasiado poco tiempo. ¡No tiene sentido intentar contarlo todo sobre un tema en 15 ó 30 minutos! Normalmente, nos pasamos del tiempo cuando no hemos sido capaces de destilar la idea fundamental que deseamos transmitir. Eliminemos todos los detalles irrelevantes que no contribuyen a comunicar el mensaje.
- Una estrategia de gran eficacia para mantenernos dentro de los límites y de paso mejorar otros muchos aspectos de nuestra presentación consiste en realizar ensayos. Sólo así sabremos cuánto tiempo exactamente nos llevará la presentación. Ensayar no es pensar lo que se dirá con cada transparencia ni repasarlas mascullando para uno mismo. Ensayar significa ponerse de pie y cronómetro en mano hacer una presentación en toda regla, aunque sea en una sala vacía.
- También podemos utilizar recordatorios de tiempo durante la presentación. Un colega puede avisarnos discretamente del tiempo que nos va quedando mediante señales convenidas. He visto a ponentes cargar un reloj en la pantalla a la vista de todo el público, demasiado llamativo por lo que lo desaconsejo. Idealmente, recomiendo el uso de un dispositivo de control remoto de presentaciones con vibrador, como el que comercializa Logitech. Antes de la charla, se le programa el tiempo disponible y el dispositivo vibrará discretamente en nuestra mano cuando falten cinco minutos para terminar y por segunda vez cuando falten dos minutos.
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DIÁLOGO ABIERTO
¿Utilizas alguna otra estrategia para controlar el tiempo? Comparte tus experiencias con el resto de lectores.
Noviembre 5, 2008 en 1:38 am |
Comparto plenamente el contenido de este artículo, que, a su vez, me parece muy útil para quienes se inician en esto que, tal has calificado, es todo un “arte”. Gracias por el humor que le pones! Rossana
Noviembre 5, 2008 en 7:15 am |
Completamente de acuerdo con lo que dices. El otro día, sin ir más lejos, estuve en unas charlas que supuestamente eran de 15 minutos cada una…. y que llegaron a durar hasta 30 minutos algunas de ellas. Y claro, cuando llegó el turno del ponente que ya estaba más que fuera de su horario, muy correctamente “echó un rapapolvos” a todos aquellos que le habían antecedido, por no haber planificado su charla con el tiempo que tenían, y por la falta de respeto que suponía para todos los que venían después. De hecho, algunos de los últimos ponentes no puedieron intervenir y otros se tuvieron que ir porque ya había pasado más de una hora desde que supuestamente comenzaba su intervención, y tenían otros compromisos. Y nosotros, audiencia, aburridos con los “petardos tardones”, y molestos por no haber podido oir a aquellos que ya no pudieron intervenir. En definitiva, un desastre para todas las partes. … Haber si a alguno de ellos les llega esta entrada y toman nota!!!!
Noviembre 5, 2008 en 8:04 am |
Cierto que sí que se agradecen las presentaciones que no se pasen del tiempo, en especial las que no son brillantes.
Sin embargo cuando el ponente es muy bueno y el tema me interesa me he quedado con ganas de más. Con la misma sensación que se tiene al acabar un buen libro o una gran película. Y entonces suelo recurrir al “google”.
Noviembre 15, 2008 en 11:15 pm |
Yo he venido utilizando mi móvil. Le programo un temporizador y que vibre cuando llegue al final. Pero me parece más interesante lo del control remoto. Me apunto la idea.
Muchas gracias.
Noviembre 16, 2008 en 6:48 pm |
mmm, me parece que lo más simple es tener un reloj de pulsera con cronometro y mirarle discretamente de vez en cuando no??
Diciembre 2, 2008 en 8:51 am |
[...] El mayor pecado es pasarse del tiempo [...]
Diciembre 2, 2008 en 4:10 pm |
Totalmente de acuerdo con lo que dices, Lizette. Sin embargo, por experiencia propia puedo decir que el reloj de pulsera también presenta sus problemas. El primero es que con los nervios o llevado del entusiasmo, uno puede olvidarse de consultarlo. El segundo, es que a veces se mira la hora pero no se ve. Los otros métodos mencionados tienen la ventaja de ser intrusivos: si algo te vibra en la mano o en el bolsillo, sabes que tu presentación se acerca a su fin.
Abril 22, 2009 en 9:09 am |
[...] el tiempo real de la exposición. Nunca debemos excedernos del tiempo asignado. Es más, deberíamos utilizar un 80% del tiempo como máximo. Ensayar ayuda a mantenerse dentro de [...]
Abril 27, 2009 en 3:26 pm |
[...] Ensayar no es sentarte delante del ordenador y repasar mentalmente qué es lo que dirás delante de cada transparencia. Eso no vale para gran cosa, excepto para engañarte a ti mismo. Ensayar significa ponerte de pie y repetir en voz alta palabra por palabra la idea o ideas asociadas a la transparencia como si estuvieras en el día de la presentación delante de la audiencia. El ensayo debe llevarte el mismo tiempo que la presentación final. Sólo así podrás entre otras cosas medirte el tiempo y saber si te pasas o te ajustas a los límites. Y recuerda que es una buena idea no agotar más del 80% del tiempo asignado. [...]
Mayo 18, 2009 en 8:57 am |
[...] El mayor pecado es pasarse del tiempo [...]
Junio 19, 2009 en 11:07 am |
[...] todo, pero la presentación oral sólo puede cubrir algunos detalles, cuya cantidad dependerá del tiempo asignado y de la [...]
Julio 15, 2009 en 12:11 pm |
[...] agotes tu tiempo. Habla un 80% o incluso menos. Deja amplio tiempo para preguntas. Nadie se quejará porque tu charla sea demasiado breve. He [...]
Agosto 24, 2009 en 12:14 pm |
[...] sus conferencias: nivel de conocimientos sobre el tema, interés del mismo, capacidad comunicativa, respeto del tiempo, trato con el público, [...]
Octubre 16, 2009 en 6:15 am |
[...] salen las charlas, claro. Si nunca ensayas, una de las primeras consecuencias nefastas suele ser exceder el tiempo asignado. Otra suele ser embrollarte y andarte con ambages sin llegar al grano, olvidando detalles [...]
Noviembre 5, 2009 en 7:06 am |
[...] El mayor pecado es pasarse del tiempo [...]
Noviembre 9, 2009 en 9:02 pm |
El chupar cámara es un síntoma de inseguridad, ya que para estar a la altura del resto de ponentes se debe acaparar más tiempo.
Escuché recientemente a Leopoldo Abadía y cuadró su exposición en el tiempo marcado, además dejándonos un gran sabor de boca al alegrarnos ante tanto pesimismo.
saludos. mc
Diciembre 17, 2009 en 1:55 pm |
[...] La atención de la audiencia decae y ésta se aburre antes de llegar al final de la presentación. ¿Cuántas veces en toda tu carrera profesional has asistido a una presentación que te resultara demasiado corta? [...]